档案管理软件中符合档案统计工作规定的全流程实操指南

前期准备与合规要求梳理

开始操作前，请确认你的档案管理软件已经完成全量档案的著录入库，所有档案的年度、机构、类别、保管期限、密级等核心元数据已经补全，不存在缺漏空值，避免后续统计结果出错。

明确档案统计工作的合规核心要求

根据档案统计工作规定，所有正式统计必须覆盖以下强制维度，不允许缺项漏项：

• 馆藏档案总量统计：需按年度、机构、档案类别三个维度分类统计
• 年度新增档案统计：按归档年度、档案类别统计新增档案数量
• 档案利用情况统计：按利用年度、利用用途统计利用人次与利用档案量
• 到期待鉴定档案统计：按保管期限、到期年度统计待鉴定档案数量

软件权限与基础配置核对

完成要求梳理后，先完成软件基础配置检查，步骤如下：

• 登录你的档案管理系统，确认账号拥有档案统计报表生成、导出权限，若无权限直接联系系统管理员开通即可
• 打开系统「系统设置」-「元数据管理」页面，检查年度、机构、保管期限、档案类别、利用类型5个核心元数据是否处于启用状态
• 若存在未启用的元数据，勾选对应项后点击「保存配置」，10秒内即可完成调整

档案统计全流程实操步骤

第一步：待统计档案数据清分

数据清分是避免统计错误的核心环节，严格按照以下步骤操作：

• 打开档案管理软件的「档案管理」-「全库检索」页面
• 在检索条件栏勾选已归档状态，排除未完成归档的拟归档文件，点击检索获取全量待统计数据
• 点击检索结果页的「分组」按钮，依次按年度、机构、档案类别分组，查看是否存在分组为空的数据，将空分组对应的档案补全元信息后重新分组

需要特别注意：如果存在跨年度移交的档案，按照归档年度而非文件形成年度统计，该规则符合档案统计工作规定的要求，不要混淆统计口径。

第二步：按规定维度生成对应统计报表

完成数据清分后，即可生成合规统计报表，操作步骤：

• 打开系统「统计分析」模块，选择「自定义统计报表」功能
• 对照下表添加统计维度与统计项，直接复制配置即可：

  报表名称	统计维度	必填统计项
  馆藏档案基本情况统计表	年度、机构、档案类别	档案总卷数、总件数、总页数
  年度新增档案统计表	归档年度、档案类别	新增卷数、新增件数
  档案利用情况统计表	利用年度、利用用途	利用人次、利用档案件数
  到期待鉴定档案统计表	保管期限、到期年度	待鉴定档案件数

• 所有维度添加完成后，点击「生成报表」按钮，等待系统处理即可，一般1万条数据以内30秒即可出结果

第三步：统计结果校验与归档

生成报表后需要完成合规校验，再进行归档，步骤如下：

• 随机抽取10%不同类别的档案，手动核对该类别档案数量与报表统计数量是否一致
• 核对报表间的勾稽关系：所有年度新增档案数量之和应等于馆藏档案总数量，若误差超过0.1%，需要重新排查元数据缺漏问题
• 校验通过后，同时点击报表的「导出PDF」和「导出Excel」按钮，分别保存两个版本，Excel留作后续调整核对，PDF加盖电子签章后用于归档存档
• 将导出的统计报表上传至档案管理软件的「统计档案」专属目录下完成系统内归档，同时在本地离线备份一份，避免数据丢失

常见卡壳问题排查

• 问题1：生成报表后部分维度数据为空

  解决方法：回到全库检索页面，筛选对应维度为空值的档案，补全对应元数据后重新生成报表即可解决，空值产生的原因是档案著录时遗漏了核心信息，补全即可恢复正常统计。

• 问题2：系统没有自定义统计报表功能

  解决方法：将全库检索的档案数据导出为Excel格式，使用Excel的数据透视表功能按照上述维度分组统计即可，具体操作：选中导出的所有数据后，点击「插入」-「数据透视表」，将统计维度（年度、机构、类别等）拖拽到行区域，将档案ID拖拽到值区域，选择计数类型，即可自动生成对应统计结果，结果和软件生成的一致，符合规定要求。

• 问题3：勾稽误差过大，对不上结果

  解决方法：首先检查是否把未归档的拟归档文件、已经销毁注销的档案纳入了统计，重新筛选「已归档」「在库」状态后导出数据再统计即可排除该问题；如果仍然有误差，检查是否存在同一份档案多次著录的重复数据，删除重复数据后重新统计即可。