旅游部门档案规范管理及数字化实操培训落地完整案例指南

一、前置准备（培训前7天完成）

1.1 参训人员筛选

必须覆盖3类岗位：区县旅游局档案管理员、A级景区档案专员、民宿/农家乐经营主体档案对接人，每类岗位至少1人，总人数控制在20-30人方便实操辅导，禁止安排无档案管理权限的行政后勤人员参训。

1.2 物料及系统准备

• 带USB接口的办公电脑每人1台，提前调试政务内网访问权限
• 2023版《文化和旅游档案管理办法》纸质手册每人1份，可直接从文旅部官网下载打印：https://www.mct.gov.cn/xxgk/xzxk/gfxwj/202306/t20230615_943721.htm
• 数字化扫描设备2台，固定选得力DS200，驱动提前安装，采购地址：https://item.jd.com/100022987687.html，无兼容性问题
• 文旅部统一配发的全国文化和旅游档案信息系统测试账号提前开通，测试地址：https://da.mct.gov.cn/test，权限设置为编辑+查询，账号规则为“单位统一社会信用代码后6位+姓名全拼”，初始密码统一设为Aa123456

1.3 参训预通知要求

所有参训人员提前准备本单位近1年的3份样档：游客投诉处理档案、文旅活动备案档案、安全生产检查档案各1份，纸质版+电子版各带1套，用于实操练习。

二、3天培训实操流程（按天落地）

2.1 第一天：档案分类规则实操

上午1小时理论讲解，仅讲旅游部门专属分类规则，固定分4大类12小类，可直接套用，禁止私自新增分类：

• 行政类（编码X）：公文、人事、财务、采购4小类，对应编码X1-X4
• 业务类（编码Y）：文旅活动、景区评级、民宿备案、投诉处理4小类，对应编码Y1-Y4
• 数字化类（编码S）：电子档案元数据、扫描件归档2小类，对应编码S1-S2
• 特殊类（编码T）：文物保护、重大事件专项档案2小类，对应编码T1-T2

下午3小时实操：要求参训人员将自带的3份样档手动归类，填写分类编码，现场逐份批改，错误率超过10%的人员留堂加练1小时，确保当天所有人分类正确率100%。

2.2 第二天：数字化归档实操

上午1小时规则讲解，扫描参数固定无需调整：分辨率300DPI、格式PDF/OFD、单文件大小不超过100M，命名规则统一为“分类编码-年度-单位编码-流水号”，单位编码取统一社会信用代码后6位，流水号为4位数字，不足补0，比如2024年某景区的投诉处理档案命名为Y4-2024-123456-0001.pdf。

下午3小时实操：用现场扫描设备将自带的3份样档扫描，按照规则命名后上传到测试系统。批量命名可直接使用以下Python代码，修改前3个配置参数即可运行：

```python import os 仅修改以下3个配置参数即可，其他内容无需改动 class_code = "Y4" 对应分类编码 year = "2024" 档案所属年度 unit_code = "123456" 单位统一社会信用代码后6位 file_path = "./扫描文件/" 扫描件存放文件夹路径 file_list = os.listdir(file_path) for index, file in enumerate(file_list): suffix = file.split(".")[-1].lower() if suffix in ["pdf", "ofd", "jpg", "png"]: new_name = f"{class_code}-{year}-{unit_code}-{str(index+1).zfill(4)}.{suffix}" os.rename(os.path.join(file_path, file), os.path.join(file_path, new_name)) print("批量命名完成") ```

无Python环境的可直接用Windows自带批量重命名功能：选中所有扫描文件，右键点击重命名，输入“Y4-2024-123456-”，系统会自动补全4位流水号。实操结束后现场逐份检查命名错误、扫描模糊、上传位置错误的问题，当场整改完成。

2.3 第三天：档案检索与调阅实操

上午1小时规则讲解：档案调阅必须留痕，普通用户仅能查询本单位档案，跨单位调阅需要提交线上申请，管理员24小时内审批，禁止私自导出涉密档案，系统检索支持3种方式：关键词检索、分类检索、年度检索，要求10秒内能查到目标档案。

下午3小时实操：参训人员两两配对，互相给对方出3道检索题，比如“查本单位2023年10月的游客投诉处理档案”，要求所有人都能在10秒内检索到对应档案，考核不合格的重练，全部通过后颁发培训结业证书，要求参训人员回单位后1个月内完成本单位近3年档案的整理归档。

三、常见问题排查（避免卡壳）

• 扫描设备不识别多页文件：检查进纸器是否有卡纸，驱动是否为最新版，驱动下载地址：https://www.deli.com/support/download/detail?id=1245
• 系统上传失败：检查文件大小是否超过100M，文件名是否有空格、特殊符号（仅允许横杠、数字、字母），网络是否连通政务内网
• 档案分类存疑：暂时归到对应大类的其他子项，不要私自创建分类，每月5号前统一上报市局档案管理员调整分类目录
• 档案丢失处理：24小时内上报市局，填写《档案丢失报备表》，同步在系统中标记，禁止私自销毁或补做档案

四、落地验收标准（培训后1个月考核）

4.1 单位验收标准

近3年档案100%归档，分类正确率100%，数字化率100%，检索响应时间不超过10秒，抽查100份档案，错误率超过1%的单位整改后重新验收。

4.2 人员考核标准

随机抽10份档案，参训人员能在10秒内检索到，能独立完成扫描、命名、上传、分类全流程，不合格的重新参加培训。