符合档案行业协会规范的档案数字化加工全流程实操指南

一、前置准备工作

1.1 明确合规要求

国内档案行业协会统一的档案数字化核心合规要求如下，所有操作都需满足以下条款：

• 完整性要求：不得缺页漏页，档案原顺序不得错乱
• 格式要求：长期保存需采用PDF/A-2b格式，分辨率不低于300DPI
• 著录要求：必须包含档号、题名、年度、保管期限四个核心必填字段
• 存储要求：需完成三份异地异质备份，满足长期保存要求
• 质量要求：OCR识别准确率不低于95%，每页内容清晰无缺损

1.2 免费工具准备

所有工具均为公开免费，无需付费可直接使用，具体如下：

• 扫描工具：支持300DPI输出的办公扫描仪，若无专用设备可使用微信内置「腾讯文档扫描」小程序，无需额外下载安装
• PDF处理工具：WPS免费版即可满足OCR识别、合并PDF需求，直接从官网https://www.wps.cn/下载安装
• PDF/A格式转换工具：免费在线转换地址：https://www.ilovepdf.com/zh-cn/convert_pdf_to_pdfa，无需登录即可使用
• 著录工具：Excel或WPS表格免费版均可

二、前期档案整理（协会要求必做步骤）

多数加工不合格的案例都是跳过这一步，按照以下流程操作即可：

• 第一步：原件整理：去除档案中的所有金属物（订书钉、回形针、夹子等），避免划伤扫描设备；对破损纸张做简单手工修补，大幅面纸张铺平，将卷内档案按照原顺序排列，检查核对页数，若存在缺页，需在备注栏注明缺页位置、原因，不得私自补页。
• 第二步：建立著录表格：打开空白表格，直接复制以下表头到第一行即可使用：

  ```
  档号,题名,年度,保管期限,页数,备注
  ```
  

  每一卷档案对应一行记录，如实填写所有字段信息即可。

三、数字化加工实操步骤

3.1 扫描操作

按照以下参数设置扫描，一步符合协会分辨率要求：

• 专用扫描仪：设置参数为分辨率300DPI，彩色档案用24位真彩色，灰度档案用16位灰度，单页导出为JPG格式，文件名统一命名规则为「档号-三位页号」，例如：2023-XZ-001-001，方便后续排序。
• 手机小程序扫描：打开「腾讯文档扫描」，进入设置将输出分辨率调整为300DPI，扫描单页后导出为JPG，命名规则和扫描仪一致即可；大幅面档案分块扫描后，在WPS中拼接为完整一页即可。

3.2 合并、识别与格式转换

• 1. 将同一卷档案的所有扫描JPG按照文件名排序，批量导入WPS，合并为单个PDF文件。
• 2. 在WPS中点击「特色应用」-「OCR识别」-「识别当前文档所有页面」，识别完成后保存带可检索文字的PDF版本。
• 3. 打开上文给出的PDF/A转换工具，上传生成的可检索PDF，选择转换为PDF/A-2b格式，下载转换后的文件，命名为「对应档号.pdf」，即得到符合协会要求的最终数字化文件。

四、协会标准质量校验流程

必须完成三轮校验，全部合格才能进入归档环节：

• 第一轮：完整性校验：对照著录表格中的页数，核对PDF总页数，一致即为合格；逐页检查PDF内容，没有歪斜、黑边、缺字、反光遮挡即为合格，不合格页重新扫描。
• 第二轮：合规性校验：检查PDF格式是否为PDF/A-2b，打开文件后在属性中即可查看格式信息，不对重新转换；抽查OCR识别准确率，随机选3页，错字率不超过5%即为合格，低于标准重新识别。
• 第三轮：一致性校验：核对PDF文件名和著录表格中的档号，确保一一对应，没有错配，批量加工按照10%比例抽检，10卷以内全检。

五、归档存储落地

按照档案行业协会要求，完成三级备份即可：

• 第一份：在线工作备份，存放在单位内部专用档案服务器/本地硬盘，设置文件为只读权限，防止误改误删。
• 第二份：异地备份，存放在距离本地站点不少于50公里的异址存储设备，推荐使用蓝光光盘作为存储介质，满足30年以上长期保存要求。
• 第三份：离线冷备份，将所有数据拷贝到专用加密移动硬盘，存放在防潮防火的专用档案柜中，定期每三年检测一次数据完整性。

最后按照协会要求生成加工报告，可直接复制以下模板使用：

```
档案数字化加工合规报告
加工批次：[填写批次编号]
加工总量：共XX卷，XX页
合格情况：合格XX卷，不合格XX卷，不合格说明：[填写原因]
备份位置：1.本地备份：[位置] 2.异地备份：[位置] 3.离线备份：[位置]
加工负责人：[姓名] 加工日期：[YYYY年MM月DD日]
```

将加工报告和著录表格一起归档后，整个符合档案行业协会规范的档案数字化加工就全部完成，可直接交付或入库保存。