本地档案数字化成果自动加密增量同步到云端实操指南

前置准备

档案数字化文件一般指高清扫描件（PDF/TIFF为主）、结构化目录数据（Excel/CSV/SQLite为主），以下工具和配置所有操作可直接复用，全程无需付费（或满足中小微单位/个人免费额度）

1. 必备工具下载

• 文件加密工具：7-Zip（带AES-256加密）官网下载，选择对应系统（Windows选64位x64.exe，Mac选.pkg）
• 自动同步/备份工具：FreeFileSync 13.7稳定版 官网下载，同样选对应系统
• 云端存储：阿里云盘/百度网盘/OneDrive个人免费版均可，本文以免费版阿里云盘（空间3TB+，不限速）为例

2. 本地与云端目录规范

规范目录可避免文件丢失、重复备份，建议严格按以下设置：

• 本地工作目录：D:\档案数字化成果（Mac选/Users/当前用户名/档案数字化成果），内部子目录统一为“年份-档案类型-保管期限”，例：2024-文书-永久、2023-会计-30年
• 本地待加密临时目录：D:\档案加密待同步（Mac选/Users/当前用户名/档案加密待同步），权限设为仅当前用户读写（防止误操作）
• 本地同步源备份目录：D:\档案源备份（可选，用于本地双备份）
• 云端同步目录：阿里云盘根目录创建“加密档案备份专用”，子目录与本地工作目录完全一致

第一步：本地全量档案批量AES-256加密

首次备份必须做全量加密，后续仅加密新增/修改的增量文件，防止未加密文件上传云端泄露

Windows系统操作

1. 打开7-Zip，进入本地工作目录，选中所有年份子目录
2. 点击顶部“添加”按钮，弹出压缩设置窗口
3. 关键配置必须全选/修改：
   • 压缩格式：7z（比ZIP更安全且压缩率更高）
   • 压缩级别：存储（档案已为PDF/TIFF格式，无需再压缩，节省时间）
   • 加密方式：AES-256
   • 输入/确认密码：用16位以上包含大小写+数字+特殊字符的强密码，务必记录在离线U盘或密码管理器中，不能同步到任何云端
   • 勾选“加密文件名”：必须勾选，防止云端直接看到目录/文件名暴露档案信息
   • 压缩路径：D:\档案加密待同步
4. 点击“确定”，等待全量加密完成

Mac系统操作

1. 打开7-Zip（安装后在启动台搜索Keka，Keka是Mac版更友好的7-Zip前端，设置逻辑一致）
2. 左侧选择“7z”格式，右侧勾选“加密文件名”，选择“存储”压缩级别，设置16位以上强密码
3. 把本地工作目录的所有子目录拖入Keka主窗口，弹出保存路径选择框，选/Users/当前用户名/档案加密待同步，点击“压缩”

第二步：搭建自动增量加密+同步工作流

FreeFileSync可实现“本地新增/修改文件→自动触发加密→自动同步加密后的文件到云端”的闭环，无需人工操作

配置FreeFileSync同步规则

1. 打开FreeFileSync，点击左上角“新建”
2. 左侧“源文件夹”选本地工作目录，右侧“目标文件夹”先选本地待加密临时目录（这一步是准备增量文件的触发源）
3. 点击顶部中间的“比较设置”：
   • 比较类型：文件时间和大小（增量触发速度最快）
   • 勾选“包含子文件夹”
4. 点击顶部“同步设置”：
   • 同步方向：镜像（目标文件夹与源完全一致，新增/修改会同步，源删除会同步删除待加密临时文件，避免冗余）
   • 处理冲突：较新的文件覆盖较旧的
   • 错误处理：暂停同步并显示错误（防止重要档案操作失误）
5. 配置“增量文件自动加密”的自定义命令（重点）：
   • 点击顶部“自定义命令”选项卡
   • Windows系统在“同步完成后”的输入框中粘贴以下代码（修改密码和路径为自己的）：

     @echo off
     set "PASSWORD=你的16位以上强密码"
     set "SOURCE=D:\档案加密待同步"
     for /d %%i in ("%SOURCE%\") do (
     "C:\Program Files\7-Zip\7z.exe" a -t7z -mx0 -p%PASSWORD% -mhe "%%i.7z" "%%i\"
     rd /s /q "%%i"
     )
     exit

     注：如果7-Zip安装路径不是默认的，需把代码中的C:\Program Files\7-Zip\7z.exe替换为实际路径

   • Mac系统（Keka前端）先在终端输入以下命令获取Keka的CLI路径：

     which keka-cli

     然后在FreeFileSync的“同步完成后”输入框粘贴以下AppleScript：

     tell application "System Events"
     set sourcePath to POSIX file "/Users/当前用户名/档案加密待同步" as alias
     set kekaPath to POSIX path of (POSIX file "/usr/local/bin/keka-cli" as alias) -- 替换为实际的keka-cli路径
     set fileList to every folder of sourcePath
     repeat with aFolder in fileList
     do shell script quoted form of kekaPath & " -a 7z -m0=store -p'你的16位以上强密码' -en -r " & quoted form of POSIX path of aFolder & " " & quoted form of POSIX path of (sourcePath as text)
     do shell script "rm -rf " & quoted form of POSIX path of aFolder
     end repeat
     end tell

6. 点击左上角“保存”，命名为“档案增量加密触发”，选择保存路径（建议放在D盘根目录或Mac桌面方便修改）
7. 再点击左上角“新建”，这次左侧“源文件夹”选本地待加密临时目录，右侧“目标文件夹”选阿里云盘同步目录的本地挂载路径（免费版阿里云盘需安装PC/Mac客户端，安装后会自动在“此电脑/访达”创建名为“阿里云盘”的挂载盘，找到之前创建的“加密档案备份专用”子目录）
8. 重复步骤3-4的比较/同步设置，同步方向选“镜像”，错误处理选“暂停”
9. 点击“保存”，命名为“档案加密同步云端”

设置定时任务自动执行

1. Windows系统：
   • 按下Win+R，输入taskschd.msc回车打开任务计划程序
   • 右侧点击“创建基本任务”，命名为“档案自动加密同步”，描述可留空，点击“下一步”
   • 触发器选“每天”，设置时间为非工作时间（比如凌晨2点），点击“下一步”
   • 操作选“启动程序”，程序或脚本选择FreeFileSync安装目录下的FreeFileSync.exe，添加参数（注意引号）："D:\档案增量加密触发.ffs_batch" "D:\档案加密同步云端.ffs_batch"，点击“下一步”
   • 勾选“当点击完成时，打开此任务属性的对话框”，点击“完成”
   • 在弹出的属性窗口中，勾选“不管用户是否登录都要运行”、“使用最高权限运行”，点击“确定”
2. Mac系统：
   • 打开“自动操作”（启动台搜索即可），选择“日历提醒”，点击“选取”
   • 左侧搜索“运行Shell脚本”，拖入右侧工作区，Shell选择/bin/bash，输入以下内容：

     open -a FreeFileSync --args "/Users/当前用户名/Desktop/档案增量加密触发.ffs_batch" "/Users/当前用户名/Desktop/档案加密同步云端.ffs_batch"

     注：路径替换为自己的保存路径
   • 点击右上角“文件→保存”，命名为“档案自动加密同步”，自动操作会在“日历”中创建一个同名提醒，双击提醒修改时间为凌晨2点，重复频率为“每天”，勾选“全天”（可选，或精确到分钟）

第三步：应急恢复验证

备份必须验证才能生效，建议每月做1次：

1. 从本地待加密临时目录删除任意一个小的7z加密文件（比如2024-文书-永久.7z里的一个子文件，但注意不要直接删整个临时目录）
2. 手动运行FreeFileSync的两个任务，确认删除的文件从云端同步回来了
3. 手动双击7z加密文件，输入强密码，确认能正常打开查看档案内容