说真的兄弟姐妹们，我前两年在单位接了档案管理的活儿，踩过的坑能绕我们单位办公楼三圈，最惨的一次是老库房漏雨泡了一批90年代的业务档案，补材料跑了整整三个月，腿都细了两圈，最后被领导逼着搞档案复制制度建设，我那会还满肚子怨言，觉得这就是领导拍脑袋搞的纸面规矩，纯属给我加工作量，等真搞完用上了才知道，这玩意儿根本不是什么花架子，简直是给咱们档案人续命的救命锦囊啊！
我给你们打个最接地气的比方啊，你手机里存的娃的满月照、工作的核心项目文档、家里的房产证结婚证扫描件，是不是不仅存手机，还存云盘、存移动硬盘、甚至打印出来放保险柜？这就是你自己给自己搞的“私人文件复制小规矩”，放到单位的正规档案管理里，成体系、全流程、权责清晰的这套规矩，就是档案复制制度建设。
别觉得这就是随便找个复印机咔哒印两下就完事儿啊，专业的要求可多了：珍贵历史档案要做仿真复制，还原度要到99%以上，和原件几乎看不出差别；常用的业务档案要做数字化扫描，还要做格式固化，不会因为软件更新就打不开；所有的副本还要做异质异地备份，就是不能都存在同一个地方，也不能都用同一种存储介质，怕一起遭殃。说句土味大实话，这就是给咱们的珍贵档案搞N个靠谱分身，哪怕本尊遭了灾，分身也能直接顶上去，真正做到“留得青山在，不怕没柴烧”。
我当年第一次瞎搞的时候就踩过这个坑，觉得既然要复制那就全复制呗，反正多印点总没坏处，结果印了一堆没用的临时档案，花了快两万的复印费，被领导骂得狗血淋头，结果真正重要的永久保管的老档案反而没来得及做备份，差点又出事。
后来我特意翻了最新的档案管理要求，也问了同行的老法师，才知道这块是有明确优先级的：第一优先级必须是永久保管的档案、历史珍贵档案、利用率特别高的档案，这类档案要么绝版了坏了补不了，要么天天有人借，容易磨坏，必须第一时间做复制备份；第二优先级是30年保管期的常用业务档案，这类用的也多，可以按需分批做；至于10年保管期的临时档案，本来到期就要销毁，完全没必要浪费钱做复制。
说穿了就是和你家存东西一个道理，房产证、出生证明你肯定第一时间复印三份存不同地方，超市的购物小票你总不会也复印三份锁保险柜吧？该省省该花花，把钱花在刀刃上，才是咱们打工人干事儿的硬道理对吧。
我之前还踩过一个巨无语的坑，早年扫的一批数字化档案，存在单位的本地服务器里，后来服务器中病毒，文件全损坏了，我当时还傻呵呵以为有备份，结果打开一看全是乱码，差点当场去世。后来才知道，我那时候根本没做MD5校验，也没定期核验备份的有效性，坏了大半年我都不知道。
所以档案复制制度建设里，流程这块真的不能偷懒：首先复制要走审批，不是谁想印啥就印啥，避免敏感档案泄露；然后复制件要盖和原件同等效力的专用章，不然你随便印的东西外面办事人家根本不认；数字化副本要做格式固化，还要做MD5校验，说白了就是给每个副本搞个专属身份证，改一个字节都能查出来，避免被人篡改；最后备份必须做“三地备份”：本地库房存一份，异地存一份，异质介质（比如磁带、蓝光碟）再存一份，哪怕本地遭了火灾地震，异地的备份也能拿出来用。
就像你家的备份照片，肯定不能随便谁拿你手机就能删，也不能都存在同一个硬盘里，万一硬盘炸了就全完了，规矩立清楚，后面才不会出乱子对吧。
我见过好多单位搞的档案复制制度建设，写得天花乱坠，结果一问谁负责，全是“档案部门负责”，真出事儿了，档案部门就那两三个人，背不起这么大锅。
这块我当时搞的时候就特意写得明明白白：谁负责审批复制申请，谁负责做复制操作，谁负责存管备份，谁负责每个季度核验备份的有效性，全部落实到具体的人名，连交接的时候要走什么流程都写得清清楚楚。真出了问题，一查就知道是哪个环节出的错，不会所有人一起背锅，也不会有人甩锅。
说句实在话，权责清晰才是对我们干活的人最大的保护，不甩锅不推诿，咱们干起活儿来也能踏踏实实的，不用天天提心吊胆背黑锅。
我去年把全套档案复制制度建设搞完，落地执行了快一年，上个月就用上了：我们单位老库房水管爆了，泡了一批80年代的老人事档案，要是放在以前我得直接收拾东西辞职谢罪，结果因为这批档案早就按照制度做了仿真复制，数字化副本也做了异地备份，仿真件还存在另一个新库房里，最后就只是把原件晾干送出去修复，啥影响都没有，领导还特意在全员大会上夸我干得好，年底还给我发了五千块的奖金。
真的，我之前也觉得这玩意儿就是个纸面规矩，浪费时间浪费钱，等真用上了才知道，这就是咱们档案人的免死金牌啊。平时看着没啥用，真到出事儿的时候，能直接帮你挡住天大的麻烦。
兄弟姐妹们，听我这个踩过无数坑的过来人一句劝，别等出了问题才想起搞档案复制制度建设，提前把规矩立好，把备份做好，咱们干档案的也能踏踏实实准点下班，不用天天提心吊胆怕出事儿，你好我好大家好，这不就是咱们打工人最想要的安稳日子嘛？
微信咨询
电话联系
QQ客服
微信咨询一对一服务