前两年我在公司当半个兼职档案管理员的时候，那简直是体验了一把村口小卖部老板的日常，三天两头就碰到档案管理系统数据统计不准确的糟心事，就跟你盘货的时候明明记着进了30箱可乐，卖了20箱，货架上只剩8箱，剩下2箱凭空消失了似的，我当时为了找这消失的“2箱可乐”，连续加了三天班，差点把电脑给砸了。踩了小半年的坑总算是摸透了这里面的门道，今天把干货全给你们抖出来，省得你们再走我走过的弯路。
别上来就怪系统不好用，我当初上来就怂恿老板换系统，花了十几万换完还是出问题，才发现80%的问题都是人作的，总结下来就三个原因：
我当时就是按下面这三步来弄的，弄完之后连续两年没出过统计不准的问题，年底审计的时候一次就过，领导还给我发了500块奖金，香得很。
首先要做的就是全量数据清洗，就跟你把小卖部所有商品都倒出来挨个核对标签似的，把错的、重复的、乱标的全给改过来。优先查3类数据：重复条目、字段缺失条目、字段格式不统一条目，比如身份证号是不是都是18位，人名有没有同音不同字的，部门名称是不是统一，我当时花了整整一周洗数据，光“行政部”这个字段，就搜出来“行政”“行管部”“总经办行政组”“后勤组”四个不同的叫法，全部统一成标准名称之后，第一次拉统计报表，准确率直接从60%飙到了92%。
你别嫌麻烦，这一步做到位，80%的档案管理系统数据统计不准确的问题直接就没了，就跟你追对象似的，前期把人家喜好摸清楚了，后期才不会踩雷，付出总有回报，冲就完了！
洗完数据之后就得给录入环节上规矩，不能再让人瞎填了，首先要把录入规则做成强校验：比如录人员档案必须关联唯一工号，工号重复了系统直接弹提醒不让提交，部门、岗位这些固定字段只能从下拉框选，不能自己随便瞎输，从源头保证录入数据的规范性。
然后能打通的系统尽量都打通，要是你们公司有技术团队，就让他们把档案系统和HR、OA的接口打通，员工入职自动同步基础信息到档案系统，离职自动标记为离职档案，项目结项OA走流程的时候自动触发归档提醒，从源头减少人工录入的出错概率。要是没有技术团队也没关系，现在很多成熟的档案管理系统都自带预制接口，点点鼠标就能对接主流的办公系统，不用写代码，我现在用的那个系统就是这么弄的，对接完之后，我再也没碰到过人员信息不对导致的统计错误。
最后一定要把权限收严，什么角色能看什么档案、能改什么内容都要设好，所有操作都要留日志，谁录的、谁改的、谁删的都要记的明明白白，出了问题直接就能找到人。这不就跟你家小卖部装了个自动记账的收银系统，再加个看门的保安，出错概率直接降到零，稳赚不赔的买卖好吧！
别以为做完前面两步就一劳永逸了，再好的系统也架不住偶尔有漏网之鱼，我现在固定每周五下午花20分钟，抽10%的档案做线上线下比对，每月底拉一次全量统计报表和实际档案库存做核对，有问题当场就改，再也没出现过年底审计的时候要找档案找不到，统计数据对不上的情况。
真的，你养成这个习惯，档案管理系统数据统计不准确的问题根本找不到你头上，就跟你每天关店的时候都盘一遍当日的货，有问题当天就找出来了，不会等到年底才发现少了半箱可乐，勤快一点，麻烦少一点，奥利给！
我前前后后踩了快半年的坑，中间还怂恿老板换过一次档案系统，结果换完还是出现档案管理系统数据统计不准确的问题，后来才搞明白，80%的问题都不是系统的问题，是使用习惯和规则的问题，要是你按我上面说的三步都做了，还是天天碰到统计不准的情况，那大概率是你选的系统太拉胯。
我现在用的这个系统我自己用了两年多，除了我自己录错的情况，从来没出过系统统计出错的问题，真不是打广告，我纯纯是踩坑踩怕了，想给同病相怜的兄弟姐妹们省点事，需要的话你可以私我，我把我用的这个链接发你，你自己去试用，合适就用不合适就拉倒，反正免费试用也不吃亏。
说真的，档案这玩意平时没人在意，真到要审计、要评资质、要查员工工龄的时候，差一个档案都能把你急得满头汗，把档案管理系统数据统计不准确的问题搞定了，你平时上班都能多摸半小时鱼，不用天天被领导追着要报表要数据，香得很好吧！
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