初级档案管理员实操培训：0基础快速上手全流程干货指南

一、实操前必须准备的免费工具（直接安装）

所有工具均为开源免费，无广告，直接复制操作即可：

• 档案数据库用轻量后台系统，安装命令（Win+R输入cmd，回车后粘贴）：pip install django==4.2.7 simpleui==2.15.0，版本号固定，避免兼容问题
• 办公文件处理用LibreOffice，直接下载：https://downloadarchive.documentfoundation.org/libreoffice/old/7.5.7/win/x86_64/LibreOffice_7.5.7_Win_x86-64.msi，双击安装，全部选默认选项
• 扫描用Windows自带工具，在开始菜单搜索“Windows传真和扫描”即可，无需额外安装

二、档案分类实操（核心规则，绝对不能乱）

2.1 建立基础目录

按「年度-部门」规则建目录，Win CMD里直接复制运行：

mkdir archive\2023\行政 archive\2023\人事 archive\2023\业务 archive\2024\行政 archive\2024\人事 archive\2024\业务

每个类别文件夹下必须放1个空的「类别说明文件」，命名为：README_[类别]_年度.txt，比如README_人事_2023.txt，作用是后续搜索快速定位

2.2 文件命名规范

所有实体档案（扫描件、电子件）必须严格按统一格式命名：[年度]-[部门]-[文件类型]-[3位序号]，比如：2023-人事-劳动合同-001.pdf，序号必须3位，不足补0，禁止用模糊命名（比如“合同.pdf”）

三、数字化扫描实操（零出错步骤）

这是初级管理员最易出错的环节，每一步必须精准执行：

• 打开「Windows传真和扫描」，点击左上角「新扫描」，选择你的扫描仪设备，分辨率设为300DPI，格式选「PDF」，不要选JPG
• 单页文件：扫描完成后，点击「保存为」，选择对应年度-部门的目录，按2.2规则命名保存
• 多页文件：扫描时先选「添加到扫描器」，全部扫描完成后，点击「已完成」，在弹出的窗口里选择「合并为一个PDF」，再保存到对应目录；合并PDF操作：用LibreOffice Draw打开第一页，点击「插入→页面→从文件」，依次添加其他扫描件，最后导出为PDF即可
• 保存后验证：右键刚保存的PDF→打开方式→LibreOffice Draw，能正常显示所有页面即为合格，不合格需重新扫描

四、档案录入系统实操（复制代码就能用）

用Django+simpleui搭建的后台，无需懂代码，复制粘贴3步完成：

4.1 搭建档案后台（复制代码）

1. 先在桌面建文件夹「档案系统」，打开CMD输入：cd Desktop\档案系统，回车

2. 初始化项目：django-admin startproject archiveproject，回车

3. 进入项目目录：cd archiveproject，新建应用：python manage.py startapp archive，回车

4. 复制以下代码到对应文件：

→ 打开「archiveproject\archive\models.py」，替换全部内容为： from django.db import models class Archive(models.Model): year = models.IntegerField(verbose_name='年度') department = models.CharField(max_length=20, verbose_name='部门') file_type = models.CharField(max_length=50, verbose_name='文件类型') file = models.FileField(upload_to='archives/%Y/%m/%d/', verbose_name='档案文件') remark = models.TextField(verbose_name='内容摘要', blank=True) class Meta: verbose_name = '档案' verbose_name_plural = '档案列表'

→ 打开「archiveproject\archive\admin.py」，替换全部内容为： from django.contrib import admin from .models import Archive @admin.register(Archive) class ArchiveAdmin(admin.ModelAdmin): search_fields = ['year', 'department'] list_display = ['year', 'department', 'file_type', 'remark']

→ 打开「archiveproject\archiveproject\settings.py」，找到「INSTALLED_APPS」，添加一行：'simpleui', 'archive',；找到「LANGUAGE_CODE」改为：'zh-hans'，「TIME_ZONE」改为：'Asia/Shanghai'

5. 运行数据库迁移：CMD输入：python manage.py makemigrations && python manage.py migrate，回车，等待完成

6. 创建管理员账号：python manage.py createsuperuser，按提示输入用户名（比如admin）、密码（比如123456，后续必须修改）、邮箱（可选）

4.2 录入档案到后台

1. 启动后台服务：CMD输入：python manage.py runserver 8000，回车，不要关闭窗口

2. 打开浏览器，输入：http://127.0.0.1:8000/admin，用刚才创建的账号登录，立即修改初始密码

3. 左侧菜单点击「档案列表→添加档案」，表单填写：

• 年度：下拉选对应年份（比如2023）
• 部门：下拉选行政/人事/业务
• 文件类型：手动输入（比如劳动合同、离职证明）
• 档案文件：把对应PDF拖到上传框
• 内容摘要：10字以内说明（比如张三2023劳动合同）

4. 点击「保存并继续添加」，完成批量录入，所有档案按年度-部门分类，搜索时直接输入年度/部门即可找到

五、日常维护实操（10分钟搞定）

• 每日检查：打开CMD，输入：cd Desktop\档案系统\archiveproject，再输入：dir /s /b archive\.pdf | findstr /v "[0-9]{4}-[行政|人事|业务]-[a-zA-Z0-9-]+-[0-9]{3}\.pdf"，回车，输出的内容就是不符合命名规则的文件，立即修正
• 每周备份：右键「档案系统」文件夹→发送到→压缩(zipped)文件夹，命名为「backup_YYYYMMDD.zip」，同时把压缩包复制到U盘，必须每周备份2次，本地+外部存储，避免丢失