明确档案制度建设范围 夯实企事业单位档案管理基础

为啥一定要先捋清档案制度建设范围？这就像给衣柜画分割线

说真的，我前几年帮大大小小十几家单位捋档案制度，踩过的坑能绕办公工位三圈，今天纯掏心窝子跟你唠，所有档案管理问题的根儿，十有八九是档案制度建设范围没捋对。哦不对，我再说一遍，十有八九是档案制度建设范围没划清楚，别不当回事。

我之前碰过一个刚起步的创业公司，老板图省事，直接抄了国企的档案制度，把啥鸡毛蒜皮都塞进档案制度建设范围，要求连员工下午茶的报销小票都要存30年，行政小姑娘天天啥也不用干就存票，财务查个十年前的票翻得满头汗，这不纯纯脱裤子放屁，没事找事吗？还有反过来的，一个做工程的小公司，觉得制度就是走个过场，啥都没往档案制度建设范围里放，后来工程验收要查十年前的设计稿，全公司翻遍了只找到半张皱巴巴的打印纸，最后返工花了二十多万，找谁说理去？

说白了，档案制度建设范围就是你给档案管理划地盘，地盘划错了，要么该管的没人管，要么不该管的占地方，怎么可能不乱？就像你收拾衣柜，不先划好哪块放上衣哪块放裤子，直接往里面堆，开门就能掉衣服出来，找的时候找疯了，一个道理。

通用的档案制度建设范围，我帮你捋得明明白白

第一块：基础管理范围，这是衣柜的外框，不能歪

不管你是十个人的小公司还是上千人的大单位，这块都必须放进档案制度建设范围，一点偷不了懒。说白了就是档案从收集、归档、整理、借阅、保管到销毁的全流程规则，就像衣柜的外框，框歪了里面再整齐也白搭。

很多人容易漏了销毁这块，到期该销的档案不划进管理范围，不敢销也不会销，最后档案室堆得满满当当，新档案没地方放，就像你衣柜塞满十年没穿的旧衣服，新衣服只能堆地上，遭罪的还是自己。这块哪怕你单位只有三个人，也要放进档案制度建设范围，千万别偷懒。

第二块：专属业务范围，这是衣柜的分格，按需加

这块就看你干啥行当，每家的档案制度建设范围都不一样，不能一概而论。你是建筑公司，就得把工程档案放进档案制度建设范围；你是学校，就得把学籍档案放进档案制度建设范围；你是医院，就得把病历档案放进档案制度建设范围；你是做互联网的，用户数据、开发文档这些电子档案，必须得划进档案制度建设范围。

我之前亲眼见一个医美机构踩坑，一开始没把客户的咨询档案、术前记录放进档案制度建设范围，后来有客户术后纠纷，找不到当初的签字记录，直接赔了十几万，这不就是纯吃了范围没划清的亏？现在大家都用电子文件，线上聊天记录、审批记录这些，很多人觉得不算档案，不往档案制度建设范围里放，哪天电脑坏了、员工离职删了记录，哭都没地方哭，这块我提醒过无数人，一定要记牢。

第三块：合规红线范围，这是衣柜的锁，不能少

什么保密要求、隐私保护，这块必须放进档案制度建设范围，半毛钱含糊不得。比如人事档案里的员工身份证、银行卡信息，客户的隐私资料，涉密单位的项目档案，谁能看、谁能碰、存多久、怎么销，都得写清楚。

我之前认识一个做招投标的朋友，他们公司就是没把涉密招标档案划进档案制度建设范围，随便扔在公共文件夹里，结果不小心泄露了投标报价，直接被取消了三年投标资格，好好的公司差点黄了，这种坑真的犯不上。

划档案制度建设范围的坑，我都帮你踩过了，别再跳

• 贪大求全：啥都往档案制度建设范围里塞，最后制度厚得像字典，没人看得懂也没人执行，等于白做
• 该放不放：核心业务档案、电子档案这些高频出问题的，偏偏忘了放进档案制度建设范围，真出事了只能拍大腿
• 照搬照抄：拿别的单位的范围直接用，国企的档案制度建设范围能直接套给奶茶店吗？完全不匹配，最后只能落灰

我刚做这块的时候也犯过照搬照抄的错，把大集团的制度直接给了一个五六个人的工作室，人负责人看完直接说“你这东西我能用得上？我连专门的行政都没有”，给我整得脸通红，从那以后我每次干活，先问清楚人家规模、行业、现有档案类型，再一点点划范围，从来没出过错。

其实说白了，档案制度建设范围说难也不难，核心就是量体裁衣，你有多少家底就划多大范围，不需要跟别人比全比大，适合自己的就是最好的。我踩过这么多坑，总结出来就是一句话：范围划得清，制度才能行，档案管得好，遇事没烦恼。你按照我给你捋的这几块一条一条核对，把属于你的档案制度建设范围理清楚，保管你少走三五年弯路，省下来的时间多喝两杯奶茶不香吗？