法律文书档案数字化整理、归档、调取全流程零门槛实操指南

一、前期准备工作

1.1 工具准备

所需工具共2款，均无需付费即可使用：

第一款是得力扫描助手，官方下载地址：https://www.deli.com/cn/service-support/download-center/scan-software，适配所有主流扫描仪，无需额外安装驱动。

第二款是开源档案管理系统DocManageSys，直接用Docker一键部署，执行命令：
docker run -d -p 8080:80 -v /local/archive:/var/www/html/archive docmanagesys/docmanagesys:latest
部署完成后访问http://你的服务器IP:8080即可进入系统，默认账号admin，默认密码123456，登录后第一时间修改密码。

1.2 材料预处理

先把所有待归档的纸质法律文书的订书钉、回形针、燕尾夹全部拆除，破损页用透明胶带在背面粘贴平整，褶皱页用重物压平后再处理。提前按文书属性做初步分拣：

• 诉讼类：判决书、裁定书、起诉状、答辩状、证据材料、送达回证
• 非诉类：合同、律师函、法律意见书、尽职调查报告
• 内部管理类：委托代理协议、收费凭证、风险告知书、结案报告

二、核心实操步骤

2.1 标准化分类编码

统一采用「年份-案件类型-主体归属」三级分类规则，示例路径：2024年/民事诉讼类/张三民间借贷纠纷案。每类案件下的文书按时间先后顺序排列，首页固定放生效证明/送达回证，末尾放结案相关材料。

给每份文书分配唯一识别编码，编码规则为【2位年份码+2位类型码+4位顺序号】，类型码对应规则：MS=民事诉讼，XS=刑事诉讼，XZ=行政诉讼，FS=非诉业务，GL=内部管理。示例：24MS0012代表2024年民事诉讼类第12份文书，编码贴纸贴在纸质文书右上角，和电子档案一一对应。

2.2 数字化扫描与OCR识别

扫描参数统一配置：分辨率300DPI，普通文书用黑白二值模式，带签字/公章的页面用24位彩色模式，单份文书导出为1个PDF文件，扫描后检查是否有缺页、歪页、漏扫，确认无误后命名为【编码+文书全称】，示例：24MS0012_张三民间借贷纠纷案一审民事判决书.pdf。

扫描完成后做OCR文字识别，用百度开源的PaddleOCR，执行以下命令即可完成安装与识别： ``` 安装依赖 pip install paddlepaddle==2.5.2 paddleocr==2.7.3 执行识别 paddleocr --image_dir 扫描文件路径 --use_angle_cls true --lang ch --output ./ocr_result ```

识别完成后逐份核对核心信息：案号、当事人姓名/主体名称、判决主文/合同核心条款、日期，识别错误的内容手动修正，确保电子档案文字100%准确。

2.3 归档存储与权限配置

存储采用「本地NAS+政务云对象存储」双备份机制，本地NAS存储路径和之前的三级分类完全对应，政务云备份每天凌晨2点自动同步，仅同步增量文件，避免重复占用存储空间。

打开DocManageSys系统后台，找到config/config.yaml文件，替换为以下完整可直接复用的配置： ```yaml 法律文书档案系统配置 system: name: 法律文书档案库 max_upload_size: 100 单文件最大100M expire_remind: true 到期自动提醒 search: enable_full_text: true index_fields: ["文书编码", "案号", "当事人", "文书类型", "日期"] permission_check: true export_limit: 10 单次最多导出10份 permission: roles: admin: ["add", "delete", "edit", "view", "export", "config"] lawyer: ["view_own", "export_own"] staff: ["add"] guest: [] ```

配置保存后执行docker restart docmanagesys重启系统生效，按人员角色分配对应账号即可。

三、常见问题与合规要求

3.1 常见问题排查

扫描件模糊：重新扫描时将纸张压平对齐扫描仪标线，老旧破损文书可使用PS的USM锐化工具，参数设为数量150%、半径1像素、阈值2，即可大幅提升文字清晰度。

检索不到对应文书：进入系统后台执行php think index:rebuild重建全文索引，若仍检索不到，检查OCR识别结果是否有错别字，手动修正后重新索引即可。

档案损坏丢失：优先从NAS的每日快照恢复，快照默认保留30天，NAS故障时从政务云备份恢复，正常情况下不会出现档案丢失问题。

3.2 合规校验规则

每季度做1次纸质档案与电子档案的100%对账校验，确保两份档案内容、数量完全一致。涉及国家秘密、个人隐私、商业秘密的文书采用AES-256加密存储，密钥由管理员和机构负责人各持50%，合并后才可解密查看。

档案保存期限：诉讼类档案保存30年，非诉类档案保存15年，内部管理类档案保存10年，到期后需两名以上工作人员在场监销，留存销毁记录至少5年，不得私自销毁档案。