机关企事业单位档案员全流程档案技能标准化提升培训

档案技能培训的核心价值与底层逻辑

档案是组织或个人在社会活动中形成的，具有保存价值的原始记录载体或电子文件集合。对于机关企事业单位而言，档案是重要的无形资产与合规依据，2024年国家档案局发布的《档案信息化建设“十四五”规划中期评估报告》显示，全国已有87.2%的省级及以上档案馆、72.9%的市县级档案馆完成数字档案室建设达标验收，但基层企事业单位档案员平均具备标准化全流程技能的占比仅为41.7%，直接影响档案管理的效率、准确性与合规性。

本次培训的底层逻辑以《中华人民共和国档案法》（2020修订版）、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2023）为核心依据，围绕“收集、整理、鉴定、保管、利用、信息化”6大核心环节构建闭环知识体系，从“明确规范边界”到“掌握操作标准”再到“解决实际问题”逐层递进，确保参训人员掌握可落地、可验证的专业能力。

档案收集环节：从源头把控档案质量

档案收集是档案管理的起点，收集质量直接决定后续所有环节的工作成效。

明确收集范围与归档时间节点

首先梳理组织内部的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，该表需经上级档案行政管理部门或主管单位档案机构备案后生效。文书档案是基层组织最核心的档案类型，2023版DA/T 22-2023将文书档案保管期限从“永久、30年、10年、短期”调整为“永久、定期（含30年、10年两个层级）”，需重点关注调整后的保管期限判定标准。

• 永久保管的文书档案包括：组织设立、变更、撤销的文件材料；主要职能活动中形成的重要政策性、法规性、综合性文件材料；重要会议的主要文件材料；重要人事任免、奖惩、考核文件材料；重大活动、突发事件的完整记录材料等。
• 定期30年保管的文书档案包括：一般职能活动中形成的重要业务文件材料；一般会议的完整记录材料；一般人事任免、考核文件材料；重要合同协议（超过10年有效期）等。
• 定期10年保管的文书档案包括：一般事务性、临时性文件材料；上级或同级单位普发的不需要本单位贯彻执行的文件材料；超过10年但不满30年有效期的合同协议等。

归档时间节点需严格执行规范：文书档案一般在次年6月底前完成归档；会计档案在会计年度终了后，可由会计机构临时保管1年（最长不超过3年，确需延长的需经档案机构同意），再移交档案机构；科技档案（基建、设备、科研等）在项目竣工验收后3个月内完成归档；电子文件实时归档或定期批量归档，批量归档周期一般不超过1个月。

规范收集流程与审核要点

收集流程采用“文件形成部门自检→部门负责人复核→档案机构预验收→正式移交归档”的四步标准流程。

• 文件形成部门自检：检查文件材料是否齐全完整（尤其是正件与附件、请示与批复、转发件与被转发件是否配套）；是否为原件（特殊情况无法提供原件的，需提供加盖形成部门公章的复印件，并注明原件存放位置）；字迹、印章是否清晰；电子文件是否符合格式要求（文书类电子文件采用PDF/A格式，版式固定、不可篡改）。
• 档案机构预验收：对照《归档文件材料归档范围和保管期限表》逐件审核，对漏交、错交、质量不合格的文件材料，填写《归档文件预验收整改通知书》，要求形成部门在15个工作日内完成整改。

实战案例：某国企文书档案漏件整改

2023年某地方国企在档案年度检查中，被发现2022年度有3份上级主管单位的重要批复文件未归档。经排查，原因是形成部门仅保存了电子OA系统的截图，未下载PDF/A格式的正式电子文件，也未收集纸质原件。整改措施为：形成部门向主管单位申请补发纸质原件，并从OA系统导出加盖电子印章的PDF/A格式正式文件；档案机构对该部门2022年度所有归档文件进行二次检查；组织该部门全体文书人员开展收集环节专项培训。整改完成后，该国企2022年度文书档案齐全完整率达到100%，顺利通过年度检查。

档案整理环节：遵循标准化分类与编号规则

档案整理是将收集到的零散文件材料转化为有序档案的过程，2023版DA/T 22-2023简化了整理流程，取消了“立卷”环节，改为“件”为单位进行整理，大幅降低了基层档案员的工作难度。

确定“件”的定义与拆分原则

“件”是归档文件整理的基本单位，一般以一份文件为一件。

• 正文与附件为一件；请示与批复为一件（批复在前、请示在后）；转发件与被转发件为一件（转发件在前、被转发件在后）；报表、名册、图册等成册材料为一件；会议纪要、记录为一件（一次会议形成的纪要、记录合并为一件）。
• 原件与复制件为一件（原件在前、复制件在后）；汉文本与少数民族文本、外文本为一件（汉文本在前、其他文本在后）。

执行“年度、保管期限、机构（问题）”三级分类法

2023版DA/T 22-2023推荐使用“年度、保管期限、机构（问题）”三级分类法，机构（问题）分类可根据组织实际情况选择。

• 年度分类：按文件形成年度分类，跨年度形成的文件，请示与批复为一件的归入批复年度，转发件与被转发件为一件的归入转发年度，会议纪要、记录归入会议结束年度，跨年度的项目总结归入项目完成年度。
• 保管期限分类：按永久、定期30年、定期10年的顺序分类，同一保管期限内的文件再按机构（问题）分类。
• 机构（问题）分类：按组织内部的职能机构分类（如办公室、财务部、人事部等），职能机构不明确或文件涉及多个职能机构的，可按问题分类（如综合管理类、财务管理类、人事管理类等）。

规范编号与编目要求

编号采用“全宗号-年度-保管期限代码-件号”的结构，全宗号由上级档案行政管理部门或主管单位档案机构统一分配，保管期限代码为：永久（Y）、定期30年（D30）、定期10年（D10），件号是同一分类方案下文件的顺序号，从“001”开始连续编号。

编目需使用国家档案局推荐的归档文件整理软件（如“紫光档案管理系统”“东方飞扬数字档案管理系统”等）生成《归档文件目录》，目录内容包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等，题名需准确概括文件的主要内容，不得省略发文机关、事由和文种。

重点操作项：装订与装盒

• 装订：纸质归档文件采用“三孔一线”或不锈钢订书钉装订，装订位置在文件左侧或左上角，左侧装订时孔距为80mm，订书钉装订时需避开文件字迹。电子归档文件需与纸质归档文件一一对应，并存储在不可擦写的光盘（BD-R）或固态硬盘（SSD）中，光盘需标注全宗号、年度、保管期限、件号范围、备份日期等信息，一式三套（一套封存、一套查阅、一套异地备份）。
• 装盒：同一全宗、同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）的文件装入同一档案盒，档案盒采用国家标准的无酸纸档案盒，盒脊需标注全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号范围等信息，盒内放置《归档文件目录》和《备考表》，《备考表》需填写盒内文件的情况说明、整理人、检查人、整理日期、检查日期等信息。

档案鉴定、保管与利用环节：保障档案的安全与价值

档案鉴定：定期开展档案存毁鉴定

档案鉴定是判定档案保管期限、销毁无保存价值档案的过程，需成立由档案机构、相关业务部门、纪检监察部门组成的档案鉴定小组，一般每5-10年开展一次存毁鉴定。

对保管期限届满的档案，鉴定小组逐件审核，对仍有保存价值的档案，调整保管期限继续保存；对无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，经单位主要负责人批准后，由两名以上鉴定小组成员监销，监销人需在《档案销毁清册》上签字确认，《档案销毁清册》需永久保存。

档案保管：建立“人防、物防、技防”三位一体的安全体系

档案保管的核心目标是防止档案损坏、丢失、泄密，2024年国家档案局发布的《档案库房技术管理规范》（DA/T 14-2024）对档案库房的温湿度、防火、防盗、防光、防尘、防有害生物等提出了明确要求：

• 温湿度：纸质档案库房温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%；电子档案库房温度控制在18-28℃，相对湿度控制在40-60%，温湿度波动幅度不超过±2℃和±5%。
• 防火：档案库房需配备火灾自动报警系统和气体灭火系统（严禁使用水灭火系统），库房内严禁存放易燃易爆物品。
• 防盗：档案库房需配备门禁系统、视频监控系统，监控录像保存时间不少于90天。

档案利用：规范利用流程，保障档案安全

档案利用是档案价值的体现，需建立严格的利用审批制度：

• 内部人员利用档案：填写《档案利用审批表》，经部门负责人和档案机构负责人批准后，方可查阅、复制档案，复制件需加盖档案机构专用章后方可生效。
• 外部人员利用档案：需持有单位介绍信或有效身份证件，经单位主要负责人批准后，方可查阅、复制不涉及国家秘密和商业秘密的档案。

警示句式：严禁擅自涂改、伪造、损毁、丢失档案，严禁擅自提供、抄录、公布涉及国家秘密和商业秘密的档案，违反者将依法承担法律责任。

档案信息化环节：推进数字档案室建设

档案信息化是档案管理的发展趋势，2023版《数字档案室建设指南》将数字档案室分为“基础级、规范级、优秀级、示范级”四个等级，基层组织可根据实际情况逐步推进。

电子文件归档与管理

电子文件归档需符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）的要求，采用“双套制”归档（同时归档纸质文件和电子文件），具备条件的组织可逐步推进“单套制”归档（仅归档电子文件）。

电子档案管理系统需具备电子文件收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等功能，需通过国家档案局的软件测评，系统数据需定期备份（每日增量备份、每周全量备份、每月异地备份）。

纸质档案数字化

纸质档案数字化是将纸质档案转化为电子档案的过程，需选择具有档案数字化服务资质的机构进行，数字化前需对纸质档案进行检查、整理，数字化过程需安排专人监工，数字化后需对电子档案进行质量检测（包括图像质量、OCR识别准确率、元数据完整性等），质量检测合格后方可移交档案机构。

图像质量要求：分辨率不低于300dpi，彩色档案采用RGB模式，黑白档案采用灰度模式，图像格式采用TIFF或JPEG2000格式。OCR识别准确率要求：印刷体不低于99%，手写体不低于90%。

档案技能培训的落地执行方案

培训对象

组织内部全体专兼职档案员、各部门文书人员。

培训时长

线下培训3天，线上培训10学时（可作为线下培训的补充）。

培训内容

• 第一天：档案法律法规、档案收集与整理环节实操。
• 第二天：档案鉴定、保管与利用环节实操、数字档案室建设基础。
• 第三天：纸质档案数字化实操、考试与结业。

培训考核

培训考核采用“理论考试+实操考核”的方式，理论考试占40%，实操考核占60%，考核合格者颁发由单位档案机构盖章的《档案技能培训合格证书》，考核不合格者需参加补考。