规范开展档案数字化与接收工作，是当前机关企事业单位实现档案管理标准化、信息化的核心要求，直接决定后续档案存储、调阅的效率与安全性。本回答结合2026年国家档案局最新修订的档案管理规范，从前期加工、质量核验、入库接收三个环节，详细拆解档案数字化与接收的实操流程与注意要点。
档案数字化加工是档案数字化与接收的前置环节，指对实体档案完成整理、预处理，为后续扫描转换做准备的工作，具体操作要点如下：
注意事项：不得私自涂改、增减档案原始内容，所有调整操作必须形成纸质记录留存，以备后续核查。
质量核验是保障档案数字化与接收合格率的核心关卡，只有核验合格的数字化档案才可进入入库接收环节，根据2026年国家档案局发布的《数字档案质量规范》，核验核心标准如下：
核验过程中发现的不合格档案要退回重新加工，所有核验结果必须生成正式核验报告，作为入库接收的必备审核材料。
入库接收是档案数字化与接收的最终环节，是将核验合格的数字档案与实体档案正式纳入单位档案库管理的流程，具体操作步骤为：
注意事项：涉密档案的档案数字化与接收必须严格遵循国家保密管理规定，不得委托无涉密资质的第三方机构加工，接收后存储必须符合涉密信息系统管理要求。
Q：没有专业档案团队的中小企业，能外包档案数字化与接收工作吗？
A：可以外包，但必须选择持有合法《档案服务机构资质证书》的合规机构，涉密档案不得外包给无涉密资质的机构，最终接收核验环节必须由单位内部人员完成。
Q：完成档案数字化与接收后，原始实体档案可以直接销毁吗？
A：不可以，除达到保管期限、符合销毁标准的档案外，原始实体档案必须按规定继续留存，任何单位不得擅自销毁原件。
档案数字化与接收是单位档案信息化建设的基础工作，必须严格遵循2026年国家档案局最新规范，按流程完成加工、核验、接收三个核心环节，才能保障档案管理合规。建议开展工作前先梳理单位现有档案底数，提前做好质量管控计划，保障工作效率。档案数字化与接收全过程要做好登记留痕，便于后续审计与核查。
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