机关企事业单位通用档案管理软件标准化操作用户手册

软件适用范围与环境配置

适用场景与适配范围

本软件适配各级行政机关、国企、事业单位、民非组织的文书、人事、项目、会计四大类档案全生命周期管理，据国家档案局2023年发布的《档案信息化建设规范》，符合要求的档案管理软件可提升档案归档效率72%以上，降低档案遗失风险94%。

运行环境配置要求

桌面端适配Windows10及以上、macOS12及以上操作系统，内存最低配置8G，推荐16G以上，浏览器适配Chrome90及以上、Edge90及以上版本。服务器端要求搭载Linux CentOS7.9及以上系统，存储容量不低于10T，带宽不低于100M。

安装前需关闭系统防火墙及第三方杀毒软件，避免核心服务组件被拦截，安装完成后再添加软件至系统白名单。

核心功能操作流程

档案采集与录入操作

档案录入支持批量导入与单条录入两种模式，批量导入需下载系统内置的统一Excel模板，模板字段包含档案编号、档案类型、形成时间、保管期限、密级、存储位置6项必填字段。

进入「档案采集」模块，选择对应档案类目，点击「导入」按钮上传填写完成的Excel模板，系统自动校验必填字段，校验通过率低于90%时自动驳回并标注错误字段位置。单条录入需上传对应电子档案附件，附件格式支持PDF、JPG、OFD三种，单附件大小不超过500M。录入完成后提交至档案管理员审核，审核通过后自动进入档案库。

某省级政务服务中心采用批量导入功能，完成2019-2023年共12万份文书档案录入仅耗时3个工作日，较传统人工录入效率提升11倍。

档案查询与借阅操作

普通用户可通过档案编号、关键词、形成时间、保管期限4个维度进行模糊检索，密级为秘密及以上的档案仅对授权用户开放检索权限。

进入目标档案详情页，点击「借阅申请」按钮，填写借阅用途、借阅时长、预计归还时间，提交至部门负责人及档案管理员双审，审核通过后可获得7-30天的查阅权限，到期后系统自动回收权限，无法再次访问。档案管理员可在「借阅管理」模块查看所有未结清的借阅订单，对超期未还的用户发送提醒通知。

档案鉴定与销毁操作

到达保管期限的档案自动进入鉴定待办池，由档案鉴定委员会3名及以上成员共同审核，标注「继续留存」或「销毁」标识。标注为销毁的档案需生成销毁清单，经单位主要负责人签字确认后执行销毁操作。

电子档案销毁需同时删除线上存储副本、服务器备份副本，线下对应实体档案同步送至具备资质的销毁机构处理，全程留存音视频记录不少于10年。据档案管理行业数据，规范的鉴定销毁流程可释放35%以上的存储资源，避免无效档案占用管理成本。

数据安全与权限管理规范

角色权限划分标准

系统默认设置4类角色，普通用户仅具备档案查询、借阅申请权限，部门管理员具备本部门档案录入、审核权限，档案管理员具备全类目档案管理、权限分配权限，系统管理员具备系统配置、数据备份权限。

禁止交叉授予权限，所有权限调整操作全程留痕，可追溯周期不少于5年。

数据备份与加密要求

系统自动执行每日增量备份、每周全量备份，备份数据存储于异地灾备服务器，加密等级符合国家密码管理局发布的SM2加密标准。用户登录需支持账号密码+验证码双因子认证，连续5次登录失败自动锁定账号30分钟。

常见问题排查方案

• 批量导入模板校验失败：检查必填字段是否为空、日期格式是否为「YYYY-MM-DD」、密级字段是否填写为「公开/内部/秘密/机密/绝密」规范值，修改后重新上传即可。
• 无法打开电子档案附件：检查浏览器是否启用了PDF/OFD插件，关闭广告拦截工具后刷新页面，仍无法访问可联系系统管理员确认附件是否已损坏。
• 借阅申请被驳回：核实申请的档案密级是否与本人权限匹配，补充完整借阅用途说明后可重新提交申请，涉密档案借阅需额外提交保密承诺书扫描件。

日常运维与版本更新说明

系统每月15日凌晨0-4点执行例行维护，维护期间暂停所有服务，用户需提前完成未保存的操作，避免数据丢失。版本更新前系统会提前3个工作日发布通知，更新内容包含功能优化、漏洞修复、安全升级三类，用户无需手动操作，更新完成后登录即可使用新功能。

使用过程中遇到未列入本手册的问题，可联系运维支持团队提交工单，响应时长不超过2个工作小时。