白银市企事业单位档案数字化全流程实操指南 零门槛可直接落地

一、前期准备（软硬件&合规要求）

1.1 软硬件配置清单

所有设备符合《甘肃省档案数字化技术规范》要求，清单如下：

• 扫描设备：推荐富士通fi-7160扫描仪，驱动下载地址：https://www.fujitsu.com/cn/products/computing/peripheral/scanners/fi/drivers/fi-7160.html
• 存储设备：独立NAS（容量不小于16T，开启RAID5冗余），本地冷备份用4T蓝盘2块，异地备份用天翼云甘肃节点归档存储：https://www.ctyun.cn/product/oos/
• 软件工具：OCR识别用汉王OCR 13.0免费版，下载地址：https://www.hw99.com/product/ocr.html；水印工具用XnConvert，下载地址：https://www.xnview.com/en/xnconvert/；元数据管理工具用国家档案局发布的《档案数字化著录系统》，下载地址：https://www.saac.gov.cn/daj/c100232/202203/t20220318_446089.shtml
• 合规工具：全程录像设备1台，涉密档案需配备屏蔽柜，符合白银市保密局《档案数字化保密管理要求》

1.2 前期合规检查

操作前必须完成以下检查，避免后期返工：

• 档案归属校验：核对待数字化档案的保管期限、密级，涉密档案需提前向白银市保密局提交数字化申请，拿到批复后方可操作
• 档案清点：逐卷清点页码，标注缺页、破损、涂改页，填写《白银市档案数字化前处理登记表》，表格模板可从白银市档案局官网下载：https://daj.baiyin.gov.cn/xxgk/tzgg/202109/t20210915_262167.html
• 人员备案：所有参与数字化的操作人员需到白银市档案局完成身份备案，签署保密协议

二、核心实操步骤

2.1 档案扫描

严格按照以下参数设置，扫描件直接符合白银市档案馆入库要求：

• 参数设置：彩色扫描分辨率300DPI，黑白扫描分辨率200DPI，保存格式为PDF/A（不可修改版本），单页图片存储为JPG，质量等级80%
• 扫描顺序：按照页码从左到右、从上到下扫描，折页需展开扫描，破损页用平板扫描模式，避免拉扯损坏原件
• 扫描命名规则：全宗号-目录号-案卷号-页码号，比如白银市教育局全宗号为101，目录号为01，案卷号为2024001，第5页命名为101-01-2024001-005.jpg

2.2 OCR识别与著录

操作步骤如下：

• 将扫描好的单页JPG导入汉王OCR 13.0，选择“简体中文”识别模式，识别准确率要求达到99.5%以上，识别错误的地方手动修改，确保人名、时间、文号、标题完全准确
• 打开档案数字化著录系统，导入识别后的文本，以下字段必填：全宗号、目录号、案卷号、题名、责任者、成文日期、文号、保管期限、密级、页数，所有字段严格和原件保持一致，不得自行修改
• 著录完成后，将OCR文本嵌入PDF/A文件，形成双层可检索PDF，批量操作命令（XnConvert）： ``` xnconvert -i "输入文件夹路径/.jpg" -o "输出文件夹路径/%.pdf" -convertto pdf/a -ocr "zh-CN" -meta title="%[题名]" author="%[责任者]" ```

2.3 水印添加

按照白银市档案局要求，所有数字化档案必须添加不可篡改的水印，参数设置如下：

• 水印内容：白银市XX单位档案数字化件 202X年X月，XX替换为单位全称，时间为数字化完成时间
• 水印设置：透明度20%，倾斜45度，字号12号，灰色，覆盖整个页面，不得遮挡档案原文内容
• 批量添加命令（XnConvert）： ``` xnconvert -i "输出文件夹路径/.pdf" -o "水印输出路径/%.pdf" -addtext "白银市XX单位档案数字化件 202X年X月" -textopacity 20 -textangle 45 -textsize 12 -textcolor 808080 -textposition center ```

三、质量校验标准（100%符合入库要求）

所有完成的数字化件必须通过以下3重校验，不合格直接退回上一步：

3.1 人工抽检

抽检比例不低于总数量的10%，检查项：

• 扫描件是否清晰、有无缺页、漏扫、倒页
• 著录字段是否完全和原件一致，有无错漏
• 水印是否符合要求，有无遮挡原文

3.2 系统校验

用白银市档案局发布的《档案数字化质量校验工具》（下载地址：https://daj.baiyin.gov.cn/xxgk/xzzx/202211/t20221108_321456.html）批量校验，校验规则：

• 命名规则是否符合要求
• PDF/A格式是否合规，是否可正常打开
• 元数据字段是否完整

3.3 保密校验

涉密文件需用保密检查工具扫描，确认无敏感信息泄露，非涉密文件需标注“非涉密”字样，所有校验结果填写《白银市档案数字化质量校验表》，随数字化成果一起提交。

四、归档入库要求

校验完成后，按照以下要求归档：

• 本地存储：将所有数字化成果拷贝到2块独立的4T蓝盘，分别存放在单位档案柜和异地备份点，蓝盘标注清楚全宗号、时间段、备份时间
• 在线存储：上传到单位档案管理系统，设置访问权限，涉密档案仅内网可访问，非涉密档案可根据需求开放查阅权限
• 入馆提交：需要移交到白银市档案馆的档案，将备份盘和校验表一起提交到白银市档案馆业务科，联系电话：0943-8221634，提交前提前3个工作日预约
• 原件归档：扫描完成的原件按照原有顺序装订，放回原档案盒，不得随意涂改、丢弃原件，保存期限和原有要求一致

操作过程中遇到规范类问题，可直接拨打白银市档案局业务咨询电话0943-8221634确认，避免自行操作不符合规范导致返工。