别再当档案界搬砖工扫雷兵档案管理软件能降低劳动强度

之前在一家外贸公司当行政兼后勤兼临时救火档案员（没错，身兼数职是我们这种小公司的标配宿命梗）的时候，我一度怀疑自己是公司招来的“人形档案粉碎机预备役+腰椎间盘突出培育基地重点栽培对象”——不是蹲地上理去年前年乃至十年前泛黄发霉（对，南方回南天还发黏的外贸合同，简直是生化武器档案界分武）的档案盒，就是对着电脑Excel表一行行复制粘贴客户地址合同编号产品参数，眼睛熬得像熬了三天三夜的麻辣兔头。直到偶然踩了朋友公司正在用的一款工具（真·踩过无数Excel崩溃坑Word排版坑才遇到的真宝贝），才发现原来档案管理软件能降低劳动强度，能降低劳动强度，真的能降低劳动强度啊！！！（原谅过来人魔性重复三次的激动，这就像饿了三天啃到刚出锅的红烧肉盖饭一样，说三遍都嫌少）

搬砖篇：以前理档案的我，是公司“隐形997苦力MVP”

先给你们唠唠我以前的“苦逼搬砖档案史”，说出来都是泪和腰间盘的抗议。 先讲实体档案这块哈：外贸公司嘛，客户寄的样品单、工厂签的生产单、海关盖的报关单、银行发的水单……每笔单少则三五张，多则几十张，每天下班前前台小妹抱着小山一样的文件袋往我桌上一放，笑眯眯说一句“辛苦辛苦明天要用哦”，那笑容简直是天使脸魔鬼心啊。我得先把小山一样的文件按年份分类、按客户首字母分类、按产品SKU分类、按状态分类（有效/过期/待归档），分类的时候手要轻（怕把发黏的合同撕坏赔不起违约金）、眼要尖（怕把A客户的单塞到B客户的档案盒里扫雷到吐血），然后贴标签、装盒、蹲在档案柜的最上层最下层最角落塞进去，塞完一盒站起来的时候，腰间盘都会发出“咔咔咔”的拖拉机爬坡声，那感觉就像背着二十袋大米爬了三十层楼，累到只想直接躺在地上当咸鱼，再也不想起来。 再讲电子档案这块哈：以前以为电子档案会比实体档案轻松点，结果发现完全是从一个坑跳到了另一个更深的坑！同事们每天把各种命名乱七八糟的文件（比如“新建Microsoft Word文档(1)(2)(3).docx”“王总上周发的关于那个那个的单.pdf”“客户A的…最终…最终版…真的不改了.docx”）一股脑儿扔进共享盘，我得每天去共享盘翻箱倒柜找文件，然后重命名、分类建文件夹、压缩备份到移动硬盘里，压缩备份的时候生怕移动硬盘突然嗝屁（有次备份去年整年的水单备份到99%的时候移动硬盘坏了，我哭了整整一下午，最后找数据恢复花了两千多块钱，公司只报了一半，另一半从我的年终奖里扣，说我没保护好数据，那叫一个冤啊窦娥都比我冤三分）。更气人的是有时候老板或者同事突然找一份文件，我得把共享盘里的文件夹翻个底朝天，有时候翻半小时都找不到，还得被老板骂“行政是干什么吃的连个文件都找不到”，被同事甩脸色“耽误了我的大单子你负责得起吗”，那段时间我每天早上起来第一件事就是想辞职，真的是苦不堪言。

扫雷篇：没有档案管理软件之前，我是公司“行走的背锅侠”

除了搬砖，我还有一个重要的兼职身份——公司“行走的背锅侠档案员”，扫雷扫得头皮发麻，背锅背得腰都直不起来。 背锅场景一：合同过期没人提醒，差点赔了违约金。有次和客户B签了一份外贸合同，有效期是两年，老板让我把合同归档，还特意叮嘱我到期前三个月提醒他续约，我当时答应得好好的，还在共享盘的文件夹里加了个“到期提醒”的备注，结果两年后我完全忘了这茬，客户B突然找上门说合同过期了要和我们终止合作，老板当时脸都绿了，直接把我叫到办公室骂了一顿，还扣了我半个月的绩效，说我是“吃干饭的这点小事都办不好”，天地良心啊我每天那么忙哪记得住两年前的提醒啊！ 背锅场景二：电子档案命名太乱，同事找错了生产单，给工厂发错了货。有次同事小李找去年给客户C生产单的参数，共享盘里有三个命名差不多的文件（“客户C生产单.docx”“客户C生产单最终版.docx”“客户C生产单最终版真的不改了.docx”），小李随便选了一个就给工厂发过去了，结果工厂按那个参数生产出来的产品根本不符合客户C的要求，工厂要求我们赔偿返工费，客户C要求我们赔偿违约金，加起来一共损失了五万多块钱，老板又把我叫到办公室骂了一顿，还扣了我整整一个月的工资，说我“行政兼档案员当得太不合格了共享盘管理得一团糟”，我当时真的是哑巴吃黄连有苦说不出啊！

逆袭篇：自从用了档案管理软件，我终于翻身农奴把歌唱了

就在我准备递辞职信的前一天，我闺蜜（她在一家国企当行政主管，人家那行政当得才叫行政，每天准点下班周末双休，不像我每天996偶尔997）给我打电话问我最近怎么样，我把我的苦逼搬砖背锅史一股脑儿全告诉她了，她听完哈哈大笑说“你怎么不早点找我啊，我给你推荐一款我们公司正在用的档案管理软件，档案管理软件能降低劳动强度，能降低劳动强度，真的能降低劳动强度啊！！！”（现在想想闺蜜的魔性重复三次跟我刚才一模一样，果然是同频的过来人）。 挂了电话我就去搜了那款软件，免费试用了一周，试用完我直接找老板申请购买了，老板一开始还嫌贵，说“小公司用什么档案管理软件啊浪费钱”，我就把我这一年多的搬砖背锅史、共享盘管理得一团糟的现状、以及如果用了这款软件能省多少时间多少钱都给老板算了一遍，老板听完算了算账，觉得确实划算，就同意购买了。 自从用了这款档案管理软件，我终于翻身农奴把歌唱了，腰间盘也不疼了，眼睛也不花了，每天准点下班周末双休，老板同事对我也越来越好了，现在我再也不是公司的“隐形997苦力MVP”和“行走的背锅侠档案员”了，我现在是公司的“档案管理小能手”和“共享盘整理大师”！ 给你们具体唠唠这款档案管理软件是怎么帮我降低劳动强度的哈：

实体档案：从“蹲地搬砖”变成“扫码入库”

这款档案管理软件支持实体档案扫码入库，每个档案盒和每份文件都有专属的二维码，我只需要把文件整理好放进档案盒里，用手机或者扫码枪扫一下档案盒的二维码录入档案盒的基本信息（年份、客户、产品、状态），再扫一下每份文件的二维码录入文件的基本信息（合同编号、产品参数、有效期、负责人），然后把档案盒放在档案柜里对应的位置（软件会自动给我推荐最合适的档案柜位置哦，再也不用蹲在地上找地方塞了），就OK啦！ 找文件的时候也超级方便，只需要在软件里输入合同编号、客户首字母、产品SKU、状态中的任意一个关键词，软件就能在几秒钟内找到文件的位置（包括实体档案的档案柜编号和具体层数具体角落），再也不用把共享盘和档案柜翻个底朝天了，老板同事现在找文件都是自己在软件里搜，再也不用麻烦我了，我终于解放双手啦！ 哦对了，这款软件还支持自动提醒功能，我只需要在录入文件的时候设置好到期提醒时间，软件就会在到期前三个月、一个月、一周、一天自动给我和负责人发提醒短信和邮件，再也不用担心合同过期没人提醒啦，再也不用背锅啦！

电子档案：从“翻箱倒柜”变成“一键归档”

这款档案管理软件支持电子档案一键归档，同事们把文件上传到软件里的时候，软件会自动识别文件的内容（合同编号、产品参数、有效期、负责人），自动重命名，自动分类建文件夹，自动压缩备份到云端（再也不用担心移动硬盘突然嗝屁啦，云端备份永远不会丢哦），我只需要每天去软件里看一眼归档情况，偶尔手动调整一下就OK啦！ 哦对了，这款软件还支持权限设置功能，老板可以设置所有文件的权限，部门主管可以设置本部门文件的权限，普通员工只能查看和下载自己负责的文件，再也不用担心文件泄露啦，再也不用背锅啦！

收尾篇：档案管理软件能降低劳动强度，靠谱推荐给每一个苦逼的档案员

说了这么多，就是想给每一个和我以前一样苦逼的档案员推荐这款档案管理软件，档案管理软件能降低劳动强度，能降低劳动强度，真的能降低劳动强度啊！！！ 这款软件不仅能帮你减少搬砖的时间，还能帮你减少背锅的风险，让你每天准点下班周末双休，有更多的时间陪伴家人和朋友，有更多的时间做自己喜欢做的事情，何乐而不为呢？ 如果你现在正在为理档案发愁，如果你现在正在为背锅发愁，那就赶紧去搜这款软件免费试用一周吧，相信我，试用完你一定会感谢我的！ 最后给你们灌一碗土味正能量的强行混搭鸡汤：人生苦短，别再把时间浪费在理档案这种没有技术含量的搬砖活上了，赶紧用档案管理软件解放双手吧，解放双手才能拥抱美好的未来，拥抱美好的未来才能成为人生赢家，档案管理软件能降低劳动强度，靠谱！