零门槛轻量开源档案管理软件搭建与基础资料归档实操指南

一、准备工作：明确轻量开源工具与运行环境

1.1 工具选择

本文选用Teedy——一款支持多平台、带全文检索、支持标签分类的轻量开源档案管理工具，无需复杂数据库依赖。

1.2 运行环境搭建（Windows为例）

• 安装Java JRE 17+：Teedy仅支持Java 17及以上版本，下载地址为https://adoptium.net/zh-CN/temurin/releases/?version=17&os=windows&arch=x64&package=jre，下载.msi文件后双击按默认步骤安装，无需额外配置环境变量。
• 验证Java环境：按下Win+R键，输入cmd回车，在命令窗口输入java -version，回车后显示版本号≥17即可。

二、Teedy软件安装与启动

2.1 软件下载

直接访问Teedy GitHub发布页获取最新稳定版：https://github.com/sismics/docs/releases/latest，滚动页面找到Assets区域，下载docs-windows.zip文件。

2.2 解压与目录整理

• 解压文件：右键docs-windows.zip，选择“解压到当前文件夹”，生成docs文件夹。
• 转移目录：建议将docs文件夹转移到非系统盘根目录（如D:\Teedy），避免系统还原丢失数据。

2.3 启动与初始化

• 启动服务：进入D:\Teedy\bin目录，找到startup.bat文件，双击运行，弹出的黑色命令窗口不要关闭。
• 首次访问：打开Chrome/Edge浏览器，在地址栏输入http://localhost:8080/docs回车，进入初始化页面。
• 创建管理员账号：
  • 输入管理员用户名（如admin）、密码（至少8位，建议含字母数字）、确认密码。
  • 设置存储路径（如D:\Teedy\Data，需提前创建该文件夹，注意路径中不要有中文）。
  • 点击“Initialize”按钮，等待10-30秒，页面自动跳转到登录界面。

三、Teedy核心功能配置

3.1 全文检索配置（提升搜索效率）

• 登录管理员账号：输入初始化的用户名密码登录。
• 启用OCR识别（可选但推荐）：
  • 访问https://github.com/sismics/teedy-ocr/releases/latest，下载teedy-ocr-windows.zip，解压到D:\Teedy\目录下生成teedy-ocr文件夹。
  • 进入D:\Teedy\teedy-ocr\bin，找到startup-ocr.bat，右键以管理员身份运行，黑色命令窗口同样不要关闭。
  • 回到Teedy网页端，点击右上角头像→“Settings”→左侧“OCR”，勾选“Enable OCR”，OCR URL输入http://localhost:8081，点击“Save”。

3.2 创建基础分类体系

• 创建目录树（即档案柜/文件夹结构）：
  • 点击左侧导航栏的“Directories”→右上角“+ Add directory”。
  • 输入名称（如“合同档案”），选择父目录（首次选择“Root”），点击“Add”。
  • 重复操作创建子目录，如“合同档案”下创建“采购合同”“销售合同”。
• 创建标签（多维度分类）：
  • 点击左侧导航栏的“Tags”→右上角“+ Add tag”。
  • 输入名称（如“2024年”“已归档”“电子版”），可选择颜色（区分标签属性），点击“Add”。

四、基础资料归档实操

4.1 单份/批量上传档案

• 单份上传：
  • 点击左侧导航栏的“Documents”→右上角“+ Upload document”。
  • 在弹出的窗口中：
    • 点击“Choose a file”选择本地文件（支持PDF、Word、Excel、图片等）。
    • 设置标题（必填，自动提取文件名可修改）、选择目录（必填）、添加标签（可选，可多选）、设置创建日期（默认当前时间，可修改为文件生成时间）、添加备注（可选）。
    • 勾选“Enable OCR”（如果已配置OCR，PDF/图片会自动提取文字用于全文检索）。
    • 点击“Upload”完成上传。
• 批量上传：
  • 点击左侧导航栏的“Documents”→右上角“+ Upload document”。
  • 按住Ctrl键选择多个本地文件，或直接拖拽文件到上传窗口。
  • 后续操作与单份上传一致，所有文件会应用相同的目录、标签等设置。

4.2 档案搜索与查看

• 全文检索：在顶部搜索框输入关键词（如“采购合同 2024年”），支持模糊匹配、多标签/目录筛选（点击搜索框左侧的“Filters”可添加目录、标签、创建日期范围、文件类型等条件）。
• 档案查看：点击搜索结果或Documents列表中的档案卡片，可在线预览PDF、图片，Word/Excel需点击右上角“Download”下载后查看。

4.3 档案编辑与归档

• 编辑档案：在档案详情页点击右上角的“Edit”，可修改标题、目录、标签、备注、创建日期，修改后点击“Save”。
• 标记归档（逻辑锁定防止误删）：在档案详情页点击右上角的“Edit”，勾选“Archived”，点击“Save”，归档后的档案无法直接删除，需先取消勾选。

五、日常维护与数据备份

5.1 服务关闭

进入D:\Teedy\bin目录，找到shutdown.bat双击运行，关闭Teedy主服务；进入D:\Teedy\teedy-ocr\bin，找到shutdown-ocr.bat双击运行，关闭OCR服务。

5.2 数据备份

Teedy的所有数据（包括档案文件、目录树、标签、账号）都存储在初始化时设置的存储路径中（如D:\Teedy\Data），只需定期将整个Data文件夹复制到U盘/云盘即可完成备份。

5.3 数据恢复

将备份的Data文件夹覆盖到新的Teedy存储路径中，重新启动主服务和OCR服务即可恢复所有数据。