你有没有遇到过这种事？
老板突然问你：“去年的那个项目合同在哪？快找出来。”
你满头大汗打开电脑。
在“我的文档”里翻了个底朝天。
又在“下载”里找了一圈。
最后还是没找到。
这时候你才想起来。
公司的档案制度早就过时了。
根本没人按那个规矩存东西。
所谓的“档案管理”就是个摆设。
今天我就来教你几招。
怎么把你的档案制度更新好。
让文件像听话的士兵一样。
随叫随到，不再给你添乱。
很多公司的档案制度一看就头大。
什么“文书档案”、“科技档案”。
全是些听不懂的词。
员工看不懂，自然就不愿意用。
更新制度的第一步。
就是把名字改得接地气。
别去抄教科书上的分类。
那些都是给档案馆看的。
不是给干活的人看的。
你要看大家平时怎么说话。
怎么叫顺口就怎么改。
比如，把“行政文书类”改成“日常通知”。
把“财务凭证类”改成“发票和报销单”。
把“人事档案类”改成“员工资料”。
这样大家一看就知道。
这个文件夹是干嘛的。
举个例子。
如果你是家电商公司。
就别分什么“永久、长期、短期”。
你要按“进货、卖货、售后”来分。
如果你是家广告公司。
就按“客户、素材、成品”来分。
怎么方便怎么来。
核心原则只有一个。
就是“找的时候能想得到”。
别让员工猜谜语。
很多人的电脑像个垃圾场。
因为不敢删东西。
总觉得“万一以后用得上呢”。
结果硬盘爆满。
有用的文件也被淹没了。
更新档案制度。
必须加上“保存期限”这一条。
有些文件就是用一次的。
用完就可以扔了。
比如一些临时的会议纪要。
或者一些过期的报价单。
你在制度里要写清楚。
“临时文件保留一个月，自动清理”。
这样大家存文件就没心理负担。
该扔就扔，绝不手软。
对于重要文件。
也要规定好什么时候转存。
什么时候销毁。
比如合同。
你可以规定：
“执行完的合同，保留2年。”
“2年后转入‘历史备份’盘。”
“超过10年的，扫描电子版后销毁纸质版。”
这能帮你省下巨大的物理空间。
也能省下不少硬盘空间。
这就是在给公司省钱。
以前找不到文件。
问谁谁都说“不是我存的”。
这就是责任没分清楚。
新制度里。
责任必须落实到具体的人。
这是大忌。
千万别在制度里写“由行政部负责”。
行政部那么多人，谁负责？
你要写“由前台小王负责收集”。
写“由财务老张负责审核”。
只有具体到人。
事情才能落地。
出了问题也能直接找到人。
很多公司都有个坑。
员工离职了，电脑格式化。
重要文件全没了。
你的制度里必须加一条：
“离职必须移交档案”。
而且要有清单。
要有接收人签字。
没有这一步。
HR坚决不给办离职手续。
这叫“硬约束”。
比什么口头提醒都管用。
写好制度不代表完事了。
公司业务在变。
制度也得跟着变。
如果你五年都不更新制度。
那它肯定又成废纸了。
建议你在制度封面写个日期。
并且注明：“本制度每年修订一次”。
到了日子。
就把大家叫在一起开个会。
聊聊这一年用起来有什么别扭的地方。
哪里不方便改哪里。
别把制度当成“圣旨”。
它就是个工具。
不好用就得修。
最懂怎么存文件的。
是一线干活的员工。
别坐在办公室里拍脑袋想。
去问问销售：“合同好不好找？”
去问问设计：“素材图乱不乱？”
他们吐槽最多的地方。
就是你更新制度的关键点。
解决了他们的痛点。
大家才会愿意配合你。
说了这么多。
核心就三件事。
一是说人话，分类要简单。
二是定规矩，啥时候扔要明确。
三是落到人，谁负责谁背锅。
别光看完文章点个赞就完了。
现在就打开你的电脑。
看看那个最乱的文件夹。
给它改个清楚的名字。
把没用的文件删一删。
哪怕只做这一步。
你的工作效率都能提一大截。
动起来，别犹豫。
微信咨询
电话联系
QQ客服
微信咨询一对一服务