数字档案馆系统档案录入全流程实操指南

一、系统环境准备与基础配置

在开始档案录入前，必须确保系统环境正确配置。以下步骤缺一不可。

1.1 服务器环境检查

登录数字档案馆系统服务器，执行以下命令检查核心服务状态：

``` 检查Java环境（假设系统基于Java） java -version 检查数据库服务（以PostgreSQL为例） sudo systemctl status postgresql-13 检查Tomcat服务 sudo systemctl status tomcat9 ```

如果任何服务未运行，使用sudo systemctl start [服务名]启动。确保防火墙开放了应用端口（默认8080）：

``` sudo firewall-cmd --permanent --add-port=8080/tcp sudo firewall-cmd --reload ```

1.2 系统管理后台初始化配置

通过浏览器访问系统管理后台（通常为http://服务器IP:8080/admin），首次登录后，按顺序完成：

• 元数据方案配置：进入“元数据管理”->“方案管理”，点击“导入”。从系统安装包的`/conf/metadata/`目录选择`standard_archive_profile.xml`文件导入。这是档案著录的核心模板。
• 存储路径设置：进入“系统设置”->“存储管理”，设置数字化文件的存放根目录。例如：/data/digital_archive/。确保该目录权限正确：sudo chown -R tomcat:tomcat /data/digital_archive。
• 用户与角色创建：为档案录入人员创建专属账号。进入“用户管理”，点击“新建”，填写用户名（如`archivist_01`）、真实姓名，角色选择“档案录入员”。权限组务必勾选“档案上传”、“元数据编辑”、“临时库管理”。

二、档案数字化预处理规范

纸质档案在录入系统前，必须完成标准化数字化处理。

2.1 文件命名规则

扫描或生成的电子文件必须遵循以下命名格式：

[档号]_[序号].[文件格式]

例如：Z034-2023-001_001.pdf。档号与实体档案一致，序号从001开始递增，对应页码或文件顺序。禁止使用中文、空格及特殊字符（除下划线和连字符）。

2.2 文件格式与质量标准

• 文本类档案：永久保存格式为PDF/A，扫描分辨率不低于300dpi，颜色模式为黑白或灰度。
• 照片类档案：永久保存格式为TIFF或无损JPEG2000，分辨率不低于600dpi，颜色模式为RGB。
• 文件大小控制：单个PDF文件建议不超过50MB，TIFF文件不超过200MB。过大文件应使用专业工具（如Adobe Acrobat）进行优化或分拆。

使用以下命令批量检查扫描件质量（需安装ImageMagick）：

``` 检查目录下所有TIFF文件的分辨率 identify -format "%f: %x x %y\n" /path/to/scans/.tiff ```

三、核心录入流程分步详解

3.1 创建档案目录（案卷/件）

登录档案员账号，进入“档案管理”->“目录管理”。

1. 点击“新建案卷”，在弹出表单中填写：档号（如Z034-2023-001）、题名、起始日期、终止日期、保管期限（永久/30年/10年）。
2. 点击“保存”，系统自动生成一个案卷级节点。
3. 选中该案卷，点击“新建文件”，为案卷内的每一份独立文件创建件级目录。每件必须填写件号（如001）、文件题名、页数。

3.2 元数据著录

点击任一文件目录的“著录”按钮，进入元数据表单。这是决定档案检索效率的关键。

根据导入的元数据方案，表单包含必填项和选填项。以下为必须完整填写的核心字段：

• 题名：准确反映文件内容，结构为“关于+事由+文种”，如“关于2023年度财务决算的通知”。
• 责任者：文件的形成单位或个人，多个责任者用分号隔开。
• 日期：文件形成的发文日期或签署日期，格式必须为YYYY-MM-DD。
• 文号：文件发文字号，如“财办〔2023〕15号”，严格按原格式录入。
• 关键词：从文件内容提取3-5个主题词，用于全文检索，词与词之间用英文逗号分隔。

填写完毕后，务必点击“保存并继续”，不要直接关闭页面。

3.3 电子文件挂接

在著录保存后的页面，找到“电子文件”区域。

1. 点击“上传”，选择预处理好的、命名规范的数字文件（如`Z034-2023-001_001.pdf`）。
2. 系统上传后，在“文件关系”下拉菜单中，选择“正文”。如果是附件，则选择“附件”。
3. 点击“关联”，完成文件与目录条目的绑定。页面会显示文件缩略图及MD5校验码，请核对。

批量挂接技巧：对于已上传至存储目录的文件，可使用“快速关联”功能。在“电子文件”区点击“本地关联”，输入文件在服务器上的绝对路径（如`/data/digital_archive/Z034-2023-001/`），系统将自动匹配并关联同名文件。

四、质量检查与入库流程

4.1 录入完整性自检

在“我的工作台”->“待办事项”中，找到“待检查条目”列表。逐条点击进入，执行以下检查：

• 检查元数据：重点核对档号、题名、日期、页数是否与实体档案完全一致。
• 检查电子文件：点击文件预览，确保文件内容清晰、完整、方向正确、无漏页。
• 检查关联关系：确保每一“件”档案都正确关联了对应的数字文件。

发现问题时，直接在当前页面修改并保存。无需退回重走流程。

4.2 提交审核与正式入库

自检无误后，在目录管理页面，勾选已完成的案卷或文件。

1. 点击顶部“提交审核”按钮，选择审核角色（如“档案审核员”）。
2. 填写提交意见，简要说明录入情况，如“2023年度财务卷，共10件，已全部录入完成”。
3. 点击“确定”，条目状态变为“待审核”，并从你的工作列表中消失。

审核员通过后，档案会自动从“临时库”转入“正式库”，完成归档。你可以在“档案查询”模块，使用档号或题名检索到已入库的档案，表示录入流程全部结束。

五、常见问题与排错

以下是在录入过程中必然遇到的具体问题及解决方法。

5.1 文件上传失败

错误信息：“文件上传服务异常”。

解决步骤：

1. 检查服务器磁盘空间：df -h /data。使用率超过90%需清理。
2. 检查Tomcat上传大小限制：编辑`/usr/local/tomcat/conf/web.xml`，找到`max-file-size`和`max-request-size`参数，确保值足够大（如设置为500MB）。
3. 重启Tomcat服务：sudo systemctl restart tomcat9。

5.2 元数据保存报错

错误信息：“字段‘XX’校验失败”。

解决步骤：

1. 返回表单，检查报错字段的格式。日期字段必须为YYYY-MM-DD，数字字段不能包含中文。
2. 如果字段内容本身正确，可能是字段长度超限。在管理后台的“元数据管理”中，找到对应字段，修改其“最大长度”属性，然后清空浏览器缓存重试。

5.3 检索不到已录入档案

在“档案查询”中搜索不到刚提交的档案。

解决步骤：

1. 确认档案状态是否为“已入库”。在“目录管理”中，筛选状态查看。
2. 检查检索条件：刚入库的档案，全文索引可能有延迟。等待5-10分钟后，使用精确档号检索。
3. 若仍无效，手动重建索引。在管理后台“系统维护”->“索引管理”中，点击“全量重建索引”。此操作耗时较长，请在非工作时间进行。