综合档案管理系统从登录到归档全流程实操用户指南

一、系统登录操作

1.1 登录步骤说明

使用系统前你会获得单位管理员分配的专属账号与登录地址，按照以下步骤操作即可完成登录：

• 打开Chrome或Edge主流浏览器，禁止使用IE浏览器，避免出现兼容性问题导致功能异常
• 在浏览器地址栏输入单位提供的登录地址（内网部署格式为http://[服务器IP]/dam，公有云部署为单位专属域名），回车进入登录页面
• 输入分配的用户名、初始密码，填写页面显示的验证码，点击【登录】按钮进入系统
• 首次登录会强制修改密码，密码要求为8-16位，包含大小写字母和数字，修改完成后重新登录即可

二、档案信息录入实操

2.1 单条档案录入（适合少量档案录入场景）

• 登录成功后，点击左侧菜单栏【档案管理】-【新增档案】，进入档案录入页面
• 选择档案分类：必须选择最末级分类，父级分类无法保存档案，如果没有对应分类可以联系管理员新增
• 填写核心字段：带红色的为必填项，包括档案题名、责任者、成文日期、保管期限，档案编号系统自动生成，可根据单位规则手动修改
• 上传电子附件：点击【上传附件】按钮，选择本地需要存档的PDF、Word、JPG等格式文件，单次最大支持100MB，支持批量上传多个附件
• 所有信息填写完成后，先点击【保存暂存】确认信息无误，再点击【提交审核】，等待管理员审核通过后即可进入归档流程

2.2 批量档案录入（适合10条以上档案批量录入）

• 点击左侧菜单栏【档案管理】-【批量导入】，进入导入页面后点击【下载标准模板】，获取可直接编辑的Excel模板
• 按照模板表头要求填写档案信息，档案分类编码可以进入【档案分类】页面，复制对应末级分类的编码填写到模板对应列
• 模板编辑完成后保存，点击页面【上传模板】，选择编辑好的Excel文件，点击【开始导入】
• 系统会自动校验信息格式，导入完成后会生成错误报告，根据提示修改错误内容后重新导入即可

三、正式归档与档案管理

3.1 归档操作步骤

档案审核通过后会自动进入待归档列表，按照以下步骤完成正式归档：

• 点击左侧菜单栏【档案管理】-【待归档列表】
• 勾选需要归档的档案，支持批量勾选，点击【批量归档】按钮
• 选择对应实体档案的存放柜编号，如果仅存储电子档案，选择系统默认的虚拟档案柜编号即可
• 点击【确认归档】，完成后档案自动进入正式档案库，状态标记为已归档

3.2 已归档档案修改规则

• 未归档的暂存档案：可以直接进入【我的暂存】页面，找到对应档案后点击【编辑】修改，点击【删除】即可移除错误档案
• 已归档的正式档案：普通用户无修改删除权限，需要点击档案详情页的【申请修改】，填写修改原因提交管理员审批，审批通过后才能修改，删除操作需要超级管理员单独授权

四、档案查询与借阅操作

4.1 精准查询档案

• 点击左侧菜单栏【档案查询】-【高级查询】
• 根据已知信息填写筛选条件，可以同时按照档案编号、题名、责任者、成文日期、保管期限多个维度筛选，多个条件组合可以缩小查询范围
• 填写完成后点击【查询】，页面会展示所有符合条件的档案，点击档案题名可以查看详情，点击附件名称即可直接下载到本地

4.2 档案借阅申请

• 在查询结果中找到需要借阅的档案，点击操作栏的【申请借阅】按钮
• 选择需要的借阅时长，填写借阅用途，点击【提交申请】
• 管理员审批通过后，你可以在【我的借阅】页面查看和下载档案，借阅到期后系统会自动收回你的访问权限

五、常见问题快速排查

• 无法打开登录页：内网部署的系统检查是否连接单位内网，确认登录地址输入正确；公有云部署检查网络是否可以正常访问公网
• 账号密码错误：忘记密码可以点击登录页【忘记密码】，通过预留手机号重置，也可以联系单位管理员重置密码
• 附件无法上传：检查附件大小是否超过100MB，超过后拆分文件分次上传；检查文件格式，系统禁止上传exe、bat等可执行文件；更换Chrome/Edge浏览器重新尝试
• 无法保存档案：检查是否所有带的必填项都已经填写，是否选择了最末级的档案分类，修正后即可保存