档案制度建设季度检查标准实操落地执行详细指南

检查前的核心准备动作

本部分为季度检查前置流程，需在检查前1天完成，确保检查依据合规、对象明确，无遗漏项。

1. 整理合规制度文件库

需梳理本季度内生效的所有档案相关文件，具体要求：

• 必须包含国家级法规：《中华人民共和国档案法》、国家档案局第10号令《企业档案管理规定》
• 必须包含企业内部文件：《档案归档管理细则》《档案分类编码规则》《档案保管规范》
• 必须过滤已废止或超过有效期的文件，仅保留本季度正在执行的版本，每类文件需标注生效时间，例如《合同归档细则》（2024年9月修订）

整理完成后，生成《季度档案检查依据清单》，清单需包含文件名称、版本号、生效时间，存档至档案管理员专属的待查文件夹。

2. 确定检查抽样范围

抽样基数为季度内归档的所有文件，抽样规则完全可落地：

• 业务类文件（合同、项目立项书等）抽样比例≥20%，且不少于10份
• 行政类文件（会议纪要、内部通知等）抽样比例≥15%，且不少于5份
• 电子档案需同步抽样，与纸质档案一一对应，确保电子档可正常打开

检查维度的实操判定标准

本部分为季度检查核心内容，所有判定需有明确依据，不得主观判断，所有结果需留存书面记录。

1. 文件归档合规性检查

抽查每份归档文件，需核对3项必填内容，不合格项需明确标注：

• 是否有归档审批单：审批单需有经办人和档案管理员双签字，缺一则判定该文件不合格
• 是否存放在对应档案盒：文件需放入标注「部门+季度」的档案盒中，放置位置距档案盒边缘≤2cm，禁止叠放
• 电子档合规性：电子档必须为不可修改的PDF格式，文件名符合规则（如「2024Q3-市场部-合同-001.pdf」），无损坏

可使用以下表格记录检查结果（直接复制即可用）：

2. 分类编码准确性检查

核对文件编码是否符合《档案分类编码规则》，要求：

• 一级分类编码（如01行政、02业务）与规则完全一致，禁止自行调整编码
• 二级分类编码（如0201合同、0202项目）未出现错用，不得将合同归入项目类编码
• 编码连续无断号，断号需备注具体原因（如「漏编」「遗失」）

编码断号或错用，直接判定该文件所属类别为不合格，例如2024Q3的合同编码出现0201-202409-005缺失，需记录为编码错误。

3. 保管环境达标性检查

使用温度计、湿度计实测档案室数据，要求：

• 温度：14-24℃，误差≤±2℃，需每日记录两次数据
• 湿度：45-60%，误差≤±5%，湿度超标需开启除湿机
• 附加检查项：灭火器在有效期内、档案室为双锁管理（钥匙分由档案管理员和部门负责人保管）、无私人或易燃物品存放

无温度/湿度实测记录，判定保管环境不合格，严禁靠感官判断环境是否达标。

4. 档案利用流程规范性检查

抽查季度内的5份利用申请，核对3项内容：

• 是否有利用审批单，审批人签字齐全，无代签
• 利用登记本是否完整，包含利用人姓名、用途、归还时间
• 超期未归还（超过7天）的，需记录为不合格，需注明利用人及联系方式

问题整改的闭环执行流程

本部分为检查结果落地环节，需确保所有问题整改到位，无遗留项，所有动作需留痕。

1. 问题清单生成与分配

检查结束后2小时内，整理《季度档案检查问题清单》，清单需包含：部门、具体问题、整改要求，例如「行政部2024Q3的3份会议纪要缺归档审批单，整改要求：3个工作日内补全签字」，然后发送给对应部门的档案联络员，抄送部门负责人和行政部。

2. 整改时限明确

不同问题的整改时限严格执行：

• 一般问题（如缺签字、编码错误）：3个工作日内完成整改
• 重大问题（如电子档损坏、档案丢失）：1个工作日内上报，并提交书面整改方案

3. 复查与验证

整改时限到期后，档案管理员逐一复查整改情况，合格的签字确认，不合格的退回重新整改，复查结果需记录在问题清单中，作为部门年度档案考核的核心依据。

季度检查报告的标准化输出

本部分为检查最终成果，需符合企业档案管理的存档要求，确保可追溯。

1. 报告核心内容

报告需包含4个必填模块，不得遗漏：

• 检查基本信息：季度、检查范围、抽样数量（如「2024Q3，12份业务文件、8份行政文件」）
• 存在问题：按部门分类，列出具体问题和数量（如「行政部3份文件缺审批单」）
• 整改完成情况：整改完成率、未完成原因（如「整体整改完成率90%，行政部1份文件因经办人休假未完成」）
• 下季度计划：具体动作（如「10月中旬组织各部门档案联络员学习编码规则」）

2. 提交与存档要求

报告需在季度结束后10个工作日内提交，经档案管理员和分管领导双签字后，存档至企业档案库的「档案制度建设-检查报告」目录下，保存期限10年，未按时提交报告的，扣除部门档案考核分2分。