咱作为前前后后对接了4次单位档案数字化项目的「坑王」，今天真的是掏心窝子给大伙唠干货，要是你单位最近要搞档案数字化，正在头疼怎么完善数字化收费标准，那这篇你真的赚着了，我踩过的坑能装满三个档案盒，绝对不让你再走弯路。
你就把档案数字化当成给你家攒了二三十年的旧物件做高清电子备份：有普通的A4纸文书，就像你家的旧作业本，扫起来不费劲；有比桌子还大的工程蓝图，就像你家压箱底的旧年画，扫的时候得铺平了小心伺候；还有脆得一摸就掉渣的老档案，就像你奶奶留的旧剪纸，碰坏了你赔都赔不起。要是上来就按统一价收费，要么服务商偷工减料亏着本糊弄事，要么你当冤大头被宰得裤衩都不剩，所以完善数字化收费标准这事儿，真的是先小人后君子，对大家都好。
我第一次搞档案数字化的时候，找的服务商报价一页一毛二，我当时乐坏了，觉得这价格比打印还便宜，结果签合同的时候没细看，最后结算的时候给我加了一堆费：拆装订一页5分，修污点一页8分，OCR识别一页1毛，装订还原一页5分，算下来一页快5毛，比最初报价翻了4倍。这不就像你去理发店剪头，人家说洗剪吹19.9，结果洗的时候给你用了个洗发水要加30，吹的时候给你做个造型要加50，剪完还要收个造型师服务费，你说气人不气人？这就是没提前完善数字化收费标准的后果，啥都没说死，人家随便加钱你都没处说理。
第二次搞的时候我学聪明了，把普通档案的价格都钉死了，结果忘了我们单位有一批80年代的工程图纸，还有半箱老照片，服务商说这是「特殊介质档案」，要加价300%，我当时就懵了：啥叫特殊？折了角算特殊？沾了灰算特殊？还是只要不是A4白纸都算特殊？这不就像你去海鲜大排档吃饭，老板说鱼按时价，结果你点了个鲈鱼，结账的时候给你报188一斤，说今天的鱼是刚捞的野生的，你反驳都找不到证据。所以说啊，要完善数字化收费标准，就得把什么叫特殊档案、每一类特殊档案加价多少，写得明明白白，半点模糊的空间都不能留。
第三次我以为我已经把所有坑都踩遍了，前中期的费用都写得清清楚楚，结果扫完了服务商说，要把数据导入你们的档案系统要收1万的接口费，每年的云存储费要5000，数据备份要单独收费，我当时差点当场心梗。这不就像你买了个智能电视，花了大几千，结果开机要看30秒广告，看剧要充会员，投屏还要单独充TV端会员，连装个APP都要收服务费，合着你买的不是电视，是个收费广告屏？所以完善数字化收费标准，不光要管扫档案的钱，还要管后续至少1年的运维、导入、备份的钱，别给人留割韭菜的空间。
你要谈价格之前，先把自己手里的档案摸得门儿清：普通文书档案有多少页，工程蓝图有多少张，声像档案有多少盘，破损的、涉密的各有多少，全部统计清楚，就像你去卖废品，先把纸壳、塑料瓶、旧金属全部分好类，再谈价格，人家就没法蒙你。所有分类的基准价全部要白纸黑字写进合同，凡是出现「等」「其他」这类模糊词的，一律删掉。我这次搞的档案数字化项目，就是提前分了8类档案，每一类的定价都写得明明白白，最后结算的时候一分钱额外费用都没出，爽得不行。
你把整个档案数字化的流程全拆碎了：拆装订、扫描、图像修正、OCR识别、目录著录、装订还原、数据导入、1年免费运维、3次免费数据备份，每一个环节单独定价，加起来就是总报价，就像你去吃自助，先问清楚海鲜、刺身、饮料、火锅是不是都包含，有没有额外收费的项，别进去了才知道喝瓶矿泉水都要20。完善数字化收费标准就是要把所有的环节都摊在阳光下，不给服务商留任何藏猫腻的空间，什么「服务费」「协调费」这种莫名其妙的项，一概不认。
完善数字化收费标准不是为了压价，是为了让钱花得值，所以一定要把奖惩规则写进去：比如扫描的清晰度达不到300DPI要求的，对应页数的费用全扣；著录错误率超过千分之三的，扣总款的5%；要是提前按质按量完成的，可以给总款1%的奖励。就像你找装修队，墙刷歪了要扣钱，瓷砖贴空了要扣钱，提前装完没毛病的，给个红包大家都开心。我上次的项目就是加了奖惩规则，服务商干得特别上心，最后提前3天完工，错误率才千分之零点八，我给人发了2000块奖金，双方都特别爽。
咱说句实在的，档案数字化这事儿真的是良心活，是给咱们单位的历史存电子备份，以后查资料找档案都方便，完善数字化收费标准也不是为了跟服务商斤斤计较，是为了让大家都敞亮，干活的人知道干多少活拿多少钱，出钱的人知道每一分钱花在了哪儿，没有猫腻，没有扯皮，活才能干得漂亮。要是你最近正在搞档案数字化，照着我这方法去完善数字化收费标准，绝对能少踩90%的坑，信我，过来人不骗过来人。
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