企业办理档案管理软件档案认证资质申请全流程实操指南

一、前置准备材料清单

提前准备以下所有材料，避免申报中途中断，所有要求明确，直接对照准备即可：

• 申报企业的营业执照扫描件，分辨率要求300DPI，保存为PDF格式，大小控制在10MB以内
• 待认证档案管理软件的完整安装包、用户操作手册、需求规格说明书，安装包打包为zip格式，大小不超过10GB，所有文档统一转为PDF格式
• 软件的计算机软件著作权登记证书扫描件，必须在有效期内，PDF格式大小不超过5MB
• 具备CMA资质的第三方机构出具的软件产品检测报告，检测项目必须包含功能符合性、数据安全性，报告出具时间不超过1年
• 填写完整并加盖企业公章的《档案管理软件测评认证申报表》，申报表模板可在申报平台提前下载，必须机打填写，不能手写，盖章后扫描为PDF
• 若为多个主体联合开发申报，额外准备联合申报合作协议扫描件，所有主体的资质材料都需要单独上传

二、认证申请全流程实操步骤

1. 账号注册与登录

直接打开官方申报平台地址： ``` https://pjpt.sa.gov.cn ```

首次申报需要先注册企业账号，操作步骤无省略：

1. 点击首页右上角「企业注册」按钮，进入注册页面
2. 按要求填写统一社会信用代码、企业全称、法定代表人姓名、申报联系人手机号、邮箱
3. 输入手机收到的验证码，设置登录密码，密码要求：长度8-16位，必须包含大小写字母、数字、特殊字符中至少三种
4. 提交注册后，等待平台1-3个工作日完成账号资质初审，审核通过后即可登录系统

2. 填写申报信息并上传材料

登录成功后，点击左侧菜单栏「档案软件认证申报」→「新增申报」，按页面提示逐项填写：

核心注意事项：软件名称、版本号必须和软件著作权登记证书上的内容完全一致，V1.0不能简写为V1，避免初审不通过

填写完基础信息后，按页面对应项目上传提前准备好的材料，所有文件命名规则统一为：「软件名称-材料类型-企业名称」，例如「XX智慧档案管理系统-软著证书-XX科技有限公司.pdf」，全部上传完成后，逐一核对每个项目的上传状态，确认显示「上传成功」再进行下一步。

3. 提交初审与缴费

核对所有信息无误后，点击「提交申报」，平台会在5个工作日内完成材料初审，初审结果会通过短信和系统通知发送给联系人。

初审通过后，登录系统在「我的申报」中下载缴费通知单，按照通知单标注的对公账户转账缴费，转账备注必须填写：「档案软件认证+申报编号+企业名称」，缴费完成后将转账凭证上传到系统对应位置，财务一般1-3个工作日确认到账。

4. 配合完成技术测评

缴费确认完成后，平台会在10个工作日内分配测评专家组，根据软件部署形式不同，测评分为两种：

• 本地部署软件：提前搭建好完整的测试环境，导入测试用档案数据，等待专家上门测评，安排1名熟悉软件功能的开发/实施人员对接即可
• SaaS云部署软件：提前为专家组开通最高权限测试账号，开放所有功能模块，远程配合专家完成测试即可

测评核心内容围绕GB/T 13966-2017《档案管理软件功能要求》展开，若存在不合格项，平台会给出15个工作日的整改期，整改完成后提交复测即可，一般小问题复测都能通过。

5. 获取认证证书

测评合格后，国家档案局会在官方网站公示合格名单，公示期为7个工作日，公示无异议的，即可登录申报系统下载电子认证证书，纸质证书会按申报填写的地址邮寄到企业。

三、常见卡壳问题解决方法

• 初审不通过提示格式不符：不要直接上传手机拍照的材料，使用扫描APP（如扫描全能王）扫描后导出PDF，分辨率设置为300DPI，文件过大的用免费在线PDF工具压缩，保持清晰度即可
• 注册后超过3天没通过账号审核：直接拨打平台官方咨询电话010-55602218，提供企业统一社会信用代码即可查询进度，当场就能完成人工审核
• 测评常见不合格项：最常见的是档案分类不符合国家标准、数据加密不满足要求，提前对照GB/T 13966-2017标准调整功能，整改后就能通过复测

四、认证后维护要求

拿到认证证书后，需要注意以下规则，避免证书失效：

• 认证证书有效期为5年，有效期届满前3个月需要提前在系统申请复核，延续有效期
• 软件大版本更新（如V1.0升级到V2.0）需要重新申报认证，小版本迭代（如V1.0升级到V1.1）不需要重新申报
• 企业主体名称、地址变更后，需要在30个工作日内登录系统提交变更申请，更换新的认证证书