档案整理行业智能化认证实操指南：从建档到认证通过全流程

一、前期必备准备

1. 工具准备：安装国家档案局发布的《档案智能化合规校验工具V1.3》，下载地址：https://www.saac.gov.cn/ztzl/daj/202406/t20240615_327894.htm，双击exe文件按默认路径完成安装；准备WPS 2024专业版，开启CSV格式导出功能。

2. 资料准备：整理待认证的100份以上纸质档案，用普通扫描仪按「文件类型：TIFF（黑白）、分辨率：300DPI」扫描，文件命名格式为「档号_页码.TIFF」（如DA2024001_01.TIFF）；梳理全部档案的12项核心著录项，包括档号、题名、责任者、形成时间、保管期限等，确保无缺项。

二、档案智能化整理核心操作

2.1 标准化转换

操作1：打开《档案智能化合规校验工具》，点击「数据导入」，选择待处理的CSV档案目录文件；注意：CSV文件必须保存为UTF-8编码，否则会出现乱码，WPS中可通过「另存为→编码选择UTF-8」完成设置，系统自动映射12项必填字段，若字段名称不匹配，手动调整为《档案著录规则》（DA/T 18-2022）标准名称。

操作2：点击「格式校验」，系统自动识别非标准字段，将“其他”类字段统一归类为「附注」，点击「一键修正」，生成标准化目录CSV文件，保存路径固定为「C:\档案认证\标准化目录.csv」。

2.2 智能化标引

操作1：将所有TIFF格式档案图像导入工具，点击「智能标引」，系统基于OCR自动识别责任者、形成时间等著录项，识别准确率需达到95%以上；重点：若识别准确率低于95%，需检查图像是否模糊，重新扫描后再操作，避免手动复核耗时。

操作2：点击「自动关联」，系统将档案目录与对应图像绑定，关联ID统一为「档号+页码」格式，确保每份档案有唯一识别标识，避免后续审核时出现匹配错误。

三、智能化认证合规配置

3.1 核心合规校验

操作1：工具内点击「认证预校验」，上传标准化目录与关联后的档案图像，系统自动校验三项核心指标：

• 档案分类准确率：需达100%，若出错需对照《档案分类法》（GB/T 1548-2019）调整分类；
• 数据完整性：12项著录项无缺项、图像无损坏；
• 智能化功能达标率：OCR识别率≥95%、自动关联率≥98%。

操作2：若校验不通过，系统会生成具体错误报告，例如“档号重复”“图像分辨率不足”，按报告修正后重新校验，直至三项指标全部达标，不要直接跳过预校验步骤，避免认证被驳回。

3.2 认证材料打包上传

操作1：工具内点击「认证材料打包」，系统自动生成ZIP格式认证包，包含标准化目录、关联后的图像、预校验通过报告，保存路径为「C:\档案认证\认证包.zip」，若文件大小超过2G，需用系统自带分卷压缩功能拆分为2个ZIP文件。

操作2：登录档案行业智能化认证专属平台（https://rz.daj.org.cn），注册机构账号，按页面提示填写机构名称、认证类型（档案整理智能化）等信息，上传认证包，确保填写内容与实际情况完全一致，无虚假数据。

四、认证审核与后续维护

操作1：提交认证后，等待10-15个工作日的审核周期，期间保持预留手机号畅通，审核人员会通过短信反馈补充材料要求，例如某类档案扫描件不清晰，需在1个工作日内重新上传对应材料。

操作2：收到审核通过通知后，下载《档案整理智能化认证证书》，存入机构档案管理系统的「资质文件」模块，定期每半年更新1次档案数据的智能化维护记录，若新增档案数量超过500份，需重新提交小规模预校验，确保认证资格的有效性。