阿拉尔档案实操培训：从建档到归档全流程零门槛操作指南

一、准备工作

1. 工具准备

准备2类无需付费的工具，直接按以下步骤获取：

• 电脑端：WPS Office免费版，下载地址：https://www.wps.cn/product/wps-office-free/，安装时选择「自定义安装」，取消勾选「安装WPS浏览器」，点击「立即安装」完成
• 文具类：三角尺1把、固体胶1支、空白A4纸若干，当地文具店1元/件可购，无需特殊规格

2. 材料准备

收集阿拉尔基层单位（连队、社区）当月所有需归档的文件，仅保留原件，复印文件无需归档，确保文件无破损、无缺页。

二、实操第一步：档案分类与编号（核心规则）

1. 分类规则

直接套用《新疆生产建设兵团基层档案分类标准》，仅分3类：

• 文书类（代码W）：单位通知、请示、报告、会议纪要等通用文件
• 业务类（代码Y）：社保、职工考勤、计生、连队项目申请等业务专属文件
• 科技类（代码K）：仅用于连队工程、大型设备资料（基层单位每月约0-2份）

2. 编号规则（必须严格执行）

编号格式为：单位编码-分类代码-年份-3位序号，阿拉尔基层单位编码示例：12团3连为1203，11团5连为1105，按此替换。例如：1203-W-2024-001（12团3连2024年第1份文书类档案），编号需用黑色签字笔写在文件右上角，距边缘1cm处。

三、实操第二步：纸质文件整理与装订

1. 整理步骤（无遗漏细节）

1. 把文件按日期从早到晚排序，请示与批复需将批复放在对应请示之前
2. 用手捋齐文件四边，褶皱文件用厚书本压5分钟铺平
3. 去除文件上的订书钉、回形针等金属物，若有小孔用固体胶粘牢
4. 用三角尺在文件左上角画边长2cm的直角，确保两条边完全垂直

2. 装订方法（基层通用零失误）

直接用角订法，无需复杂线装：将固体胶均匀涂在刚才画的直角区域，取1张空白A4纸裁剪成3cm宽的纸条，贴在直角处覆盖涂胶区域，按压10秒固定，多余纸条裁剪掉，确保装订处平整无凸起。

四、实操第三步：电子档案录入与备份

1. 录入工具设置

打开已安装的WPS Office，新建空白表格，列标题直接设置为6项（无需多余字段）：文号、文件日期、文件标题、分类代码、归档编号、存放位置，每列宽度调整为15字符（鼠标放在列分隔线双击即可自动适配）。

2. 录入与批量操作

• 单条录入：直接填写对应内容，文件日期格式必须为「2024-01-05」（横杠分隔），归档编号严格按之前规则填写
• 批量录入：在文件日期列输入「2024-」后，下拉单元格，系统自动生成连续日期，无需手动逐个输入

3. 备份要求（必须执行）

录入完成后，将表格导出为PDF格式（点击「文件」→「另存为」→选择PDF格式），保存到2个不同品牌的U盘，分别存放在档案室和个人家中，避免单一存储损坏。

五、实操第四步：归档目录制作与移交

1. 归档目录生成

将WPS表格中的归档记录，按分类代码筛选后，直接用当前表格作为归档目录，无需额外制作，确保目录与纸质档案一一对应。

2. 移交清单填写

新建WPS文档，复制以下内容直接填写：

填写完成后打印1份，双方签字确认，各自留存1份。

六、核心注意事项（避免返工）

1. 时间要求：阿拉尔基层单位年度档案需在次年3月31日前完成归档，逾期会影响年度考核
2. 纸质档案：禁止用修正液、涂改带修改，写错内容用红笔划掉，旁边写正确内容并签字
3. 存放要求：档案盒放在离地面10cm以上的架子，远离水源、火源和阳光直射处
4. 电子档案：禁止修改已备份的PDF文件，若需调整需修改原WPS表格后重新导出PDF