踩过半年档案分类标准制定的坑，终于摸到了靠谱的门道

开头先自爆“分类火葬场”身份，咱就是说踩过的泥坑能搓成丸子

宝子们好呀，我是曾经的档案小白→现在的档案分类标准制定小能手（这个能手也是带引号的苦口婆心款能手哈）！半年前老板拍桌子甩了个任务：“下周给我拿出一份全公司通用的档案分类标准制定方案，要能把三年来堆成仓库山的电子+纸质档案给捋得明明白白。”

当时的我拍胸脯说没问题，第二天就抱着一堆国标啃到凌晨三点，啃完觉得自己是神仙下凡拯救混乱档案界的，结果第三天用国标硬套我们公司的杂七杂八资料——什么市场部的探店vlog脚本草稿箱、技术部的bug修复聊天截图合集压缩包、财务部的“老板去年生日蛋糕凑发票清单但发票丢了只剩付款记录”的碎纸片电子扫描档……全给我卡壳卡成二维码扫不出来的程度。

那段时间我天天泡在档案室对着一堆乱文件掉头发，掉的头发都能织成半条围巾送给楼下保安大叔当圣诞礼物提前预热了。还好后来请教了以前在省档案馆当志愿者摸过百万份档案的二舅姥姥家的表姐的同事（别嫌绕，靠谱人脉就是这么一环套一环得来的），她给了我一套接地气的土味思路+半吊子国标细节，我才把这份档案分类标准制定方案给做出来，现在公司用了三个月，行政部的姐姐都夸我终于干了件人事儿～

别瞎啃硬邦邦的国标当救命稻草，先给你的档案做个“基因检测”再谈档案分类标准制定

刚拿到任务的宝子们是不是和我一样，第一反应就是去搜《文书档案整理规则》《科技档案整理规范》？别搜了，那些硬邦邦的东西就像健身房里私教给你开的“30天练成马甲线必练清单”，看似专业实则对肚子上有三层游泳圈的小白太不友好了！档案分类标准制定的第一步，绝对是先摸清楚你家档案的“脾气秉性基因序列”——也就是先做个简单的档案普查工作！

档案普查工作怎么做呢？别慌，表姐同事给我的方法就是把电子档的文件夹全打开扫一遍标题，纸质档的话扫一遍第一页或者封面上的日期、部门、大概内容，用个小本子或者在线文档列三个表：

• 第一个表是档案数量最多的核心类：比如我们公司是做本地探店的MCN机构，核心类肯定是探店相关的（脚本、成片、达人合同、品牌方对接函、流量数据报告这些），占比大概70%，这就是你家档案的“主菜基因”，档案分类标准制定的时候得围绕主菜转；
• 第二个表是占比不大但找的人特别多的高频次类：比如我们公司的达人身份证复印件电子版、营业执照电子版、去年合作过的品牌方发票存根（扫描版哦），行政部的姐姐、财务部的姐姐、达人经纪部的妹妹天天要找，这就是你家档案的“零嘴基因”，找起来必须方便；
• 第三个表是占比不大找的人也不多但必须留的存档类：比如公司刚成立时的验资报告扫描版、老板十年前在街头卖烤肠的营业执照复印件（老板非要留说是创业初心）、二舅姥姥家的表姐的同事以前给我发的那些土味表情包合集压缩包（哦不对这个别留，这个可以偷偷删），这就是你家档案的“镇店之宝传家宝基因”，占地方但必须供着。

宝子们听我的，别省这个普查的功夫！我当初就是没做普查直接硬套国标，把达人的烤肠店宣传脚本和老板十年前卖烤肠的营业执照塞到了同一个“餐饮文化相关”的文件夹里，后来老板找烤肠初心档案找了三个小时，差点把我炒鱿鱼！档案分类标准制定，必须先摸清楚基因再定框架！

用“食堂打饭窗口法”搭框架，专业细节偷偷塞进去，档案分类标准制定再也不费脑

普查完基因，接下来就是搭档案分类标准制定的核心框架了！表姐同事给我的这个“食堂打饭窗口法”真的绝了，魔性又好记，连我们公司前台的00后小妹妹都能一看就懂！

第一层：打饭楼层→公司大部门/大业务线

什么意思呢？比如我们公司是本地探店MCN，第一层就可以设成“一楼食堂主窗口：餐饮探店业务部（含市场部、达人经纪部、内容部）”“二楼食堂副窗口：行政财务部”“三楼食堂传家宝窗口：档案管理部+老板个人专属创业初心区”。

这里偷偷塞个专业细节哈，虽然表姐同事说是土味方法，但国标里也提了“档案分类一般先按组织机构，再按问题或时间”，我们这个食堂楼层就是按组织机构来的，专业不？硬堆词也不突兀！

第二层：打饭窗口→核心子分类

这一层就得对应我们刚才普查的主菜、零嘴基因啦！比如“一楼食堂主窗口”下面可以设成“早餐窗口：早餐探店相关”“午餐窗口：午餐探店相关”“晚餐窗口：晚餐探店相关”“深夜食堂窗口：夜生活探店相关”（毕竟我们公司的达人经常熬夜去拍烤串摊嘛）。行政财务部下面可以设成“包子窗口：行政日常类（达人身份证复印件电子版、考勤表、请假条这些）”“饺子窗口：财务日常类（发票存根扫描版、工资条、报销单这些）”。

这里再偷偷塞个专业细节哈，国标里提了“核心子分类的层级不宜超过五层，最多不超过七层”，我们这个食堂窗口法一般三层最多四层就搞定了，绝对符合要求！魔性重复关键词一下哈，档案分类标准制定要控制层级，不能太细太繁琐，不然找起来比找食堂阿姨少给你打了一块肉还麻烦！

第三层：饭菜名称→单个档案的命名规则

这一步是档案分类标准制定的重中之重！很多宝子的档案分类标准制定得挺好，但单个档案的名字乱七八糟，比如“文档1”“草稿2”“老板要看的那个3”，找起来简直是海底捞针！

表姐同事给我的命名规则也是土味魔性的，叫“年月日+窗口/窗口负责人关键词+饭菜核心内容关键词”，比如我们公司今天凌晨两点达人经纪部的李妹妹对接了一个烤串摊拍夜生活的宣传脚本草稿，那命名就是“202X1027深夜食堂李妹妹烤串摊宣传脚本草稿V1.0”，是不是一看就懂？

这里再偷偷塞个硬邦邦的专业细节！而且重点操作项用加粗标注！单个电子档案的命名规则里绝对不能用特殊字符！绝对不能用！比如星号、问号、感叹号、竖线、斜杠这些，还有表情也别用！不然存到云盘里有时候会打不开，或者导出来的时候名字会乱码！纸质档的命名更简单，直接把云盘里的电子档命名抄到封面上就行！

档案分类标准制定好之后别束之高阁，得搞个“员工培训茶话会”，强行灌点土味正能量

很多宝子辛辛苦苦把档案分类标准制定出来之后，打印出来贴在墙上就不管了，结果过了半个月，大家又开始瞎存瞎命名！这时候你就得搞个员工培训茶话会，茶话会上别光念标准，要强行灌点土味正能量！

比如我当时搞的茶话会，买了一堆楼下烤串摊（就是刚才李妹妹对接的那个）的烤串给大家吃，边吃边说：“宝子们呀，档案分类标准制定得好，以后你们找达人身份证复印件找发票存根找老板的烤肠初心档案，就像找楼下烤串摊的烤肠一样方便！以后再也不用在凌晨两点被老板的电话吵醒找资料了！以后再也不用加班到掉头发织围巾了！老板说了，下个月谁的档案存得最符合标准，就给谁报销楼下烤串摊一个月的烤肠钱！”

你别说，土味正能量+烤肠奖励真的太有用了！现在我们公司的员工存档案都特别积极特别规范！魔性重复关键词最后一下哈，档案分类标准制定得好，加上培训茶话会和小奖励，你的仓库山档案一定能变成井然有序的宝藏库！

好啦宝子们，今天的踩坑经验分享就到这里啦！如果你们还有什么关于档案分类标准制定的问题，欢迎在评论区留言哦～我尽量给你们解答！最后祝大家档案分类标准制定顺利，再也不用掉头发织围巾！加油加油加油！