踩过N次档案管理乱坑墙裂说档案软件档案扫描设备认证不能省

开头先掏心窝子：我差点成单位档案界的“千古罪人”

上个月人事经理还拍我肩膀夸“小吴这小伙子，刚接岗档案数字化半个月，就风风火火把两台国产平价扫描仪、一套网上找的免费破解版档案软件搬回来了，会省钱嘛！”结果这周就被档案局的抽查通知吓得差点把键盘砸进档案柜缝——隔壁兄弟单位上个月刚因为设备和软件没认证，全库新扫的10万份退休档案全部重扫，加班三个月，年终奖泡汤一半，经理助理都熬出熊猫眼升级版黑眼袋黑眼圈连成片的那种。

当时我抱着那两台崭新的“三无感觉”国产小杂牌（后来查才知道确实没证）和破解版弹出一堆小广告的“牛皮癣档案盒”似的软件，蹲在档案室哭唧唧给档案群里的前辈发红包抱大腿，前辈才甩给我一堆干货，顺带传授了他的魔性档案认证梗体系——今天我就用这套梗加我踩的坑给你们唠明白：档案软件档案扫描设备认证档案软件档案扫描设备认证档案软件档案扫描设备认证到底是啥“保命符”啊！

档案软件档案扫描设备认证，到底是个啥魔性玩意儿？

先唠档案扫描设备认证：相当于给你的“档案复印机plus”盖个国字号“合格厨师证”

前辈说，以前大家觉得档案扫描就是把纸放进机器“咔嚓咔嚓”变PDF就行，就像把菜扔进微波炉转两下加热——可档案局不认啊！档案局说，咱们存的退休档案、基建档案、财务凭证，那都是“单位的传家宝菜”，传家宝菜不能随便用路边摊没健康证的厨师、破破烂烂的锅铲来做，万一做坏了味道（图像失真）、甚至把原材料给糟蹋了（卡纸撕坏档案原件）、还偷偷加了不该加的“添加剂”（后台偷偷传数据泄密），那可是砸锅卖铁都赔不起的大事！

那档案扫描设备认证，就是国家市场监督管理总局、国家档案局联合给“合格的传家宝菜厨师”发的健康证+厨师证双认证！具体来说是啥证？前辈甩给我一堆加粗的词儿让我记牢：

• 针对扫描仪的，有国家保密局涉密信息系统产品检测证书（如果你们单位有涉密档案的话，这个是硬通货，没这个别碰涉密活）、国家档案局办公自动化设备扫描仪检测证书（非涉密通用的，最基本的保命符）；
• 如果你用的是一体机兼顾打印复印扫描的，那办公自动化设备多功能一体机检测证书也得有！

当时我抱着侥幸心理查了我买的那两台小杂牌：官网连个检测报告的链接都找不到，连个“符合某某标准”的小字说明都没有，只有“价格屠夫、扫描速度快如闪电、大学生创业首选”这种土到掉渣又没用的宣传——简直就是路边摊卖煎饼果子的小推车，连个营业执照都没有，谁敢天天吃啊！

再唠档案软件认证：相当于给你的“传家宝菜收纳柜”贴个国字号“防潮防蛀防盗防火合格标签”

说完了厨师锅铲，咱们再说说装菜的柜子——破解版档案软件，说白了就是淘宝9块9包邮的“三无纸箱子”，看起来能装东西，其实一碰就碎，下雨就潮，还容易被小偷（黑客）光顾！那国字号认证的档案软件呢？就是故宫博物院用来装文物的金丝楠木柜子，防潮防蛀防盗防火，连灰尘都能过滤掉！

档案软件认证的种类也很多，前辈说根据你们单位的需求选就行，但最基本的两个肯定不能少：

• 国家档案局档案管理软件功能检测证书——这个相当于金丝楠木柜子的“合格收纳功能标签”，比如能不能自动归档、能不能自动编目、能不能全文检索、能不能打印符合规范的档案目录、能不能导出符合国家标准的电子档案格式（比如PDF/A，这个格式是永久保存的电子档案专用格式，就像给传家宝菜装了真空包装，放一百年都不会坏）；
• 如果你们单位有涉密需求，那国家保密局涉密信息系统集成资质证书（软件开发类）或者国家保密局涉密信息系统产品检测证书（软件类）也得安排上！

当时我把那个破解版软件卸了的时候，弹出了一堆色情游戏的安装包，吓得我赶紧拔了网线，用杀毒软件杀了三遍——简直就是“三无纸箱子”里藏了一堆蟑螂老鼠啊！现在想想都后怕，要是那些安装包里有病毒，把单位以前存的50万份电子档案全给删了，我真的要卷铺盖滚蛋，还要背上一辈子的“档案破坏者”骂名！

过来人掏心窝子的省钱攻略：档案软件档案扫描设备认证不是乱花钱，是赚大钱！

说到这里，肯定有很多刚接岗档案数字化的小伙伴和以前的我一样，觉得档案软件档案扫描设备认证档案软件档案扫描设备认证档案软件档案扫描设备认证太贵了，买一台认证的扫描仪要一两万，买一套认证的档案软件要几万甚至十几万，不如买个小杂牌+破解版省钱——前辈说，这种想法简直就是“捡了芝麻丢了西瓜”，甚至是“捡了芝麻炸了厨房”！

前辈给我算了一笔账：

首先说隔壁兄弟单位的教训：两台没认证的小杂牌扫描仪+一套没认证的免费软件，一共花了不到5000块钱；结果全库新扫的10万份退休档案全部重扫，找了一家专业的档案数字化外包公司，重扫一份要1块5，一共花了15万；还被档案局通报批评，单位的年度评优评先资格全没了，全体员工的年终奖少发了10%，大概总共损失了50万！50万啊！可以买30台认证的国产扫描仪、可以买好几套认证的通用档案软件了！

然后说前辈自己的经验：前辈5年前接岗档案数字化的时候，一开始也想买小杂牌+破解版，后来被他的师傅骂醒了，咬咬牙买了两台认证的国产扫描仪（每台1万2，一共2万4）、一套认证的通用档案软件（5万，可以用10年，每年才5000块钱）；到现在为止，单位已经顺利通过了5次档案局的抽查，没有出过任何问题，年度评优评先资格从来没丢过，全体员工的年终奖每年都能多拿5%；而且前辈自己还因为档案数字化工作做得好，去年被评为了“全市档案系统先进工作者”，涨了500块钱的工资，还拿到了2000块钱的奖金！

前辈说，这就叫“磨刀不误砍柴工”，也叫“舍不得孩子套不着狼”，更叫“花小钱保大钱”——土味正能量强行混搭专业技术细节，是不是很魔性？哈哈哈哈！

最后给你们推荐几个靠谱的渠道：别再网上瞎找小杂牌+破解版了！

说了这么多，肯定有很多小伙伴问我：那我去哪里买认证的档案软件档案扫描设备认证档案软件档案扫描设备认证档案软件档案扫描设备认证呢？别着急，过来人掏心窝子的靠谱渠道来了：

• 国家档案局官网——国家档案局官网有一个“档案科技”栏目，里面有“档案管理软件功能检测合格产品目录”和“办公自动化设备检测合格产品目录”，都是最新的，你们可以去里面挑自己喜欢的、适合自己单位的；
• 当地的档案局——当地的档案局一般都有合作的档案软件和档案扫描设备供应商，你们可以去当地的档案局咨询一下，他们推荐的肯定都是靠谱的、有认证的；
• 专业的档案数字化展会——每年全国各地都会举办很多专业的档案数字化展会，比如北京的“中国国际档案技术与设备展览会”，你们可以去展会上看看，很多供应商都会现场展示他们的产品，还可以现场试用，非常方便；

对了，还有一个重点操作项要给你们加粗标注：买的时候一定要让供应商提供证书原件的照片或者扫描件，还要去国家档案局官网或者相关的认证机构官网查一下证书的真伪——别被供应商给骗了，买了个“假认证”的产品！

结尾再碎碎念几句：别再踩我踩过的坑了！

好了，今天的唠嗑就到这里了，最后再碎碎念几句：

档案管理工作虽然看起来很枯燥、很无聊，但却是单位的一项非常重要的工作，档案软件档案扫描设备认证档案软件档案扫描设备认证档案软件档案扫描设备认证是档案管理工作的“保命符”，千万不能省！

希望今天的内容能对刚接岗档案数字化的小伙伴们有所帮助，也希望你们都能顺利通过档案局的抽查，都能被评为“全市档案系统先进工作者”，都能涨工资、拿奖金！

加油！打工人！加油！档案人！我们都是最棒的！（土味正能量拉满，哈哈哈哈！）