呼和浩特本地党政机关企事业单位档案数字化全流程实操指南

一、前期准备工作

1.1 工具软件准备

准备以下工具，所有工具均可从官方地址直接下载安装，无付费要求：

• 扫描软件：Vuescan（兼容绝大多数扫描仪，支持批量扫描），官方下载地址：https://www.hamrick.com/
• 著录表格工具：LibreOffice Calc（免费开源，兼容Excel格式），官方下载地址：https://www.libreoffice.org/download/download-libreoffice/
• 硬件要求：A3幅面馈纸式扫描仪（带零边距平板模块，用于不可拆卷档案），电脑配置不低于8G内存、1T空闲硬盘，提前准备拆钉器、压纸器、无酸修复胶带、裁纸刀等整理工具

特殊要求：若加工涉密档案，必须在呼和浩特市保密局认定的涉密场所操作，所有设备物理断开互联网，严禁数据外泄

1.2 档案前期核对

按照呼和浩特市档案局要求，加工前必须核对实体档案的全宗号、目录号、案卷号、保管期限，和委托方提供的档案台账逐一比对，信息不一致或缺少信息的，标注后上报委托方确认，严禁私自调整或修改档号信息，确认无误后再进入下一环节。

二、实体档案预处理

按照以下步骤逐卷处理，所有操作不得损坏原始档案：

• 拆除装订物：用专用拆钉器拆除所有金属钉、铁夹，生锈金属钉操作时避免撕破纸张，拆除的金属物统一收纳，避免划伤扫描仪玻璃
• 纸张修复整理：褶皱纸张用压纸器压平12小时以上，破损纸张用同色无酸胶带修复，超出A3幅面的图纸按照《内蒙古自治区档案数字化规范》要求折叠，折叠时需露出档案信息栏，方便后续查阅
• 缺页重页标注：按照案卷内原有顺序重新排序，发现缺页、重页、错装页，立即在台账对应位置标注，上报委托方确认后再继续加工

三、扫描操作实操

3.1 参数设置规范

严格按照呼和浩特档案验收要求设置参数：永久保管档案分辨率必须设置为300DPI，定期保管档案不低于200DPI；色彩模式：纯文字档案用黑白二值，带彩色印章或图表的档案用24位真彩色，照片档案必须用24位真彩色扫描；不可拆卷的档案必须用零边距模式扫描，避免裁切档案内容

3.2 文件命名与批量处理

文件命名必须符合呼和浩特要求，规则为：全宗号-目录号-案卷号-4位页码.后缀，示例：012-005-128-0023.tif

批量扫描完成后，可使用Windows PowerShell批量重命名，直接复制以下命令，替换命令中全宗号、目录号、案卷号三个参数后即可运行，自动批量生成符合要求的文件名：

``` Get-ChildItem .tif | ForEach-Object -Begin { $i=1 } { Rename-Item -Path $_.FullName -NewName ("{0}-{1}-{2}-{3:D4}.tif" -f "全宗号","目录号","案卷号",$i); $i++ } ```

如果存储格式为JPG，将命令中两处tif改为jpg即可。

四、图像处理与数据著录

4.1 图像处理要求

扫描完成后统一处理图像：自动纠偏，倾斜角度控制在1度以内，去除页面黑边，不修改原始档案内容，遇到污渍不遮挡文字的保留，遮挡文字的仅清理污渍不得修改原文，永久保存的档案存储格式为TIFF，查阅用副本存储为JPEG，JPEG压缩率不低于80%，保证图像清晰度。

4.2 数据著录规范

呼和浩特档案验收要求9个必填著录项，具体填写规范如下：

必填著录项	填写规范
全宗号	按照呼和浩特市档案局核发的编号填写，不得自行修改
目录号、案卷号、件号、页码	和实体档案标注保持一致
题名	如实抄写案卷封面题名，不得简化修改
责任者	填写档案形成单位全称
形成日期	统一格式为YYYY-MM-DD，无具体日期填YYYY-MM
保管期限	统一填写为永久/30年/10年，不得使用其他表述

著录完成后，每10卷抽验1卷，著录错漏率超过1%的，全部重新核对修正。

五、三级质检流程

按照呼和浩特档案数字化验收要求，必须执行三级质检：

• 一级自检（扫描人员）：扫描完成后立即检查是否漏扫、重扫、图像模糊，自检错漏率必须控制在0.5%以内
• 二级专检（专职质检）：逐一核对著录信息和实体档案一致性，检查图像质量，错漏率超过1%的整批退回整改
• 三级终检（委托方）：提交委托方抽检，呼和浩特验收要求抽检合格率不低于98%，不合格部分整改后重新提交检验

六、数据交付归档

质检合格后，按照要求存储交付：

存储要求：数字化成果必须制作三份备份：一份在线存储用于日常查阅，一份离线异盘备份，一份离线异地备份，长期存储必须使用只读光盘或企业级硬盘，禁止使用U盘作为长期存储载体

需要交付的材料包括：按全宗-目录-案卷分类存储的图像成果包、符合规范的著录数据文件、加工情况说明报告，报告需标注加工总量、错漏率、加工单位、加工时间，所有流程符合《内蒙古自治区档案数字化加工技术规范》与呼和浩特市档案局发布的验收要求，按上述步骤操作即可顺利通过验收，完成落地。