毕节市各级党政企事业单位档案整理零门槛规范全流程实操指南

一、前置准备：所需工具与基础规范明确

开始整理前必须完成这一步，否则后续返工率超80%。

1.1 实体档案工具清单（无预算限制可替换同功能）

• 档案盒：GB/T 11822-2008标准，毕节市档案馆常用牛皮纸档案盒（背脊厚度1cm/2cm/3cm/5cm可选，文件数量≥50用2cm，≥100用3cm）
• 装订工具：三孔一线装订机（必须带打装订孔定位标尺）、蜡线（长度≥档案盒高度×2+背脊厚度×2+20cm余量）、针锥（备用手动打孔）、剪刀
• 分类标识工具：白色不干胶标签纸（背脊标签尺寸1.5cm×18cm/2cm×20cm，对应档案盒厚度）、黑色签字笔（必须用0.5mm或1mm的碳素/蓝黑墨水笔）、铅笔（用于临时标注，最后必须擦除）
• 其他辅助工具：起钉器（必须去掉所有金属钉：订书钉、回形针、大头针）、直尺（30cm，用于标签对齐）、湿纸巾（擦除铅笔痕迹，避免污损文件）

1.2 基础前置规范（毕节市统一执行《贵州省档案整理规则》）

• 整理范围：仅整理本单位形成满1年的、具有保存价值的正式文件（会议记录、领导讲话稿草稿、传阅单原件、财务凭证存根等均属正式文件）
• 保存期限划定：必须按贵州省档案局统一标准划分为永久、30年、10年三类，不确定期限的往长了划

二、实体档案整理核心四步（毕节市档案馆认可唯一流程）

2.1 第一步：去钉+修整文件

这是最容易卡壳但必须做的细节：

• 去钉顺序：从文件最后一页的金属钉开始拆，避免拆坏首页签字盖章页
• 文件修整：破损页用GB/T 10659-2008标准的无酸纸粘贴（超过A4纸的图纸/长文件，必须按A4尺寸折叠，折叠线避开装订线和文字）
• 临时固定：修整好的单份文件用回形针临时夹左上角（正式装订前必须去掉）

2.2 第二步：分类+排列文件

分类必须严格遵循“年度→保管期限→机构（问题）”三层逻辑：

• 年度划分：以文件落款时间为准（跨年度的会议纪要/合同，以结束时间为准；无落款时间的，以文件印发/签收时间为准）
• 保管期限划分：永久类放最前，30年次之，10年最后
• 机构（问题）划分：优先选“机构”逻辑（即按办公室、财务科、业务科等科室分）；小单位无明确科室的，选“问题”逻辑（即按综合管理、业务工作、财务审计等分）
• 单份文件排列：同一机构（问题）下的文件，按时间从早到晚排列（正文在前，附件在后；请示在前，批复在后；转发文在前，被转发文在后；会议通知在前，签到表、纪要在后）

2.3 第三步：装订+编号

• 三孔一线装订：
  1. 将同一类排列好的文件对齐，用定位标尺确定3个装订孔的位置：孔距文件左边距1.5cm，孔间距7.5cm（3孔总长度15cm）
  2. 用装订机打3个孔，穿蜡线：从中间孔穿入，两端分别穿过左右孔，再绕回中间孔系死结（死结必须藏在背脊方向，正面看不到）
• 文件编号：
  1. 用碳素/蓝黑墨水笔在每页文件右上角空白处写页码（页码从“1”开始，连续编号，空白页不编号）
  2. 若同一装订册有多份独立文件，每份文件的首页右上角空白处，除页码外，还要用铅笔写临时的“件号”（同一保管期限同一机构（问题）下从“1”开始连续编件号，正式入盒前再用碳素笔确认）

2.4 第四步：装盒+填写标签

• 装盒要求：
  1. 同一档案盒只能装同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）的文件
  2. 装盒厚度不得超过档案盒标注厚度（一般留0.5cm余量，方便取放）
• 标签填写：
  1. 背脊标签：用黑色签字笔竖排填写，从上到下依次为“年度”“保管期限”“机构（问题）”“起止件号”“档号”（档号由毕节市档案馆统一预编，未预编的可先留空）
  2. 盒面标签：横排填写，与背脊标签内容完全一致
  3. 盒内备考表：放在档案盒最后一页，用碳素/蓝黑墨水笔填写“整理人”“整理日期”“盒内文件情况说明”（若有缺页、破损等情况必须说明，无情况则写“无”）

三、电子档案同步整理（仅配合实体档案的基础版）

毕节市要求实体档案整理完成后，必须同步整理电子目录，操作步骤如下：

• 下载贵州省统一电子目录系统：访问贵州省档案局官网（http://www.gzdaj.gov.cn/）→点击“政务服务”→点击“档案业务系统下载”→下载“贵州省档案目录管理系统（单机版）V2.0”
• 安装系统：双击安装包→按提示点击“下一步”→安装路径选D盘或E盘（不要选C盘，避免系统重装丢失数据）
• 录入目录：
  1. 打开系统→选择“新建项目”→项目名称填写“XX单位202X年度档案”→保存
  2. 点击“录入目录”→按系统提示依次填写“档号”“件号”“年度”“保管期限”“机构（问题）”“责任者”“文号”“文件题名”“成文日期”“页数”“备注”（其中“责任者”填发文单位全称，“文件题名”必须用文件原件的全称，“成文日期”用8位数字表示，比如20240520）
  3. 录入完成后→点击“导出目录”→导出格式选DBF或Excel（DBF格式用于上报档案馆，Excel格式用于本单位备份）

四、常见卡壳问题解决

• 问题1：找不到文件落款时间：解决办法——查文件的收文登记本、发文稿纸、信封邮戳，以最早能确定的时间为准
• 问题2：图纸折叠后文字被挡住：解决办法——在折叠线处加一张无酸纸的“衬纸”，衬纸宽度比图纸折叠后的宽度多1.5cm，方便露出文字
• 问题3：电子目录系统打不开：解决办法——关闭防火墙和杀毒软件，重新安装系统；若仍打不开，联系毕节市档案局技术科（电话：0857-8222XXX）