档案整理质量对比：从模板搭建到校验的实操指南

档案整理质量对比实操完整流程

一、准备对比的基础素材

1. 标准档案模板获取：直接复制以下6项表头到你的Excel中，这是档案整理的国家基础要求，不能增减：档案编号、类目、名称、责任人、归档日期、保管期限。无需下载外部模板，手动新建即可。

2. 待对比数据集准备： - 数据集A：你之前人工录入的任意一批档案Excel表（确保表头与标准模板一致）； - 数据集B：用WPS插件批量生成的对应批次表，插件安装路径：打开WPS表格→点击顶部「插件」选项卡→选择「获取插件」→搜索「档案批量整理（免费版）」→点击「安装」，插件会自动匹配上传的档案文件名生成对应批次的规范表。

二、核心质量指标对比计算（零代码）

对比指标采用档案局统一要求的3项核心考核项，所有计算均在Excel中完成，无需复杂操作：

• 1. 分类准确率计算

  分类准确率=（类目正确的记录数/总记录数）×100%，操作步骤： ① 新建空白Excel表，复制A列（数据集A的类目）、B列（数据集B的类目）到本表； ② 在C1单元格输入公式：```=COUNTIF(A:A,B1)/COUNTA(A:A)```，按回车后下拉填充至所有行； ③ 选中C列，点击顶部「数据」→「求和」，再除以总记录数（用COUNTA(A:A)获取），得到准确率数值。

• 2. 目录完整性计算

  

  目录完整性=（无缺失字段的记录数/总记录数）×100%，操作步骤： ① 在标准模板的每一行，用IF函数检查6项字段是否为空，公式示例：```=IF(OR(A2="",B2="",C2="",D2="",E2="",F2=""),0,1)```，输入后下拉填充； ② 合规字段的求和数除以总记录数，得到完整性数值。

• 3. 编号规则合规率计算

  档案编号规则为「2位类目码-4位年份-3位序号」（如01-2024-005），合规率=（编号符合规则的记录数/总记录数）×100%，操作步骤： ① 用WPS的正则提取函数检查编号格式，公式：```=IF(REGEXEXTRACT(A2,"^\d{2}-\d{4}-\d{3}$")="",0,1)```，输入后下拉填充； ② 合规列求和后除以总记录数，得到合规率数值。

三、对比结果校验与落地优化

1. 合格判定标准：3项指标均≥95%为合格，任意一项<90%需调整整理方式。

2. 差异分析要点： - 若数据集B的分类准确率比A高≥5%，说明批量整理工具的类目匹配规则更稳定，减少人工主观误差； - 若数据集B的编号合规率比A高≥10%，说明人工整理容易遗漏序号补零，需在人工操作时增加编号检查步骤。

3. 实操注意事项： - 对比的2份数据集必须是同一批次的100%同量记录，不能只对比部分样本； - WPS插件必须从官方市场下载，避免第三方插件携带病毒； - 计算时确保所有函数输入的单元格范围没有多余空行，否则会导致数值出错； - 若插件生成的数据集B字段与标准模板不一致，手动调整表头后重新计算即可，无需重新生成。