企事业单位档案软件操作与档案数字化全流程实操培训指南

一、前期准备工作

1.1 工具软件与硬件准备

本次培训使用通用免费学习版紫光档案管理软件，可直接通过官方地址下载：https://www.unisinfo.com/product/download/，下载后双击安装包，一路点击下一步即可完成安装，安装路径建议选择非系统盘，避免系统还原丢失数据。

除软件外，需准备以下硬件：

• 馈纸式扫描仪（支持A4幅面即可，批量扫描效率远高于平板式）
• 电脑：CPUi3及以上，内存8G及以上，剩余磁盘空间不小于100G
• 辅助工具：拆钉器、订书机、重物（用于压平褶皱纸张）

1.2 实体档案预整理

预整理是避免后续出错的核心步骤，必须按以下顺序操作：

• 拆除所有金属物：订书针、回形针、夹针等，避免刮伤扫描仪玻璃、产生扫描阴影
• 整理页面：褶皱纸张用重物压平，破损纸张粘贴补好后再扫描
• 拆分超大页面：大于A4的页面拆分后分块扫描，扫描后在软件中拼接标注
• 按档号顺序排序，确保顺序和档案目录一致，避免后续录入错位

二、档案软件基础操作实操

2.1 新建档案项目

打开安装好的软件，首次登录默认账号：admin，默认密码：123456，登录后按以下步骤操作：

• 点击左侧菜单栏「项目管理」，再点击右上角「新建项目」
• 弹出表单中填写：项目名称填「单位+年度+档案类型数字化项目」，档案分类选择对应分类（文书/人事/科技档案等），存储路径选择提前新建的空文件夹，点击「确定」即可完成创建

2.2 批量录入档案元数据

手动录入效率低，推荐用批量导入方式，步骤如下：

• 提前整理Excel元数据表格，表头必须包含：档号、年度、责任者、题名、保管期限、页数，整理完成后另存为CSV格式，编码选择UTF-8（避免乱码）
• 点击软件菜单栏「数据导入」，选择刚才保存的CSV文件，将Excel表头和软件内置字段一一匹配，点击「导入」即可10秒完成上千条数据录入
• 少量档案可直接点击「新增档案」手动填写，填完一条点击保存即可

三、档案扫描与数字化加工实操

3.1 扫描参数预设

打开软件的扫描模块，点击「扫描设置」，直接套用以下参数，符合国家档案数字化标准：

• 分辨率：300dpi，满足存档要求，同时不会产生过大文件
• 色彩模式：普通黑白文字档案选「灰度」，带彩色印章、图片的档案选「24位真彩色」
• 保存格式：PDF/A，这是档案行业标准长期保存格式，不要选择普通PDF或JPG
• 勾选开启：自动歪斜校正、自动裁剪黑边，可省去80%的后期调整工作

3.2 批量扫描操作

选中软件中对应卷的档案条目，将整理好的同一卷档案放入扫描仪进纸器，点击「开始扫描」，软件会自动完成扫描、校正、存储，扫描完成后自动将PDF文件绑定到对应档案条目，不需要手动匹配。

常见卡壳处理：如果出现卡纸，直接打开扫描仪前盖取出纸张，整理后重新放入即可，软件会自动跳过已扫描页面，不会重复扫描。

3.3 扫描后质检调整

扫描完成后做三步校验调整，确保成果合格：

• 缺页补扫：对比实体档案和扫描件页码，缺页、漏扫页面单独补扫，插入到对应位置即可
• 手动去污：自动裁剪没去掉的黑边、污渍，用软件内置的「去污工具」点击污渍即可去除，不需要第三方修图软件
• 信息核对：核对电子档元数据和实体档案信息，错误信息直接在软件中修改，保存后自动同步

四、数字化成果归档导出

4.1 自动批量质检

点击软件「批量质检」功能，系统会自动检测三类问题：缺失元数据的档案、没有扫描件的条目、损坏的PDF文件，系统会自动列出不合格项，点击即可跳转修改，无需手动逐一排查。

4.2 导出归档

全部质检合格后，按以下步骤导出：

• 点击「项目导出」，选择导出格式为「标准档案数据包」，勾选「同时导出元数据和扫描件」
• 选择导出位置，必须同时导出到本地硬盘和移动硬盘备份，点击「开始导出」
• 导出完成后检查结构：数据包包含meta（存储元数据）、files（存储扫描件）两个文件夹，结构完整即完成归档。

五、常见问题快速解决

• 软件不识别扫描仪：安装对应扫描仪的官方驱动，再到软件扫描设置中选中对应扫描仪型号即可
• 导入元数据乱码：将CSV文件重新另存，编码选择UTF-8，再次导入即可解决
• 导出数据包其他软件打不开：本流程导出的是符合档案行业标准的数据包，只要是符合DA/T 48-2009标准的档案软件都可以正常导入读取。