聊聊档案数字化转型中档案证据应用的正确打开方式

先唠唠我踩过的真坑，都是真金白银砸出来的经验

我在档案行业摸爬滚打快十年了，前几年刚入行搞项目的时候，傻呵呵以为档案数字化就是把旧纸扫进电脑存起来就交差，不就是省点库房地方吗？能有啥弯弯绕？结果等到第一次遇到要调档案当证据，直接给我整懵了。

当时法院要我们调一份九十年代的土地承包档案当证据，我们吭哧吭哧从系统里调出来数字化扫描件，结果人家一句话就打回来了：“只有扫描图，没有归档信息、没有校验记录，谁能证明你这个没改过？我们不认。”

最后没办法，又派人去库房翻原始纸质档案，翻了整整三天，翻出来的档案边缘都发霉了，沾了一手霉斑不说，还差点耽误了举证期限，那一次我就记住了：做档案数字化从一开始就得盯着档案证据应用，不然就是白忙活。

为啥说档案数字化，核心要盯着档案证据应用？

给你打个魔性比方：数字化是办身份证，证据应用就是用身份证办事

你想想啊，原来的纸质档案都锁在库房铁柜子里，就像你把身份证揣在老家衣柜的抽屉里，你现在出门要坐高铁、办业务，总不能让老家把整个衣柜寄过来给人查吧？

档案数字化就是给原来的纸质档案拍一张高清无码的“电子身份证”，把所有信息都整理清楚，档案证据应用就是你需要的时候，掏出这张电子身份证就能用，人家相关部门、司法机关还都认，这不就是最核心的用处吗？

很多人现在搞反了，为了数字化而数字化，扫完就锁进系统吃灰，从来不想以后要用的事儿，就像你拍了张糊到看不清脸的照片，就说这是身份证，真要用的时候谁认你啊？

多少单位吃了“只数字化不规划证据应用”的亏

前两个月我还接了一个咨询，某区街道办的老哥，说他们十年前就花了几十万做了档案数字化，现在有个邻里宅基地纠纷，要调九八年的审批档案，找是找着了，扫描件缺了半页，也没留下当初的校验记录，当事人说你们这肯定是改了，不认，最后又翻库房，原始档案找着了，但是被水浸过字迹都晕开了，最后折腾了半个多月才解决，还被群众投诉了办事不力，你说这亏吃得冤不冤？

这就是典型的做档案数字化的时候，没把档案证据应用的需求提前埋进去，等于你盖房子只打了地基没留门，真要进去的时候还得砸墙，劳民又伤财。

过来人划重点，做好档案证据应用就这三步

• 第一步：做档案数字化前，先把档案证据应用的需求列清楚

  别上来就找厂商开工，你先理一理，哪些档案是高频要当证据用的？人事档案、不动产档案、诉讼档案、合同档案，这些都是刚需，就得按最高标准来。比如分辨率要够300DPI，每一份的元数据都要录全——什么是元数据？就是谁扫的、什么时候扫的、谁校验的、存在哪，这些信息都得留着，就像身份证上的签发机关和有效期，缺一个都不好使。

  现在靠谱的做法都会加个区块链存证，把档案数字化之后的哈希值存在链上，只要改一个字，哈希值就变，人家一查就知道没篡改，这对于档案证据应用来说简直是王炸，相当于给电子档案加了个无法伪造的防伪标，法院都认，这个钱真的别省。

• 第二步：扫完别交工，校验环节要给档案证据应用把好关

  很多厂商为了赶进度，扫完就交，缺页错页重影都不管，你自己也不验，真等到要用的时候哭都来不及。我现在接项目，要求必须每一页做双人交叉校验，错扫漏扫直接打回去重扫，校验记录还要跟着元数据一起存，这不就是给档案证据应用上了个双保险吗？别嫌麻烦，真出事你就知道这步有多重要了。

• 第三步：存对格式做好权限，保证用的时候调得出来

  档案证据应用最怕三件事：找不到、调不出、打不开。存的时候别听厂商忽悠用什么专属格式，就按国家标准存PDF/A，这个格式专门给长期电子档案设计的，不管过十年二十年，都能正常打开，不会出现厂商跑路你就看不了文件的尴尬事。另外权限要理清楚，该能调的能调，该保密的保密，别真要举证了，找半天找不到权限开不了下载，那不是耽误事吗？

最后说句掏心窝子的大实话

很多人觉得档案数字化是面子工程，档案证据应用是没用的需求，十年都用不上一回，我跟你说，真等到用上的时候，那就是帮你省大钱、救大急的。前两年我服务的一个中小企业，和供应商打官司追八十万货款，就是因为当年的合同档案做了档案数字化，还按要求做了存证，当庭就拿出了合法有效的电子证据，对方律师都没挑出毛病，不到两个月就把全款追回来了，你说这值不值？

说白了，做档案数字化不是为了应付检查，核心就是为了用，尤其是当证据用。我踩过的坑都给你列出来了，该走的路也给你顺好了，从一开始就把档案证据应用放在核心位置，绝对不会吃亏，别等掉坑里了再回头返工，那才是真的费钱又费力。