学会档案软件关键词搜索，再也不用乱翻堆成山的旧档案

作为管了8年档案的老阿姨，我先说说踩过的坑

刚接档案岗那会，前任拍拍屁股走人，留下半库房纸质档案加一电脑乱得像掉地上麻将的电子档案，那叫一个愁人。那时候我不懂，买档案软件只看能存多少G，完全没在意档案软件关键词搜索好不好用，现在回头看，这简直是我踩过最大的坑，没有之一。

那时候找个十年前退休职工的工龄档案，我蹲电脑面前翻了整整三天，翻得我眼睛发花掉头发，就像你去奶茶店点单，店员不给你取餐码，让你自己去十几个保温桶里翻你那杯半糖去冰的珍珠奶茶，这不纯纯为难人吗？

我那时候就纳闷，怎么人家管档案的天天准点下班，我管档案天天加班到九点？后来换了新系统才懂：有没有好用的档案软件关键词搜索，完全是两个世界啊朋友！

好用的档案软件关键词搜索，到底能有多香？

相当于给每一份档案装了GPS定位

给你说个专业细节你别嫌我啰嗦啊，好的档案软件关键词搜索，不是只能搜个文件名的花架子，它支持全文检索、多条件组合检索、元数据检索，说人话就是：你不光能搜档案叫啥名，你还能搜档案内容里的任何字，哪怕是正文角落写的一个人名，你输进去也能给你揪出来；你还能把年份、部门、档案类型好几个条件加一块筛，精准得不行。

这不就比你瞎找强一百倍？就像你点外卖，你不光能搜“黄焖鸡”，还能选“配送30分钟内”“满减后20块以内”，出来的全是你想要的，哪用你翻几十页翻到吐啊？

我现在找什么档案，打开软件点开档案软件关键词搜索，输俩关键词，三秒出结果，比我摸被窝里的充电宝还快。上次单位迎检，上级突然要近五年的所有项目档案，换以前我得加班一整夜整理，现在我用档案软件关键词搜索一筛，一键导出，我准点下班接孩子，接完还去跳了半小时广场舞，你说香不香？

连记性不好的bug都给你补了

我这种中年老阿姨，忘性比记性大，经常记不全档案名，比如把“XX建筑工程合同”记成“XX建设合同”，换以前那肯定找不着，现在好的档案软件关键词搜索有模糊检索和错别字容错，你哪怕输错一个字，记不全名字，它也能给你把相关的都列出来，就像你去饭店报菜名，说“那个酸甜的排骨”，服务员都知道你要的是糖醋排骨，不用你抠脑袋想半天全名，这点真的救了我八百次。

过来人掏心窝子的技巧，全给你整理好了

• 归档的时候别偷懒，提前给档案软件关键词搜索铺路

  很多人归档图快，文件名就写“新建文档1”“部门材料”，这不纯纯坑未来的自己吗？你归档的时候多花十秒钟，把关键信息写上，比如“2023财务部-张三-员工入职档案”，后面档案软件关键词搜索一搜一个准，就像你收拾衣柜，把袜子放抽屉大衣挂架子，找的时候当然快，你全堆一块，那可不翻半天嘛。

• 多用组合搜索，比单搜关键词准十倍

  你要是只搜“合同”，能出来大几百份，翻都翻不完，你加上年份和对方公司名，比如“2022 XX建筑 项目合同”，档案软件关键词搜索出来直接就是你要的那一份，省多少时间？这不就像找对象，你不说要求只说“要男的”，介绍人能给你拉一个排，你说“175以上 不抽烟 喜欢猫”，一下就精准了，是不是这个理？

• 选软件先试档案软件关键词搜索，别听销售瞎吹

  我之前花小一万买过一款名气很大的档案软件，销售吹得天花乱坠，说什么能存十万份档案，安全稳定，结果拿到手一用，档案软件关键词搜索只能搜文件名，内容里的字根本搜不出来，这不就是个超大号垃圾回收站吗？存再多找不着有啥用？所以你买软件之前，一定要先传几份测试档案，搜几个内容里的关键词试试，好不好用一试便知，这个坑我帮你踩过了，你别再跳进去。

最后说两句掏心窝子的

其实咱们干档案干后勤的，不求升官发财，就求干活顺顺当当，不加班，能准点回家陪老人孩子吃口热饭对吧？我之前也觉得档案就是个烂摊子，天天累得要死还落埋怨，自从把档案软件关键词搜索玩明白，我现在上班轻松多了，上个月还评了单位的优秀后勤，发的奖金我买了条新项链，高兴了好几天。

很多人觉得干档案就得熬时间瞎忙活，其实真不是，找对工具用好方法，轻轻松松就能把活干漂亮。别死抱着过去瞎翻乱找的老一套了，赶紧把档案软件关键词搜索用明白，你试了就知道，原来找档案也能这么爽，我说的，你不信试试，不好用你来找我。