企业内部从零搭建开源档案公文管理软件完整落地实操指南

前置环境准备

环境要求

仅需要满足以下任意一个条件即可：1. 任意配置的Linux云服务器（1核2G以上就能流畅运行）；2. Windows/Mac本地电脑（4G以上内存即可）。

安装Docker环境

如果是Ubuntu/Debian系统的服务器，直接复制执行以下命令一键完成Docker和Docker Compose安装：

``` curl -fsSL https://get.docker.com | bash -s docker apt install -y docker-compose-plugin ```

如果是Windows/Mac本地电脑，直接从官方地址下载安装包安装即可：https://www.docker.com/products/docker-desktop/，一路下一步默认安装，完成后启动Docker Desktop即可。

拉取部署源码

我们使用开源免费的Paperless-ngx搭建，完全满足档案公文的分类、检索、权限管控需求，执行以下命令拉取源码：

``` git clone https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx.git ```

如果Github访问失败，使用国内Gitee镜像拉取：

``` git clone https://gitee.com/paperless-ngx/paperless-ngx.git ```

不会使用git的用户，可直接打开上述地址，下载ZIP压缩包后上传到服务器解压即可。

修改配置完成初始化

进入部署目录，复制配置模板：

``` cd paperless-ngx/docker cp .env.template .env ```

使用vi或者本地编辑器打开.env文件，修改以下3个必改配置项，其余配置保持默认即可：

• PAPERLESS_URL：填写访问地址，云服务器填写http://你的服务器公网IP:8000，本地部署填写http://localhost:8000
• PAPERLESS_ADMIN_USER：填写后台管理员账号，比如admin
• PAPERLESS_ADMIN_PASSWORD：填写管理员密码，建议设置8位以上强密码，比如DocManage@2024

修改完成后保存文件即可，无需调整其他内容。

启动服务验证访问

执行以下命令一键启动服务：

``` docker compose up -d ```

启动过程会自动拉取依赖镜像，根据网络情况需要2-5分钟，启动完成后，打开浏览器输入你刚才设置的PAPERLESS_URL，就能看到档案管理系统的登录界面，输入设置的管理员账号密码即可登录后台。

如果是云服务器部署，不要忘记开放端口：Ubuntu系统执行以下命令开放8000端口：

``` ufw allow 8000/tcp ufw reload ```

阿里云/腾讯云等云服务器，还需要去控制台的安全组规则里添加入站规则，开放8000端口。

适配档案公文管理的基础配置

登录后台后，完成以下3步配置即可投入使用：

1. 配置人员权限分组

点击左侧菜单栏「Settings」-「Groups」，新建3个常用分组：

• 超级管理员：开启全部权限，负责系统维护和全量档案管理
• 部门档案员：仅开启本部门档案的上传、修改、删除权限，禁止访问系统设置
• 普通员工：仅开启公开档案的查看、下载权限，禁止修改和删除

新建用户后分配对应分组即可完成权限管控，涉密公文可单独设置可见范围，仅对授权人员开放。

2. 配置档案分类体系

点击左侧「Correspondents」新建部门分类，对应不同的档案产生部门；点击「Tags」新建档案类型分类，比如「行政公文」「人事档案」「项目档案」「涉密文件」，完成分类后后续上传档案直接勾选即可，方便后续筛选检索。

3. 开启中文OCR识别

点击左侧「Settings」-「OCR」，确认「Enable OCR」为开启状态，将默认语言改为「Chinese Simplified」，保存即可，之后上传扫描版公文也能支持全文检索。

日常操作与数据备份

• 上传档案：点击左上角上传按钮，支持批量上传PDF、Word、JPG扫描件等常见格式，上传后自动OCR识别归档，勾选对应分类和权限即可完成提交
• 检索档案：顶部搜索框支持全文检索，输入文号、关键词、年份即可一秒定位，也可按分类、权限、上传时间筛选
• 档案借阅：选中目标档案，点击分享按钮，生成带有效期的分享链接，发给借阅人即可，到期自动失效
• 数据备份：档案数据必须定期备份，执行以下命令即可完成备份： ``` 进入docker目录 cd paperless-ngx/docker 停止服务 docker compose stop 打包备份数据，备份文件会按日期命名 tar -zcvf paperless_backup_$(date +%Y%m%d).tar.gz ../data 重启服务 docker compose start ``` 备份完成后将压缩包下载到云存储或本地异地保存即可，还原时解压覆盖data目录后重新启动服务即可。

常见卡壳问题解决

问题1：无法访问后台

先检查防火墙和安全组是否开放8000端口，再执行docker compose ps查看容器状态，如果状态不是Up，执行docker compose logs即可查看具体报错，大部分是配置文件格式写错导致，重新修改配置后重启即可。

问题2：中文OCR识别不准

执行以下命令安装完整中文语言包：docker compose exec paperless-ngx apt update && apt install tesseract-ocr-chi-sim，执行完成后重启服务即可。

问题3：系统版本升级

进入源码目录执行git pull拉取最新代码，再执行docker compose up -d --build即可完成升级，原有数据不会丢失。