从零搭建事业单位轻量开源档案管理系统实操全流程

一、前期准备

本次搭建使用的是纯开源、符合GB/T 18894-2016标准框架基础的Mayan EDMS轻量部署方案，无需复杂服务器，普通Windows/Mac电脑（4G以上内存）或云服务器1核2G起步即可，适合3-10人小型事业单位科室试点或全单位100人以内轻量应用。

1.1 工具下载

• 虚拟化轻量工具Docker Desktop：用于跨平台一键部署容器，避免环境依赖问题，下载地址：https://www.docker.com/products/docker-desktop/，选择对应系统版本下载安装
• 文本编辑器：推荐使用VS Code，主要用于修改配置文件，下载地址：https://code.visualstudio.com/，也可使用系统自带记事本（记事本注意编码选UTF-8）

1.2 环境检查

安装完Docker Desktop后，打开终端（Windows用CMD或PowerShell，Mac用Terminal），输入以下命令检查是否成功：

```bash docker --version docker-compose --version ```

如果显示版本号（例如Docker version 24.0.7, docker-compose version 2.21.0），说明环境正常；若报错“command not found”，需重启电脑或确认Docker是否开机启动。

二、配置部署文件

2.1 创建部署文件夹

在电脑本地创建一个纯英文名称的文件夹，例如：D盘根目录下创建mayan-edms-deploy，Mac用户可创建在Documents文件夹下。

2.2 编写docker-compose.yml配置

在部署文件夹内新建文本文件，重命名为docker-compose.yml，复制以下完整配置内容（注意编码必须为UTF-8，否则会报错）：

```yaml version: '3.7' services: postgres: image: postgres:14-alpine container_name: mayan-postgres environment: POSTGRES_USER: mayan POSTGRES_PASSWORD: mayan_secure_password_123 POSTGRES_DB: mayan volumes: - postgres_data:/var/lib/postgresql/data/ restart: unless-stopped redis: image: redis:7-alpine container_name: mayan-redis volumes: - redis_data:/data restart: unless-stopped mayan: image: mayanedms/mayanedms:4.4 container_name: mayan-edms ports: - "80:8000" depends_on: - postgres - redis environment: MAYAN_DATABASE_ENGINE: django.db.backends.postgresql MAYAN_DATABASE_HOST: postgres MAYAN_DATABASE_NAME: mayan MAYAN_DATABASE_PASSWORD: mayan_secure_password_123 MAYAN_DATABASE_USER: mayan MAYAN_DATABASE_PORT: 5432 MAYAN_CELERY_BROKER_URL: redis://redis:6379/0 MAYAN_CELERY_RESULT_BACKEND: redis://redis:6379/1 MAYAN_SECRET_KEY: mayan_secret_key_abcdefghijklmnopqrstuvwxyz123456 volumes: - mayan_media:/var/lib/mayan/media/ - mayan_settings:/etc/mayan/settings/ restart: unless-stopped volumes: postgres_data: redis_data: mayan_media: mayan_settings: ```

注意事项：配置中的mayan_secure_password_123（数据库密码）和mayan_secret_key_abcdefghijklmnopqrstuvwxyz123456（加密密钥）需自行修改，密码至少8位，密钥可随机生成，不要使用纯默认值；端口80可根据本地/云服务器情况修改（例如改成8080），避免端口冲突。

三、启动与初始化系统

3.1 启动Docker服务

确保Docker Desktop已打开并处于“Running”状态（Windows任务栏右下角、Mac顶部状态栏会有Docker图标显示）。

3.2 执行部署命令

打开终端，进入部署文件夹（Windows命令示例：cd D:\mayan-edms-deploy，Mac命令示例：cd ~/Documents/mayan-edms-deploy），然后输入以下命令并回车：

```bash docker-compose up -d ```

等待时间：首次部署需要下载镜像，耗时约5-20分钟（具体取决于网络速度），下载完成后会自动启动4个容器。

3.3 检查部署状态

在终端输入以下命令查看容器状态：

```bash docker-compose ps ```

如果4个容器的STATUS列均显示Up开头，说明部署成功；若有容器Exited，需查看日志排查（命令：docker-compose logs [容器名]，例如docker-compose logs mayan-edms）。

3.4 首次访问与初始化

• 打开浏览器，输入地址http://localhost（如果修改了端口，输入对应端口，例如http://localhost:8080）
• 首次访问会自动跳转到初始化页面，等待初始化完成（耗时约1-3分钟）
• 初始化完成后，设置管理员账户：用户名建议为admin，密码需符合8位以上、包含字母数字的要求
• 设置完成后登录系统，进入主界面

四、事业单位档案基础配置（贴合GB/T 18894-2016）

4.1 创建档案门类

档案门类是系统的核心分类，需根据单位实际需求创建，例如文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、声像档案等，操作步骤：

• 登录管理员账户，点击顶部菜单栏设置 → 文档设置 → 文档类型
• 点击右上角创建按钮，必填项：标签（例如“文书档案-永久”）、内部名称（建议使用纯英文加下划线，例如“permanent_wenshu”）、是否已发布（勾选是）
• 可选但推荐设置：添加封面模板（后续可自定义）、权限（仅开放给对应科室人员）
• 点击保存完成一个门类创建，重复操作创建所有门类

4.2 配置档案元数据

元数据即档案的著录项，例如文书档案的年度、保管期限、件号、责任者、题名等，操作步骤：

• 点击顶部菜单栏设置 → 元数据 → 元数据类型
• 先创建元数据组：点击元数据组选项卡，创建，标签填“文书档案元数据”，内部名称填“wenshu_metadata_group”，保存
• 再创建元数据项：点击元数据类型选项卡，创建，以“年度”为例，必填项：标签“年度”、内部名称“wenshu_year”、数据类型（选“文本”或“数字”）、必填（勾选是）、正则表达式（若选数字，可填^\d{4}$，确保只能输入4位年份）、元数据组（关联刚才创建的“文书档案元数据”）
• 重复操作创建保管期限、件号、责任者、题名等著录项，可参考GB/T 18894-2016中对应的著录要求
• 关联元数据到门类：回到文档类型页面，点击对应门类的编辑按钮，下拉到元数据组部分，勾选刚才创建的组，保存

4.3 添加用户与权限

• 点击顶部菜单栏设置 → 账户 → 用户，创建新用户，填写用户名、密码、邮箱（可选），保存
• 创建角色：点击设置 → 账户 → 角色，创建，例如“文书档案管理员”，保存后点击角色的权限选项卡，勾选文档管理下对应门类的查看、上传、编辑、删除权限
• 关联用户到角色：回到用户页面，点击对应用户的编辑按钮，下拉到角色部分，勾选刚才创建的角色，保存

五、日常档案操作与备份

5.1 日常上传与著录

• 登录有权限的账户，点击顶部菜单栏文档 → 上传
• 选择对应文档类型，点击选择文件上传（支持批量上传PDF、Word、Excel、图片等常见格式）
• 上传完成后，点击编辑按钮，填写必填的元数据项，保存

5.2 数据备份（核心操作！）

• 手动备份：打开终端，进入部署文件夹，输入以下命令：

```bash 备份所有数据卷（推荐） docker run --rm -v mayan_media:/media -v mayan_settings:/settings -v postgres_data:/postgres -v $(pwd):/backup alpine tar czf /backup/mayan_backup_$(date +%Y%m%d_%H%M%S).tar.gz /media /settings /postgres ```

• 备份文件会自动生成在部署文件夹内，命名格式为mayan_backup_年月日_时分秒.tar.gz
• 云服务器用户可设置定时任务自动备份，Windows/Mac用户可使用系统自带的任务计划程序/日历事件手动执行备份