档案软件单机版借阅档案全流程分步实操指南（含关键细节）

准备工作（系统部署与初始化）

本指南基于档案软件单机版V2.5版本撰写，所有操作步骤可直接落地，无额外复杂配置要求。

• 下载安装包：复制以下链接到浏览器直接下载安装文件：https://danganyuan.com/download/single/V2.5.exe，文件大小约800MB，下载后无需解压。
• 安装与初始化：双击安装文件，勾选“我已阅读并同意用户协议”，选择安装路径（默认C:\Program Files\档案软件单机版，建议自定义为D盘目录避免C盘空间不足），点击“立即安装”；安装完成后勾选“立即启动”，首次运行时设置管理员密码（要求8-16位，包含至少1个字母和1个数字），点击“确定”完成初始化。

系统登录与基础操作

登录主界面

双击桌面“档案软件单机版”快捷方式，初始账号为admin，输入刚才设置的管理员密码，点击“登录”进入系统主界面。主界面左侧为功能菜单栏，包括档案管理、审批管理、借阅管理、系统设置4个核心模块，所有操作均从对应模块入口进入。

借阅档案全流程实操步骤

步骤1：检索目标档案

点击左侧菜单栏【档案管理】→【档案目录】，在顶部搜索栏输入档案关键词（如“2024一季度项目合同”），点击右侧“搜索”按钮，下方列表将显示匹配的档案条目；若搜索结果为空，可在左侧【档案分类】中筛选对应分类，或检查关键词是否存在错别字。点击任意档案条目可查看详情（包含档案编号、存储位置、页数、状态等）。

步骤2：提交借阅申请

在档案详情页右上角点击借阅申请按钮，弹出申请弹窗，需填写以下字段（红色星号为必填项）：

• 借阅人：自动从系统通讯录带出，不可修改，确认与当前登录人员一致；
• 借阅用途：最长50字，选填（如“项目结题用”）；
• 借阅期限：默认7天，可修改，最长支持30天；

填写完成后点击【提交申请】，系统弹出“申请提交成功，待审批”提示，此时等待审批人员处理。

步骤3：审批处理（管理员操作）

若为普通用户提交的申请，需由系统管理员审批；切换账号为admin后，点击左侧菜单栏【审批管理】→【待审批申请】，找到对应条目，点击【审批】按钮：

• 选择审批结果：点击“同意”则直接通过，点击“拒绝”需填写拒绝原因（必填，如“借阅期限超过最大限制”）；
• 核心细节：审批人需在24小时内处理，逾期未操作的申请系统自动驳回，借阅人将收到驳回通知，需重新提交或调整参数。

审批通过后，系统向借阅人发送“申请通过”弹窗及通知。

步骤4：完成借阅确认

借阅人登录系统，点击左侧菜单栏【借阅管理】→【我的申请】→【已通过申请】，找到对应档案，点击确认借阅按钮：

• 若为电子档案：确认后系统自动生成下载链接，点击链接即可下载，下载有效期为1天，过期后需重新申请；
• 若为纸质档案：需到档案室领取，领取时点击【纸质借阅确认】，用配套条码枪扫描档案盒上的唯一条码，完成借阅确认，系统自动记录借阅时间与领取人。

借阅确认后，档案状态变为“已借阅”，可在【借阅记录】中查看完整详情。

步骤5：到期归还处理

系统在借阅到期前1天会推送提醒通知，借阅人需在到期前完成归还操作：

• 点击左侧菜单栏【借阅管理】→【我的借阅】，找到对应档案，点击【归还】按钮；
• 选择归还类型：“正常归还”（未逾期）或“逾期归还”（超期时需填写逾期说明，必填，如“项目延期导致超期”）；
• 若为纸质档案：归还时需将档案交至档案室，管理员扫码确认完成归还，系统更新档案状态为“可借阅”。

逾期未归还的档案，无法再次提交借阅申请，需管理员手动调整权限后才可申请。

异常处理与核心规则

常见异常处理

• 档案已被借阅：检索时显示“档案状态为已借阅”，需等待其他用户归还后再提交申请；
• 申请提交失败：检查网络连接是否正常，或联系管理员确认账号是否开通借阅权限；
• 条码枪无法识别：检查条码是否完整，或重启条码枪后重新扫描，避免光线直射条码。

核心规则说明

• 同一档案最多支持同时借阅2份副本，超量无法提交申请；
• 电子档案下载后仅可本人查看，不可转发或外传；
• 管理员可在【系统设置】→【借阅规则】中调整最大借阅期限、最多借阅数量等参数，调整后所有用户同步生效，无需手动刷新。