我之前在公司管行政档案,说穿了就是给公司看一仓库干货干粮,哪天要投标、要查旧合同,就得立马把对应干粮给人掏出来。加密更是刚需,就像你家里放着贵重干粮,不上锁转头被人偷拿,我这个管仓库的不得吃不了兜着走?
最开始图便宜选的那款档案管理软件,别的都凑活,就是档案管理软件文件加密不方便!有多不方便?每次加密都得我把文件先从软件导出来,存桌面,再打开第三方加密工具,选文件、设密码、等加密完,再导回软件重新归类,一套流程下来十分钟没了,我一天要锁十几个文件,等于半天啥也没干光扛锁了。
这不纯纯脱裤子放屁多此一举吗?我那段时间天天吐槽,档案管理软件文件加密不方便,简直是搞我们档案狗心态,有没有人管管啊!
就是把所有档案压成带密码的压缩包再存进去,听着挺聪明对不对?实际用起来能把你气死:你改一个字都得解压、改完再重压重设密码,就像你每次拿点干粮都得把整个蛇皮袋拆开,拿完再重新缝上,忘一次密码整个压缩包直接拜拜。我之前就忘过一次密码,找了七八个解密工具都解不开,差点被老板开了,纯纯血的教训。
这个更坑,我存在自己电脑上加密了,换同事电脑调档案直接打不开,就像你配了个只有自己家门能插的钥匙,出门办事开不了锁,给你急得满头汗,关键时刻掉链子,这不纯纯添乱吗?
折腾了大半个月,这些歪法子全试了,还是没解决档案管理软件文件加密不方便的问题,那时候我都打算跟老板申请换软件了,结果折腾来折腾去,试出了几个真能用的好法子,今天全给你们抖出来。
先说好,这些都是我踩了无数坑试出来的,没有乱七八糟的广告,就是给同病相怜的兄弟姐妹们指个路,省得你们跟我一样天天加班踩坑。
我现在用的就是这个,说真的,一步到位解决档案管理软件文件加密不方便的问题,有多爽?所有加密操作全在软件内部完成,支持单文件加密、批量加密,还能按部门权限设置加密,说白了就是谁能看谁不能看,你直接设置好就行,不用导来导去瞎折腾。
说点专业的,现在正规的这类软件都是用的国密SM4对称加密算法,符合现在企业和机关单位的档案合规要求,不像那种野路子加密,容易出问题还不合规。套回我那个仓库的梗说,这不就是每个货柜自带锁吗?你要锁哪个,直接按一下按钮就完事儿,不用扛着货跑大老远去外面锁完再扛回来,省下来的时间我都多喝了三杯奶茶了。

如果你本身就打算换软件,或者不想折腾,直接选这种就完事儿,绝对是解决档案管理软件文件加密不方便的最优解。
要是你现在用的档案管理软件本身其他功能都挺顺手,就是加密不好使,不想花大成本换软件怎么办?也有招。
专业点说,只要你现在用的软件支持API对接,直接找正规的国密加密服务商对接就行,对接完之后直接在你的档案管理系统里调用加密接口,同样不用导出文件,直接就能加密。就相当于你原来的仓库门不好锁,找正规锁匠给你装个内置的好锁,不用拆了整个仓库重建,就能用上好使的锁,成本还比换整个仓库低多了。
这里给你们提个醒,一定要选合规的国密算法加密,别用那种不知名的小工具,不然加密了容易丢文件,还过不了合规审计,别贪小便宜吃大亏,我之前帮朋友做方案的时候试过,对接下来其实没那么复杂,一千块都用不了就能搞定,比天天折腾方便一万倍。
要是你就是三五个人的小团队,没预算换软件也没预算对接,这个法子白嫖就能用。
你找个支持端对端加密的正规云盘,把需要加密的档案都存在云盘里加密,然后在你现在用的档案管理软件里只存索引目录,要调文件直接点索引跳云盘输入密码就能开,这不也解决了档案管理软件文件加密不方便的问题吗?
再套个梗说,就是你把贵重东西放银行保险柜,你自己的小本子记个保险柜号,要用直接去银行取,锁是银行给你做好的,不用你自己折腾,完美适合小团队没钱折腾的情况,就是每次开要输个密码,比前两个麻烦点,但总比天天导来导去强啊。
其实我最开始被档案管理软件文件加密不方便折腾的时候,还觉得多大点事儿至于吗?后来真出了一次错才知道,档案加密这事儿就是宁可找对方法省劲儿,也不能瞎对付凑活,更没必要自己跟自己过不去啊。找对法子,本来半小时的活儿,三十秒就能干完,不好吗?
我这都是踩过坑摔过跤的过来人经验,今天把这些法子放这了,你们按需挑就行,反正不管啥法子,能解决档案管理软件文件加密不方便的就是好法子,搞完该摸鱼摸鱼该下班下班,不比在那瞎折腾强对吧?