机关企事业单位档案制度建设规范化零门槛落地实操指南

所有步骤均符合国家档案局发布的《档案管理规范化导则》要求，零基础可直接套用，落地后可直接通过合规检查。

一、梳理适配本单位的档案分类框架

1.1 划分统一的档案大类

不需要自行设计分类规则，直接沿用国家统一标准划分即可，具体分为以下五大类，适配绝大多数机关企事业单位：

• 文书档案：包括收发文、会议纪要、请示报告、规章制度等日常行政公文
• 科技档案：包括基建项目、设备仪器、科研项目、研发成果等技术类相关资料
• 人事档案：员工入职材料、劳动合同、考核记录、职级变动、奖惩材料等个人相关档案
• 专业档案：各业务条线形成的专项档案，常见的有财务会计档案、业务项目档案、诉讼档案等
• 特殊载体档案：包括照片、音视频、电子光盘、印章、奖牌等非纸质类档案

1.2 统一档号编码规则

为了避免后续检索混乱，必须一开始就统一编码规则，采用「大类代码-子类代码-年度-件号」四段编码规则，所有档案档号必须唯一，不得重复。例如：文书档案综合类2024年第15份档案，编码为WS-ZH-2024-015，大类代码用两个拼音首字母即可，方便记忆。

二、制定核心规范化制度文件

2.1 制度必须包含的核心模块

不要写空泛的制度，直接把以下模块填充本单位内容即可，每个模块都是合规检查必查项：

• 岗位职责：明确三级责任体系，部门归档责任人必须明确到具体岗位，要求每月5日前完成上月档案移交，档案管理员负责整理入库，分管领导负责审批借阅、销毁事项
• 归档范围与保管期限表：对应上述分类，每个小类明确标注保管期限，执行国家统一标准：永久、30年、10年。其中本机关重要政策性文件、机构沿革材料永久保管，一般性业务文件保管30年，临时性通知材料保管10年
• 整理操作规范：明确纸质档案装订要求、电子档案格式要求，电子归档必须保存为不可修改的PDF/A格式，禁止保存可编辑的DOC/XLS格式，防止内容被篡改
• 借阅与保密规范：明确不同密级档案的审批流程，绝密级档案必须经单位主要负责人审批，所有借阅必须留存纸质签字登记，不得无登记借阅
• 销毁规范：明确到期档案的鉴定流程，销毁必须造册登记，由两人以上监销并签字，禁止私自销毁任何档案

完整的制度范本可直接从国家档案局官方网站下载修改：https://www.saac.gov.cn/col/col1026/index.html，不需要从零撰写。

三、落地全流程标准化操作

3.1 纸质档案规范化整理步骤

按以下步骤操作，不会遗漏任何要求：

• 收集：部门归档责任人按归档范围收集所有应归档材料，剔除多余复印件、重份文件，检查文件必须有完整的签字盖章，缺失的补全后再归档
• 预处理：去除文件上所有金属物（钉书针、回形针等），对破损文件进行修补，小于A4的文件衬A4白纸，A3文件沿装订线折叠为A4大小，保持文字朝外
• 编号：在文件首页右上角空白处加盖档号章，填写完整档号、保管期限信息，禁止将编号盖在文件正文内容上，影响后续查阅
• 装盒：按件号顺序装入标准档案盒，准确填写档案盒封面、盒脊的所有项目，同一个大类同一个年度的档案可装同一盒，不满一盒不需要凑盒，直接装盒即可
• 著录登记：将所有档案信息录入管理台账，没有专业系统的直接用Excel登记，可直接复制以下表头使用：
  ``` 档号|文件名|形成年度|保管期限|归档责任人|归档日期|存放库房|档案柜编号 ```
  复制后粘贴到Excel，用「数据-分列-分隔符号-勾选其他|」即可自动分成多列，直接使用即可

3.2 电子档案规范化管理要求

必须执行「双套制」归档，即纸质档案和电子档案同时归档，具体要求：

• 原生电子文件直接归档，必须同步保留完整元数据（包括形成时间、制作人、修改记录）
• 纸质档案扫描归档，分辨率不低于300DPI，重要文件采用彩色扫描，保存为PDF/A格式，文件名和档号完全一致，例如WS-ZH-2024-015.pdf
• 存储要求：电子档案至少保存两份副本，分别存放在不同的物理硬盘中，每年年底做一次可读性检测，避免硬盘损坏导致文件丢失

四、规范化落地核查优化

4.1 首次落地核查清单

完成所有建设后，按以下清单逐一核查，全部符合即为建设完成：

• □ 档案分类覆盖本单位所有业务类型，没有缺类漏归的情况
• □ 所有档案档号唯一，没有重号、缺号问题
• □ 保管期限划分准确，不存在永久档案划分为定期的错误
• □ 所有电子档案格式正确，都可以正常打开读取
• □ 每个操作环节都明确了对应责任人，没有职责空白

每年年底开展一次合规性核查，根据国家最新规范和本单位业务变化调整分类规则和制度内容，持续保持规范化状态。