踩了三个月纸质档案烂坑！文书档案系统数字化办公真香救大命

先唠唠我为啥要碰这“烧脑玩意”文书档案系统数字化办公

说真的，前三个月的我，就是个在档案室当“档案木乃伊搬运工+档案指纹搜索仪+档案灰尘吸尘器三合一临时工”的体制内小喽啰（别笑！体制外的行政岗、档案室朋友应该也懂这种痛）。

每天上班的第一件事，不是泡枸杞打开摸鱼软件，是套上三层防尘口罩，戴上漏了三根手指的手套，钻进那个只有一扇小天窗、连手机信号都在“摸鱼打卡边缘试探”的档案室——这个房间给我的感觉，就像把我塞进了十年没晒过太阳的外婆家旧棉被芯，闷、灰、霉味混在一起，还有看不见的小虫子在胳膊肘上蹦跶。

然后就是搬砖！哦不对搬档案！上周张局要找2018年第三季度的一份招商引资审批函，要赶第二天早上九点的会用。好家伙，2018年的第三季度，整整三排铁皮柜，每排五层，每层塞得像过年抢不到票塞满行李箱又塞不下抱着往身上堆的春运旅客！

搬的时候小心翼翼，生怕碰掉半张纸，碰掉了就是“体制内重大事故预备役选手”；翻的时候手指蹭得黢黑黢黑，像刚从煤堆里爬出来还没洗干净的挖煤工；找的时候眼睛瞪得像铜铃，生怕漏掉审批函上那两个烫金大字（哦当年没有烫金，就是打印体加粗！但加粗的也找不到啊！）。

最后折腾到凌晨一点，还是保洁阿姨第二天来打扫卫生，在最角落里最底层的铁皮柜夹缝里发现了——那张审批函被当成垫脚的，踩得皱巴巴的，还有半只鞋印！

那天回家我哭了，不是因为累，是因为委屈啊！我明明是学汉语言文学的，当初面试的时候说让我写材料做宣传，结果现在成了“摸金校尉摸不到金，只摸到一堆烂纸的摸烂校尉”！

就在我准备卷铺盖走人的时候，办公室主任说：“别卷了别卷了，试试文书档案系统数字化办公！我朋友单位用了都说好，你去当小白鼠吧！哦不对是当‘改革先锋预备役选手’！”

行吧，反正都要走了，不如试试这个文书档案系统数字化办公，万一能救我一命呢？万一改革成功我还能涨工资评职称呢？哦涨工资评职称是次要的，主要是不想再当摸烂校尉了！

给你们安利这个我踩过无数小坑才找到的“文书档案救星”

刚开始我对文书档案系统数字化办公真的没抱希望，觉得就是个换汤不换药的“电子文件夹堆砌大赛”工具，和我之前在电脑上随便建的“2018档案备份1”“2018档案备份2（最终版）”“2018档案备份3（再也不改了真的最终版）”没啥区别。

结果用了之后才发现，我真的是井底之蛙！这个文书档案系统数字化办公，简直就是把十年没晒过太阳的外婆家旧棉被芯，拿到烘干机里烘了三天三夜，再拿到太阳底下晒了两天两夜，最后叠得整整齐齐放进真空收纳袋里——清爽、干净、省空间、找东西还快！

这个文书档案系统数字化办公，第一个让我惊艳的地方就是OCR文字识别

OCR文字识别？听着是不是像天书？别慌别慌，我给你们用土味正能量解释一下：这个功能，就是把你手里的烂纸、皱纸、踩过鞋印的纸，甚至是连打印体都看不清楚的纸，拍个照或者扫个描，它就能自动把上面的字“抠”出来，变成可编辑可搜索的电子文字！

就像之前张局要找的那份2018年第三季度的招商引资审批函，如果当时我有这个文书档案系统数字化办公，我只需要把所有审批函扫一遍，然后在搜索框里输入“2018年第三季度招商引资XX公司”（哦XX公司就是当年的合作方，我就不透露具体名字了），它几秒钟就能给我找出来，根本不用我当摸烂校尉！

这个文书档案系统数字化办公，第二个让我惊艳的地方就是权限管理

权限管理？听着是不是还是像天书？别慌别慌，我再给你们用土味正能量解释一下：这个功能，就是把文书档案像火锅店里的菜品一样分类，只有特定的人才能拿到特定的菜——比如张局能拿到全部菜品，也就是全部文书档案；办公室主任能拿到大部分菜品，也就是除了绝密级以外的全部文书档案；我只能拿到自己负责的菜，也就是我整理过的那部分文书档案；隔壁李姐连菜门都进不去，也就是连看我整理过的那部分文书档案的权限都没有！

之前我们单位的文书档案，谁都能进档案室翻，谁都能拿走几张纸（哦当然没人敢拿绝密级的，但普通级的拿走几张真的没人知道），结果有一次隔壁王哥拿走了一份员工工资表，第二天单位里就炸锅了——大家都在议论谁的工资高谁的工资低，谁的奖金多谁的奖金少，最后还是办公室主任花了半个月的时间才把这件事压下去！

如果当时我们有这个文书档案系统数字化办公，只有财务科的张姐和李姐能拿到员工工资表，隔壁王哥连工资表的影子都看不到，根本不会发生这种事！

这个文书档案系统数字化办公，第三个让我惊艳的地方就是自动归档

自动归档？听着是不是越来越像天书？别慌别慌，我最后再给你们用土味正能量解释一下：这个功能，就是把你平时写的材料、发的邮件、拍的照片，甚至是别人传给你的文件，只要你设置好关键词和分类，它就能自动把这些东西“塞”到对应的真空收纳袋里，根本不用你手动整理！

之前我整理一份会议纪要，需要先打印出来，然后手写归档编号，再贴归档标签，最后塞进对应的铁皮柜里——整个流程下来，至少需要半个小时！

如果当时我有这个文书档案系统数字化办公，我只需要把会议纪要写好，然后一键提交，它几秒钟就能自动生成归档编号，自动贴归档标签，自动塞进对应的电子铁皮柜里，根本不用我手动操作！

再给你们提几个用文书档案系统数字化办公的小建议（别嫌烦！都是我踩过无数小坑才总结出来的）

虽然这个文书档案系统数字化办公真的很好用，但如果你们不会用，或者用不好，还是会踩坑的！下面我就给你们提几个小建议：

• 关键词设置要精准：比如设置一份招商引资审批函的关键词，不要只设置“审批函”，要设置“2018年第三季度招商引资XX公司张局签字”——关键词越精准，找东西越快！
• 扫描的时候要扫清楚：比如扫一份踩过鞋印的审批函，最好用橡皮擦把鞋印擦干净一点再扫，或者用专业的扫描仪扫，不要用手机随便拍——扫描得越清楚，OCR文字识别的准确率越高！
• 权限管理要严格：比如给张局设置全部权限，给办公室主任设置大部分权限，给自己设置少部分权限，给其他人设置没有权限——权限管理越严格，文书档案越安全！
• 定期备份要做好：比如每周备份一次到本地硬盘，每月备份一次到云端硬盘——定期备份做得好，就算文书档案系统坏了，你们也不用担心！

最后再给你们灌一碗土味正能量的心灵鸡汤（别吐！喝了对你们有好处）

其实刚开始我也不愿意碰这个文书档案系统数字化办公，觉得就是个麻烦事，觉得我一个学汉语言文学的，根本不会用这些高科技玩意！

但事实证明，我错了！这个文书档案系统数字化办公，根本不是什么高科技玩意，就是个给我们普通人减负的“神器”！

它让我从“摸烂校尉”变成了“改革先锋预备役选手”；它让我每天上班的第一件事，变成了泡枸杞打开摸鱼软件（哦当然摸鱼是次要的，主要是整理文书档案更轻松了）；它让我再也不用钻进那个只有一扇小天窗、连手机信号都在摸鱼打卡边缘试探的档案室了！

所以啊，朋友们，别再犹豫了，别再抗拒了，赶紧试试这个文书档案系统数字化办公吧！它真的能救你们的老命！它真的能给你们的工作带来翻天覆地的变化！

记住，文书档案系统数字化办公，不是终点，而是起点！文书档案系统数字化办公，让我们一起拥抱数字化时代！文书档案系统数字化办公，让我们一起走向更美好的未来！