别再当档案管理员的工具人了！试试靠谱的档案管理系统集成

为啥说你之前搞档案管理，是被迫当全工位的“外卖柜+快递柜管理员PLUS”

害，先唠唠我前公司那个档案管理员王姐的血泪史——别笑，你们单位要么有同款王姐，要么你自己偶尔客串过对吧？

前公司那会儿，OA系统是美团外卖柜换了个UI放审批单，财务共享中心是顺丰丰巢套了个公章当凭证库，项目档案又是个破破烂烂的钉钉文件夹当丰巢驿站，还有个别部门偷偷摸摸自建了百度网盘私密群当“外卖柜备用站”。王姐每天的工作是什么？

• 有人调项目立项档案？先翻百度网盘翻到眼瞎，找不到的话问OA翻审批有没有关联凭证，还要给财务丰巢发取件码（哦不，是找凭证管理员开库权限），折腾俩小时连档案的影子都没摸着；
• 有人要归档新合同？合同要扫描件放OA驿站，原件封袋放丰巢凭证库的副柜（财务不让占主位），还要同步在部门百度网盘留备份，三个地方格式不一样，一会儿要PDF一会儿要OFD一会儿要高清JPG；
• 月底季度底年底？那更惨了！三个地方的数据要对碰，哪个合同漏归档了哪个文件缺OFD格式，王姐熬三个大夜眼睛红得像刚偷啃完胡萝卜的兔子，头发掉得连梳子都梳不起来毛。

你看，这不就是档案管理系统集成之前的典型惨状吗？各个系统各玩各的，就像一群刚入学的幼儿园小朋友，OA要牵财务的手财务躲着要牵项目的手项目抱着百度网盘跑，王姐就是那个追在屁股后面喊“排好队排好队”的老园长！累不累？累！烦不烦？烦！有没有用？有用，但效率低得像蜗牛爬，还特别容易出错！

那时候我刚好负责给公司找信息化升级的方案，看着王姐的惨状我就拍胸脯说：“放心王姐！这次我一定给你找个能把所有小朋友都管得服服帖帖的档案管理系统集成方案！再也不让你当幼儿园园长兼外卖柜快递柜管理员PLUS了！”

踩过三个大坑，终于摸透了档案管理系统集成的“正确打开姿势”

第一个坑：只看品牌大不大，不管和自己家的“小朋友”合不合得来

一开始我也是个品牌控，觉得找个像某OA那样的头部品牌，附带做个档案管理系统集成肯定没问题。结果呢？头部品牌的档案管理系统确实好，但和我们公司偷偷摸摸用了三年的百度网盘合不来，强制让我们卸载部门的百度网盘私密群，换成他们自己的云盘——结果部门同事集体抗议，说百度网盘里存了好多以前的项目模板，找不到的话项目没法做！

还有那个头部品牌的档案管理系统，和我们财务共享中心用的第三方系统接口完全不对接，要对接的话得加钱，加的钱都够再买一套小品牌的系统了！气得我直接把他们的方案扔进了垃圾桶。

后来我才明白，档案管理系统集成不是选贵的，也不是选品牌大的，是选能听懂自己家所有“小朋友”说话的！接口要全，兼容性要好，不管你是OA还是财务共享中心，不管你是钉钉还是企业微信，不管你是百度网盘还是阿里云盘，都能一下子拉过来排好队！

第二个坑：以为档案管理系统集成就是把所有系统“粘”在一起就行

踩完第一个坑之后，我找了个看起来挺靠谱的小厂商，他们说：“放心！我们的档案管理系统集成技术特别牛，能把你们所有的系统都粘在一起，就像粘糖葫芦一样！”我一听觉得挺有意思，粘糖葫芦嘛，多简单！结果呢？

粘是粘在一起了，但根本没法用！就像一串粘得乱七八糟的糖葫芦，一会儿掉个OA审批单一会儿掉个财务凭证一会儿掉个项目合同，王姐每天还是要捡漏！而且这个“粘”在一起的档案管理系统，搜索功能特别差，搜个“2023年XX项目的房屋租赁合同”，搜出来的全是2022年的劳动合同、2021年的采购合同，根本找不到想要的！

哦对了，魔性重复一下关键词：靠谱的档案管理系统集成靠谱的档案管理系统集成靠谱的档案管理系统集成——不是粘糖葫芦，是给所有的“小朋友”建一个共同的家！这个家要有统一的门禁卡（统一的身份认证），要有统一的储物柜（统一的存储格式），要有统一的找货员（智能的全文检索功能），还要有统一的记账本（完整的档案全生命周期管理）！

第三个坑：以为档案管理系统集成做完就万事大吉了，不管后续的运维服务

踩完前两个坑之后，我终于有点懂行了，找了个做了十年档案管理系统集成的老厂商，他们的方案确实好，接口全兼容性好，能给所有的“小朋友”建一个共同的家，搜索功能也特别牛，连合同里的错别字都能识别出来！价格也合理，在我们公司的预算范围内！

结果呢？档案管理系统集成做完之后，厂商就消失了！系统出了问题找不到人，打客服电话要么没人接要么接了之后只会说“重启一下试试”“换个浏览器试试”——重启了换了还是不行！王姐又回到了以前的惨状，头发掉得比以前还多！

后来我才明白，靠谱的档案管理系统集成不仅要看方案好不好，还要看后续的运维服务好不好！要有24小时在线的客服（虽然我们公司不用24小时，但万一有紧急情况呢？比如政府突然来查档案），要有专门的技术人员上门服务，要有定期的培训（不然同事们不会用也是白搭）！

靠谱的档案管理系统集成，到底能给你带来什么？（强行插入土味正能量）

踩完三个大坑之后，我终于找到了一家靠谱的档案管理系统集成厂商！哦对了，魔性重复一下关键词：靠谱的档案管理系统集成靠谱的档案管理系统集成靠谱的档案管理系统集成！

这家厂商的方案我就不多说了，反正接口全兼容性好，能给所有的“小朋友”建一个共同的家，搜索功能特别牛，后续的运维服务也特别好！王姐现在每天的工作是什么？

• 有人调档案？直接在共同的家里搜一下关键词，一秒钟就能找到想要的！不用翻百度网盘不用找OA不用给财务发取件码了！
• 有人要归档新合同？直接在共同的家里上传一份PDF就行，系统会自动生成OFD格式和高清JPG，自动同步到OA、财务共享中心和原来的百度网盘（哦对了，共同的家支持一键同步到第三方云盘，不用强制卸载啦！）！
• 月底季度底年底？系统会自动对碰所有的数据，生成一份完整的归档报告，哪个合同漏归档了哪个文件缺格式，一目了然！王姐再也不用熬大夜了！

现在的王姐，每天上班喝喝茶聊聊天，偶尔整理整理纸质档案的原件（哦对了，共同的家也支持纸质档案的数字化管理，扫描之后自动关联电子档案，扫一下二维码就能找到对应的纸质档案放在哪个柜子哪个格子里！），头发也长回来不少，整个人都年轻了十岁！上次公司年会还跳了一支广场舞，跳得特别好！

靠谱的档案管理系统集成靠谱的档案管理系统集成靠谱的档案管理系统集成！它不仅能帮你提高工作效率，还能帮你减少工作压力，还能帮你保住头发，还能帮你变得年轻漂亮！（强行插入土味正能量三连，别笑，土味但实用！）

真的，过来人告诉你，别再当档案管理员的工具人了！别再当幼儿园园长兼外卖柜快递柜管理员PLUS了！试试靠谱的档案管理系统集成吧！它会让你爱上工作的！（再强行插入一句土味正能量，凑凑字数？不对，是真情实感！）

最后再啰嗦一句：选档案管理系统集成的时候，一定要看接口全不全、兼容性好不好、搜索功能牛不牛、后续的运维服务好不好！别再踩我踩过的坑了！哦对了，魔性重复最后一次关键词：靠谱的档案管理系统集成靠谱的档案管理系统集成靠谱的档案管理系统集成！祝大家都能找到合适的档案管理系统集成方案！祝大家都能保住头发！祝大家都能年轻漂亮！（土味正能量收尾，完美！）