文书档案系统与保密咨询服务资质申请全流程实操指南

一、前期准备工作清单

本清单适用于新注册企业、首次申请资质的中小企业、小微企业，所有材料需准备电子版（PDF格式，单文件10MB以内）+纸质版（A4纸，一式三份，加盖骑缝鲜章）。

• 核心主体材料
  • 营业执照副本（注册资本建议≥100万元）
  • 法定代表人身份证正反面
  • 社保缴纳证明（近3个月，至少3名专职人员）
• 专职人员材料
  • 至少1名档案管理员初级及以上职称人员的身份证、职称证、近3个月社保单
  • 至少1名保密员初级及以上培训合格证书人员的身份证、培训证（可在当地国家保密局授权机构报名线上/线下培训，线上培训地址：国家保密局教育培训中心官网https://www.bsjedu.gov.cn/）、近3个月社保单
  • 其余1名及以上人员的身份证、近3个月社保单
• 办公场所与硬件材料
  • 办公场所房产证复印件或1年以上租赁合同
  • 办公场所照片（前台、档案存放区、保密区如有涉密业务提前准备各1张，标注拍摄时间）
  • 必备硬件采购凭证：档案柜、碎纸机（保密区需涉密碎纸机）、扫描仪、打印机
• 制度体系材料
  • 文书档案管理制度（含归档范围、保管期限、借阅流程）
  • 保密管理制度（含保密人员职责、信息保密流程、设备保密要求）

二、文书档案系统开发/采购选择

2.1 核心功能硬性要求

必须包含以下模块，否则资质评审直接扣分：

• 全流程归档：文件上传、分类、编号、归档（自动生成符合《归档文件整理规则》DA/T 22-2015的档号）
• 保管期限管理：永久、30年、10年自动标记，到期提醒
• 借阅审批：多级审批流程设置（至少2级：部门负责人、档案管理员），借阅记录可追溯
• 权限控制：角色划分（超级管理员、档案管理员、普通用户），普通用户仅能查看权限内文件

2.2 零门槛选择方案

方案1：采购成熟免费开源系统（成本最低，无技术基础可操作）

推荐系统：档案管理系统开源版（开源地址：Gitee.com/wenshu-dangan/dangan-kaifan），操作步骤如下：

1. 下载安装包：打开Gitee开源地址，点击右侧「克隆/下载」→「下载ZIP」
2. 安装本地部署环境：下载并安装PHPStudy（小皮面板），地址：https://www.xp.cn/，安装完成后启动「Apache」「MySQL」服务
3. 部署系统：将下载的ZIP解压到PHPStudy安装目录下的「WWW」文件夹中，重命名文件夹为「dangan-xt」
4. 创建数据库：打开PHPStudy面板→「网站」→「创建网站」，填写域名（localhost:8081）、端口（8081）、数据库名（dangan_db）、用户名（dangan_user）、密码（dangan123@），点击「创建」
5. 初始化系统：打开浏览器访问「localhost:8081」，按照提示输入数据库信息、超级管理员账号（admin）、密码（admin123@），点击「安装」

方案2：采购收费基础版系统（适合担心后续维护的企业）

推荐购买「百度网盘企业版-档案管理插件」，单企业3人基础版年费用约500元，无需部署，直接注册百度企业网盘账号→开通插件→上传必要制度文档即可。

三、保密咨询服务基础框架搭建

需形成可落地的3份基础保密咨询模板，无需复杂业务设计：

3.1 模板1：保密风险评估报告模板

可直接复制以下内容，根据企业实际微调后打印盖章存档：

``` XX公司XX业务保密风险评估报告 一、评估对象：本次申请的文书档案业务、拟承接的日常保密咨询业务 二、评估时间：XXXX年XX月XX日-XXXX年XX月XX日 三、评估人员：XXX（保密培训合格人员）、XXX（档案管理员） 四、评估内容： 1. 人员风险：评估结果为低（已配置专职保密培训合格人员，签订保密承诺书） 2. 场所风险：评估结果为低（办公场所为独立空间，档案柜可上锁） 3. 设备风险：评估结果为低（碎纸机、扫描仪、打印机均为非涉密设备，符合日常业务需求） 五、评估结论：无重大保密风险，可开展本次申请的业务 评估人员签字：XXX XXX XXXX年XX月XX日 ```

3.2 模板2：日常保密咨询服务流程

复制以下内容：

• 咨询预约：客户通过电话/邮件预约
• 需求收集：填写《保密咨询需求登记表》
• 方案制定：由保密培训合格人员制定初步方案
• 方案审核：超级管理员审核方案
• 方案交付：向客户交付书面/电子方案
• 服务跟踪：交付后3天内电话回访

3.3 模板3：保密咨询需求登记表

核心字段：客户名称、联系人、联系电话、咨询内容、咨询时间、需求交付时间。

四、资质申请提交流程

4.1 线上提交

登录「全国档案事业服务平台」https://www.dangan.gov.cn/fwpt/，操作步骤：

1. 注册企业账号：使用营业执照统一社会信用代码注册，上传法定代表人身份证、营业执照副本
2. 选择申请事项：点击「政务服务」→「企业资质认定」→「文书档案服务机构资质认定（乙级）」「保密咨询服务机构资质认定（乙级）」（首次申请只能选乙级）
3. 上传材料：严格按照清单上传，所有PDF文件命名为「材料序号-材料名称-企业全称」，例如「1-营业执照副本-XX有限公司」
4. 提交申请：确认所有材料无误后，点击「提交审核」

4.2 线下提交

线上提交后3天内，将纸质版材料（一式三份，加盖骑缝鲜章）提交至当地市档案局+市国家保密局（部分地区合署办公，提前电话咨询当地档案局，联系方式可在「全国档案事业服务平台」查询）。

五、评审期准备与后续跟进

5.1 评审期准备（评审时长约1-3个月）

• 办公场所整理：将必备硬件摆放在显眼位置，档案存放区设置「文书档案区」标识，碎纸机、扫描仪、打印机粘贴「日常办公设备」标签
• 系统演示准备：准备5份测试文档（通知、报告、合同、会议纪要、介绍信），提前在文书档案系统中完成全流程归档、借阅审批操作
• 专职人员准备：所有专职人员需熟悉保密管理制度、文书档案管理制度、文书档案系统操作流程

5.2 后续跟进

登录「全国档案事业服务平台」可实时查看评审进度，评审通过后5个工作日内，市档案局+市国家保密局会将纸质版资质证书邮寄至企业注册地址。