开展档案数字化与接收工作的规范流程是什么？有哪些注意事项？

规范开展档案数字化与接收工作，是当前机关企事业单位实现档案管理标准化、信息化的核心要求，直接决定后续档案存储、调阅的效率与安全性。本回答结合2026年国家档案局最新修订的档案管理规范，从前期加工、质量核验、入库接收三个环节，详细拆解档案数字化与接收的实操流程与注意要点。

核心流程详细拆解

档案数字化加工前期处理

档案数字化加工是档案数字化与接收的前置环节，指对实体档案完成整理、预处理，为后续扫描转换做准备的工作，具体操作要点如下：

• 档案盘点核对：按照原始归档目录逐一核对实体档案的数量、页码、完整性，对缺损档案做好溯源登记，2026年新版《机关档案管理规定》要求，缺损档案必须标注来源与缺损情况后才可进入加工环节
• 实体装订处理：对已装订的档案拆除装订物，操作过程中避免损伤档案原件，对不耐拆除的老旧档案、特殊载体档案，采用不拆卷扫描的方式处理
• 分类排序整理：按照档案保管期限、年度、机构进行分类排序，确保扫描顺序与实体档案的原始顺序完全一致，避免后续出现顺序混乱问题

注意事项：不得私自涂改、增减档案原始内容，所有调整操作必须形成纸质记录留存，以备后续核查。

档案数字化加工后的质量核验

质量核验是保障档案数字化与接收合格率的核心关卡，只有核验合格的数字化档案才可进入入库接收环节，根据2026年国家档案局发布的《数字档案质量规范》，核验核心标准如下：

• 图像质量要求：扫描分辨率不低于300dpi，图像清晰无反光、缺页、黑边，图像歪斜率不超过1度，满足后续打印、高清调阅需求
• 信息挂接要求：数字化档案的文件名、目录信息必须与实体档案的档号一一对应，整体挂接准确率要求达到100%
• 存储格式要求：统一采用符合国家标准的PDF/A格式存储，保障长期存储不会出现兼容性问题，满足永久归档要求

核验过程中发现的不合格档案要退回重新加工，所有核验结果必须生成正式核验报告，作为入库接收的必备审核材料。

数字化档案的入库接收流程

入库接收是档案数字化与接收的最终环节，是将核验合格的数字档案与实体档案正式纳入单位档案库管理的流程，具体操作步骤为：

• 提交接收申请：由加工部门整理好全套材料，包括加工说明、质量核验报告、实体档案目录，提交给单位档案管理部门申请接收
• 管理部门抽检：档案管理部门按照不低于10%的比例进行二次抽检，抽检合格率达不到要求的，要求加工方全量重新核验
• 完成入库归档：抽检合格后，将数字档案导入单位统一档案管理系统，实体档案归入库房，更新单位档案总账目录，完成全流程操作

注意事项：涉密档案的档案数字化与接收必须严格遵循国家保密管理规定，不得委托无涉密资质的第三方机构加工，接收后存储必须符合涉密信息系统管理要求。

常见问题FAQ

Q：没有专业档案团队的中小企业，能外包档案数字化与接收工作吗？

A：可以外包，但必须选择持有合法《档案服务机构资质证书》的合规机构，涉密档案不得外包给无涉密资质的机构，最终接收核验环节必须由单位内部人员完成。

Q：完成档案数字化与接收后，原始实体档案可以直接销毁吗？

A：不可以，除达到保管期限、符合销毁标准的档案外，原始实体档案必须按规定继续留存，任何单位不得擅自销毁原件。

总结与温馨提示

档案数字化与接收是单位档案信息化建设的基础工作，必须严格遵循2026年国家档案局最新规范，按流程完成加工、核验、接收三个核心环节，才能保障档案管理合规。建议开展工作前先梳理单位现有档案底数，提前做好质量管控计划，保障工作效率。档案数字化与接收全过程要做好登记留痕，便于后续审计与核查。