档案业务整合怎么落地不踩坑？过来人给你掏实用干货

先自我介绍下，前几年帮三家不同规模的企业捋过相关活儿，踩过的坑比你喝过的奶茶珍珠还多，今天就掏出压箱底的经验，跟你唠唠档案业务整合那点事儿。

为啥非得折腾档案业务整合？说白了就是救急

没做档案业务整合之前，很多公司的档案状态是什么样？我给你描述下：就像过年一大家子聚会，各个亲戚带的年货到处塞——你二舅送的腊鱼放阳台缸里，你三姑带的酱鸭塞床底下，你堂哥送的海鲜冻在冰箱最里面，等你要请客做饭的时候，翻遍全家找不到要的东西，还把暖水瓶碰碎了，尴不尴尬？

我前两年帮发小的制造公司捋这个，就是赶投标，要拿十年前的一个项目合同，跑了三个部门调档案，管档案的姑娘刚好请假回老家，愣是等了两天才拿到，差点错过投标截止时间，从那之后发小才拍板，必须搞档案业务整合，不能再这么乱下去了。

别觉得小公司就不用搞，等你要变更资质、要查旧账、要应对检查的时候，找不着档案急得你掉头发，那时候再临时抱佛脚做档案业务整合，花的钱比现在多三倍，信我过来人这句话。

我踩过的那些坑，给你列出来避避

当时发小财大气粗，一开始完全瞎搞，踩了好几个大坑，白花了快十万冤枉钱，我给你唠唠这几个最常见的坑：

• 坑一：上来就买贵的系统，不先理业务

  一开始听销售忽悠，上来就买了几十万的高端档案管理系统，结果原来的流程都没捋顺，就像你买了个几万块的定制衣柜，结果你连旧衣服都没分类，一股脑往里塞，塞完还是找不着，这不纯纯大冤种？搞档案业务整合，第一步绝对不是买设备买系统，先理业务，记住了啊！

• 坑二：只整纸质不整电子，整了也白整

  很多人觉得，档案业务整合就是把所有纸质档案搬到一个房间锁起来，完事了？那我告诉你，错得离谱！搬完你要找东西还是得跑档案室翻，阴天还得带个手电筒，跟探宝似的，啥效率啊？

  

  这里给你说个专业细节：正规档案业务整合要求纸质电子双套制，你纸质归完档，还要扫描成电子档，给每一份挂接对应元数据——说白了元数据就是这份档案的身份证，写清楚了项目名称、形成时间、责任人、存放位置，相当于给每个档案都做了搜索引擎能认的标签，搜关键词一秒定位，这不比你翻半小时强？土味说一句：只要标签贴的对，找货不掉队，这句话放到档案业务整合里真没毛病~

• 坑三：整完就一劳永逸，再也不管了

  很多人搞完一次档案业务整合，就觉得完事了，再也不管了，这就像你过年大扫除完，之后就随便造，半年后家里又堆得下不去脚，这不白忙活了吗？我们后来定了规矩，每个部门设个兼职档案员，每月定期归新档，每年抽三天理一遍，该清的清该补的补，一直清爽，不香吗？

靠谱的档案业务整合流程，照着走少踩坑

踩完坑我们重新捋出来的流程，真的好用，花了不到三万就搞定了，现在找个合同十秒钟，你照着来就行：

第一步：先摸家底，做全业务调研

做档案业务整合，这一步绝对不能省，省了后面全是坑。说白了就是把全公司各个部门的档案业务都摸一遍：哪些部门管人事档案，哪些管项目档案，哪些管合同档案，现在存在哪，有多少量，有没有电子档，流程乱在哪，就像你收拾衣柜之前，先把所有衣服都倒出来，看看哪些要留哪些要扔，心里有数了再动手，对不对？

第二步：该砍该合，定新的业务流程

摸完家底就开始整合，原来重复的档案业务就砍掉，原来分散的就归到一起，比如原来行政管一部分合同，业务部管一部分合同，现在全部归到档案岗统一管，然后把规则写清楚：谁归档，什么时候归，归成啥格式，找谁审批，全写明白，流程顺了，档案业务整合就成功了一半了。我跟你说，档案业务整合核心不是堆东西，是整流程，流程对了，后面啥都顺。

第三步：分类整理数字化，统一入库

流程定完就开始整旧档，该销毁的按照《档案法》要求走正规销毁流程，别随便当废纸卖，小心泄露机密；该保留的分类编号，纸质扫描成电子，挂好元数据，最后全部统一存到档案管理系统或者统一的档案室，这不就搞定了？这里再提一句，小公司不用追求太贵的系统，够用就行，别花那冤枉钱，档案业务整合，适合自己的才是最好的。

第四步：定维护规则，长期保持

还是那句话，档案业务整合不是一锤子买卖，是长期活儿，整完定好规则，谁负责，多久归一次，多久盘一次库，就跟你家定期打扫卫生一样，经常理一理，肯定不会乱。

说了这么多，总结下，其实档案业务整合也不是什么难上天的事儿，就是给公司的档案理个家，原来乱糟糟的，现在给归到一块，用的时候随手就能拿出来。我踩过坑了，给你把路都趟出来了，你照着走，少花几万冤枉钱，不香吗？土味正能量说一句：只要方法用对，干啥都不累，档案业务整合搞顺了，你公司以后很多事儿都能顺很多，信我没错。