保定机关企事业单位档案数字化标准化加工全流程实操指南

前期准备工作

工具与物料准备

你需要提前准备以下工具，满足保定档案数字化接收要求：

• 硬件：支持A3幅面的扫描仪，要求扫描分辨率≥300DPI，同时具备馈纸批量扫描和平板扫描功能，满足普通档案和老旧不规则档案扫描需求
• 软件：批量OCR识别工具，直接下载开源免费的天若OCR：https://gitee.com/taurandat/tianruoocr-opensource，解压即可使用无需安装；PDF压缩工具使用免费在线工具：https://www.ilovepdf.com/zh-cn/compress-pdf
• 物料：美工刀、无酸胶带、软毛刷，用于处理破损档案和去除胶水残留

实体档案预整理

按照保定市档案分类要求完成预整理，步骤如下：

1. 文书档案按年度-机构-保管期限分类，项目档案按项目-单项工程分类，会计、声像档案按对应规范分类
2. 拆除所有档案的金属装订物，包括订书钉、回形针、装订针，避免损伤扫描仪
3. 对破损页面用无酸胶带修补，文字被装订边压住的档案，拆开后展平，扫描完成后再重新装订，避免漏扫文字
4. 超大幅面纸张按规范折叠，折叠时露出档号和标题位置，不遮挡正文内容

标准化数字化加工流程

1. 扫描参数设置与操作

扫描参数必须严格按要求设置，不符合要求会导致移交被退回：

• 分辨率：固定设置为300DPI，老旧褪色档案调整为400DPI
• 色彩模式：红头文件、彩色图纸、带印章的档案必须用彩色模式扫描，黑白文字档案可用灰度模式，纯文字打印档案可用黑白模式
• 命名规则：严格遵循保定档案接收要求，单份档案文件名格式为：全宗号-年度-机构代号-保管期限代号-件号，示例：01-2023-03-Y-0015，其中Y代表永久，J代表30年，S代表10年

扫描时保证页面居中对齐，歪斜角度不超过1度，扫描后即时检查是否缺页、漏扫。

2. 图像处理与PDF合并

扫描完成后做基础图像处理：

1. 自动纠偏，裁剪扫描产生的多余黑边，清除页面污渍
2. 将同一份档案的所有页面按顺序合并为单个PDF文件，不得拆分多份存储
3. 检查PDF页面顺序，确保和实体档案顺序一致，错序立即调整

3. OCR全文识别

保定要求移交的电子档案必须全文可检索，操作步骤：

1. 打开下载好的天若OCR开源版，点击顶部菜单栏「功能」→「批量PDF识别」
2. 导入所有合并好的图片PDF，设置输出路径，勾选「输出可检索PDF」选项
3. 点击开始识别，等待批量处理完成即可，该工具识别准确率可达95%以上，满足档案要求

质检与合规调整

一级加工自检

加工完成后逐份检查以下项目，全部合格才能进入下一环：

• 文件名是否符合要求，无错号、缺项，命名格式错误立即修改
• 扫描清晰度是否达标，无模糊、缺字、漏页情况
• PDF是否可正常打开，全文可检索，识别错误率超过5%的手动修正错误文字
• 单份PDF大小超过50M的，用前文给出的在线压缩工具做无损压缩，压缩后清晰度不下降

二级交叉质检

由另一名加工人员对全部档案做100%交叉复检，不合格档案打回重加工，确保整体合格率100%，符合保定市档案馆接收标准。

数据封装与移交归档

数据封装规范

按照要求整理目录和文件夹：

1. 按分类层级建立文件夹，根文件夹命名为「全宗号-年度-档案类型」，下级文件夹按保管期限拆分
2. 生成标准档案目录Excel，表头可直接复制使用：全宗号、目录号、年度、机构代码、件号、责任者、文号、题名、日期、保管期限、页数、备注
3. 将目录Excel放在根文件夹根目录，所有PDF按件号放入对应下级文件夹

移交与入库

如果是移交保定市档案馆，需将完整数据拷贝至2块全新的3.5寸移动硬盘，一块移交档案馆，一份单位自留备份；如果是单位内部归档，将目录信息导入单位档案管理系统，关联对应电子PDF文件，完成入库即可。

常见问题解决

• 超大图纸：实体按规范折叠，电子档保留完整原始幅面，不得裁剪，文件名后缀加「-图纸」标识
• 老旧档案字迹模糊：扫描时调整为400DPI灰度扫描，可大幅提升清晰度，满足识别要求
• 涉密档案：按照保定保密管理要求，必须在单位内部涉密网环境加工，不得外传实体和电子数据