2020年修订实施的《中华人民共和国档案法》新增“档案信息化建设”专章，首次明确电子档案与传统载体档案具有同等法律效力，要求机关、团体、企事业单位和其他组织将信息化建设纳入单位发展规划，保障档案信息化建设所需经费、人员和技术条件。国家档案局2023年全国档案合规检查数据显示，42%的单位不合格项集中在电子档案管理工具不符合法定要求，违规单位最高被处以8万元行政处罚。
档案法第37条明确，电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规，仅满足存储功能的普通文件管理工具，无法作为电子档案的合法存管载体。电子档案的形成、传输、归档、查阅全流程需留存可溯源的完整记录，无篡改风险的电子档案可直接作为行政处理、司法诉讼的有效证据。
档案法第39条要求电子档案管理系统应当符合国家档案管理相关标准，具备安全可靠的身份认证、访问控制、加密存储、灾难恢复功能，涉密电子档案的管理还需同时符合保密法律法规的相关要求。单位主要负责人为档案安全第一责任人，因管理工具缺陷导致档案损毁、泄露、丢失的，需承担对应行政乃至刑事责任。
符合法定要求的档案管理软件需覆盖电子档案全生命周期管理需求，核心功能需满足：
档案管理软件需通过国家档案局组织的电子档案管理系统功能测评，涉及涉密档案管理的软件还需通过保密科技测评中心的对应认证。软件的信息安全等级保护需达到三级及以上标准，具备异地灾备、数据加密传输、操作日志全程留存的能力，其中操作日志留存期限不得少于10年。
合规档案管理软件需支持与单位现有OA、ERP、业务系统做接口对接，实现业务数据自动归档，避免人工归档带来的遗漏、篡改风险。面向机关事业单位的软件还需对接全国档案查询利用服务平台，满足跨部门、跨层级档案共享的法定要求。
单位部署档案管理软件的全流程需匹配档案法的相关要求，避免出现工具合规但应用不合规的问题。
部署前需对照档案法第37条至42条的要求，对软件功能做逐项核验，核验内容包括元数据采集字段完整性、存证机制有效性、存储格式合规性，核验记录需存档留存，作为后续合规检查的佐证材料。
上线前需完成管理制度与软件功能的衔接，按照单位档案管理岗位职责设置软件权限，普通用户仅具备查阅权限，档案归档、销毁、权限调整等操作需经过双人审核，所有操作日志需开启自动备份功能，备份数据需异地存储。
日常运维阶段每季度需开展一次数据完整性校验，核对电子档案的哈希值与归档时的原始值是否一致，每年开展一次全流程合规审计，审计内容包括归档率、元数据完整率、操作日志留存情况，审计报告需报送同级档案主管部门备案。
日常应用中需定期开展合规排查，针对常见风险点制定对应整改方案。
整改方案：加装符合《电子签名法》要求的第三方可信电子签章模块，在电子档案归档节点自动加盖时间戳和单位电子签章，确保电子档案来源可追溯
整改方案：扩展日志存储模块，设置日志自动归档、异地备份机制，禁止任何主体删除、修改操作日志，确需调整日志存储位置的需留存调整审批记录
整改方案：立即将涉密档案迁移至符合保密要求的涉密档案管理系统，原有系统中存储的涉密档案数据需做不可逆销毁处理，对相关责任人开展专项合规培训
某省属制造业国企2022年档案合规检查中，因使用通用办公软件存储电子档案被要求限期整改，该单位更换符合国家档案局测评标准的档案管理软件后，实现业务系统数据自动归档，电子档案元数据完整率达到100%，2023年合规检查获得优秀评级，同时节约纸质档案打印、存储、人工管理成本37%。
禁止使用未通过国家档案局官方测评的档案管理软件存储涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密的档案，依据档案法第48条规定，因档案管理工具不符合要求导致档案安全事故的，单位将被处以1万元以上10万元以下罚款，相关责任人将被处以5000元以上5万元以下罚款，构成犯罪的依法追究刑事责任。
微信咨询
电话联系
QQ客服
微信咨询一对一服务