档案软件单机版添加与使用电子签章从零开始落地实操指南

前期准备清单

所有工具均可免费使用，无需付费，提前准备好以下内容：

• 已完成安装的档案管理系统单机版，本文以国内通用免费单机版V3.2为例，直接下载地址：https://codeload.github.com/seaide/archiver-single/zip/refs/heads/main，下载后解压即可使用，无需额外安装运行环境
• 电子签章源文件：分两种场景对应不同文件，提前预处理完成即可

预处理电子签章源文件

• 如果是内部档案使用的图片签章：制作成PNG格式，背景设置为完全透明，尺寸调整为200200像素，分辨率300DPI，文件大小控制在500KB以内，文件名改为archive_sign.png，禁止使用中文文件名，避免兼容问题
• 如果是具备法律效力的合规CA签章：向正规CA机构申请单机版签章证书，得到后缀为.pfx的证书文件，文件名改为archive_sign.pfx，记录好申请时设置的证书密码，后续配置需要使用

电子签章配置实操步骤

步骤1：打开配置入口

启动档案软件单机版，输入管理员账号密码登录，依次点击顶部菜单栏「系统设置」→「签章管理」→「添加签章」即可进入配置页。如果你的软件版本找不到该入口，直接在软件首页搜索框输入「签章」，即可快速调出配置页面。

步骤2：导入签章并完成配置

根据你准备的签章类型，选择对应操作：

• 图片型内部签章：在配置页的「签章类型」下拉框选择「图片签章」，点击「上传文件」按钮，选中预处理好的archive_sign.png，输入签章显示名称（例如「XX公司行政档案专用章」），勾选「允许当前管理员使用」「设为默认签章」两个选项，点击「保存」按钮即可完成添加
• CA合规签章：在「签章类型」下拉框选择「数字证书签章」，点击「上传证书」按钮，选中预处理好的archive_sign.pfx，输入提前记录好的证书密码，勾选「默认启用」「绑定当前账号」，点击「保存」，等待软件验证证书有效性，提示「签章添加成功」即完成配置

步骤3：测试功能可用性

回到档案管理首页，打开任意一份已归档的PDF或图片格式档案，点击顶部工具栏的「电子签章」按钮，拖动鼠标在需要签章的位置绘制对应大小的签章框，松开鼠标后，签章就会自动插入到对应位置。

如果插入后签章背景不透明，说明预处理时透明背景设置错误，重新导出透明PNG文件上传即可；如果提示证书无效，先检查密码输入是否正确，再确认证书是否在有效期内。

常见卡壳问题排查

• 问题1：点击电子签章按钮没有任何反应

  

  解决方法：退出软件，右键点击桌面的软件快捷图标，选择「以管理员身份运行」，再次打开测试即可。Win10/Win11系统默认限制C盘Program文件夹下软件的写入权限，如果你把软件安装在该路径，必须用管理员身份运行才能正常使用签章功能。

• 问题2：保存带签章的档案后，重新打开签章消失

  解决方法：依次进入「系统设置」→「档案存储设置」，勾选「嵌入签章到档案文件」选项后保存设置。软件默认把签章存在本地数据库，换设备打开就会消失，勾选嵌入后，签章会直接写入档案文件，任何设备打开都可正常显示。

• 问题3：CA签章打开后显示「不被信任」

  解决方法：在签章配置页找到「根证书导入」选项，下载全国统一可信CA根证书，下载地址：https://www.pki.gov.cn/rootca/download/root.cer，导入根证书后重启软件即可解决该问题。

日常使用注意事项

1. 单机版电子签章的所有配置文件都存储在本地电脑，建议每周备份一次软件安装目录下的sign文件夹，直接复制整个文件夹到外接存储设备即可，避免电脑故障导致签章丢失。

2. 合规CA电子签章必须绑定对应操作人员账号，禁止多人共用同一个签章账号，避免产生合规风险。

3. 导出带签章的档案时，优先选择PDF格式，不要导出为Word格式，Word不支持固定嵌入电子签章，容易被篡改，也会导致签章位置错乱。