档案管理系统档案保密管理规定及全流程落地执行指南

档案管理系统保密管理核心原则

核心原则是所有保密规定制定的底层依据，适配《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》及国家档案局发布的《数字档案管理安全规范》相关要求。

• 最小授权原则：仅授予岗位履职所需的最低档案访问权限，无相关业务需求的岗位不得授予任何档案访问权限。据国家档案局2023年专项调研数据，82%的数字档案泄露事件源于权限过度授予，严格执行最小授权原则可降低90%以上的内部泄露风险。
• 全程留痕原则：档案管理系统所有涉及档案查阅、下载、修改、流转、销毁的操作必须全链路记录，不可篡改、不可删除。
• 权责统一原则：档案访问权限持有人对自身操作承担全部责任，系统管理员、档案管理员分别承担权限管控、密级审核的对应管理责任。

系统层级保密管理强制性规定

访问权限管控要求

所有系统账号权限必须与岗位说明书的职责范围100%匹配，禁止出现跨岗位、超职责的权限配置。

涉密档案的访问申请必须执行双人审批机制，由部门负责人、保密管理岗共同审批通过后方可开通权限，权限有效期最长不超过7个工作日，到期自动回收。

系统账号必须采用实名认证+双因子认证机制，禁止账号转借、共用，离岗人员的账号必须在离岗当日完成注销。

数据存储与传输保密要求

档案管理系统存储的所有涉密档案必须采用国密SM4算法进行加密存储，离线备份介质必须存放在符合GB/T 37092标准的一级保密柜中，双人双锁管理。

系统内档案跨终端、跨系统传输必须采用国密SM2算法进行加密，禁止通过微信、QQ等公共社交渠道传输涉密档案。

操作审计与日志管理要求

系统操作日志必须包含操作人、操作时间、操作内容、IP地址、设备信息等核心字段，日志留存期限不低于30年。

保密管理岗每季度需完成全量操作日志审计，发现异常操作需在24小时内完成核查处置，形成审计报告存档。

档案内容层级保密管理规定

档案密级划分与标注要求

所有纳入系统管理的档案必须按照涉密程度划分为绝密、机密、秘密三个等级，非涉密档案标注为公开级。

密级标注需在档案归档时同步完成，准确率必须达到100%，绝密级档案需额外标注知悉范围，仅允许指定人员访问。

• 绝密级档案：仅支持在线查阅，禁止下载、打印、截屏、导出操作，查阅过程禁止脱离系统监控
• 机密级档案：仅允许经审批后下载带有水印的加密版本，打印需登记纸质份数，使用后统一回收销毁
• 秘密级档案：允许下载、打印，流转过程需全程记录接收人信息

档案全生命周期保密要求

档案归档环节：涉密档案归档必须由档案管理岗双人核验密级标注、知悉范围无误后方可录入系统，禁止涉密档案脱机流转。

档案流转环节：系统内流转的涉密档案不得超出标注的知悉范围，跨部门流转需重新走审批流程。

档案销毁环节：到期需销毁的涉密档案，需同时删除系统内存储的所有版本、离线备份介质中的对应数据，销毁过程全程录像，记录存档期限不低于10年。

涉密事件处置与责任追究机制

发现档案泄露风险或泄露事件时，第一时间暂停涉事账号的所有权限，同步核查泄露范围，采取相应的补救措施。

涉及国家秘密的档案泄露事件需在24小时内向属地保密行政管理部门、档案行政管理部门上报，不得迟报、瞒报。

违反保密规定的相关责任人，按照《档案法》《保密法》相关条款予以处分，构成犯罪的移交司法机关追究刑事责任。2022年某省属国企员工违规越权下载机密级项目档案外泄，被处以行政记过处分，所在单位被处以20万元罚款，相关管理责任人承担连带管理责任。

保密规定落地校验标准

单位每年需开展不少于2次的档案保密专项检查，核心校验指标包括：权限配置合规率100%、档案密级标注准确率100%、季度日志审计完成率100%、全员保密培训考核通过率100%。

校验结果纳入部门年度绩效考核，未达标的部门需在15个工作日内完成整改，整改后重新验收。