轻量开源工具档案制度建设落地与核查实操指南

1. 前置准备：拆解行政制度为技术可执行项

首先必须把纸面上的档案制度，转化为工具能实现的规则，避免技术和行政两张皮。

1.1 提取核心落地要素

不管用什么工具，必须先把制度里的这4项抠出来：

• 档案类型：按部门/文件属性分，如「行政公文」「合同协议」「研发文档」，建议最多10类，超过会增加管理成本
• 归档节点：比如「合同签订后3个工作日内」「研发项目结项后10个工作日内」，用「事件触发+X个工作日」格式
• 归档字段：每类档案必填的元数据，比如「合同编号」「甲方乙方」「归档人」「归档时间」
• 权限规则：谁能看、谁能传、谁能删、谁能改元数据，比如「归档人仅能改自己12小时内上传的元数据，部门经理仅能看本部门，档案管理员全权限」

2. 工具选型与部署：零成本轻量方案

选择「FileRun」作为核心工具，它是轻量级PHP+MySQL文件管理系统，完全满足档案管理需求，不需要服务器也能用本地部署（适合10-50人小团队）。

2.1 本地环境快速搭建

用「XAMPP 8.2.12」一键搭建PHP+MySQL+Apache环境，下载地址：（Windows，macOS/Linux自行替换版本号在官网目录找）

• 安装步骤：默认全选组件，安装路径选「D:\xampp」（避免C盘权限问题），安装完成后勾选「启动Apache」「启动MySQL」「打开控制面板」
• 验证环境：打开浏览器访问http://localhost，出现XAMPP欢迎页则成功

2.2 FileRun安装与配置

FileRun 2024免费社区版下载地址：

1. 解压部署：把压缩包内所有文件解压到「D:\xampp\htdocs\filerun」
2. 创建数据库：访问http://localhost/phpmyadmin，点击「新建」，输入数据库名「filerun_db」，字符集选「utf8mb4_general_ci」，点击「创建」
3. 修改权限（仅Windows需做）：右键「D:\xampp\htdocs\filerun\data」，选择「属性→安全→编辑→添加→输入Everyone→检查名称→确定→勾选完全控制→应用→确定」
4. 初始化安装：访问http://localhost/filerun，按提示输入：
   • 数据库主机：localhost
   • 数据库名：filerun_db
   • 数据库用户：root
   • 数据库密码：留空（XAMPP默认root无密码）
   • 管理员用户名：admin
   • 管理员密码：必须包含大小写+数字+符号，比如「Admin@2024」
5. 安装完成：点击「登录」进入后台管理界面

3. 技术规则配置：完全对应行政制度

3.1 配置档案分类与元数据

• 添加档案分类：后台点击「存储位置→新建存储」，输入名称「公司档案库」，路径选「D:\xampp\htdocs\filerun\company_files」（自动创建），点击「保存」；再点击「文件夹→公司档案库→新建子文件夹」，按提取的核心要素创建所有子文件夹
• 添加元数据模板：后台点击「元数据→新建模板」，输入名称「合同协议模板」，添加字段：
  • 合同编号：文本、必填、唯一
  • 甲方：文本、必填
  • 乙方：文本、必填
  • 签订日期：日期、必填
  • 归档节点提醒：文本、自动填充（后续用脚本实现）
  点击「保存」；重复步骤给每个子文件夹创建对应模板
• 绑定元数据模板：点击「文件夹→公司档案库→合同协议→属性→元数据」，选择「合同协议模板」，勾选「所有子文件夹继承」，点击「保存」

3.2 配置用户与权限

• 添加部门用户组：后台点击「用户→新建组」，输入名称「研发部」，点击「保存」；重复添加「行政部」「销售部」「档案管理员组」
• 添加用户：后台点击「用户→新建用户」，输入用户名、邮箱、密码（默认要求强密码），选择所属组，点击「保存」；档案管理员必须单独加入「档案管理员组」和「所有部门组」
• 配置权限规则：
  • 档案管理员组：点击「权限→新建权限」，选择「存储位置→公司档案库」，勾选「完全控制」，点击「保存」
  • 普通部门组：点击「权限→新建权限」，选择「存储位置→公司档案库→对应部门文件夹」，勾选「上传/创建」「查看/下载」，点击「保存」；再点击「权限→新建权限」，选择「存储位置→公司档案库→对应部门文件夹」，勾选「编辑元数据」，设置「编辑时间限制→上传后12小时」，点击「保存」

3.3 配置归档节点自动提醒

用Python写个轻量定时脚本，扫描未上传元数据的合同/文档，发送邮件提醒（假设用QQ邮箱）。

3.3.1 安装Python依赖

Python 3.10+下载地址：（安装时勾选「Add Python to PATH」）

打开CMD输入以下命令：

```bash pip install pymysql schedule yagmail ```

3.3.2 创建定时脚本

在「D:\xampp\htdocs\filerun」创建「remind.py」，内容如下：

```python import pymysql import schedule import time import yagmail from datetime import datetime, timedelta 数据库配置（对应XAMPP和FileRun） DB_CONFIG = { "host": "localhost", "user": "root", "password": "", "db": "filerun_db", "charset": "utf8mb4" } 邮件配置（QQ邮箱需开启SMTP服务，获取授权码） EMAIL_CONFIG = { "user": "你的QQ邮箱@qq.com", "password": "你的QQ邮箱授权码", "smtp_host": "smtp.qq.com", "smtp_port": 465 } 待提醒事件（可按制度添加更多） REMIND_RULES = [ 规则：存储位置ID，子文件夹名称，事件字段，天数，提醒对象 (1, "合同协议", "fr_custom_field_1", 3, "研发部经理@qq.com;销售部经理@qq.com"), ] def get_storage_path_id(storage_name): 辅助函数：根据存储位置名称获取ID conn = pymysql.connect(DB_CONFIG) cursor = conn.cursor() cursor.execute("SELECT id FROM fr_storages WHERE name = %s", (storage_name,)) res = cursor.fetchone() conn.close() return res[0] if res else None def check_and_remind(): print(f"[{datetime.now()}] 开始检查归档提醒...") conn = pymysql.connect(DB_CONFIG) cursor = conn.cursor() 替换存储位置ID（这里假设公司档案库ID是1，可通过get_storage_path_id("公司档案库")获取） storage_id = 1 for rule in REMIND_RULES: subfolder, event_field, days, receivers = rule[1], rule[2], rule[3], rule[4].split(";") 查询路径ID cursor.execute("SELECT id FROM fr_files WHERE name = %s AND parent_id = (SELECT id FROM fr_files WHERE storage_id = %s AND parent_id IS NULL)", (subfolder, storage_id)) path_res = cursor.fetchone() if not path_res: continue path_id = path_res[0] 查询近X天未绑定元数据的文件 deadline = (datetime.now() - timedelta(days=days)).strftime("%Y-%m-%d %H:%M:%S") cursor.execute("SELECT f.name, f.created_by, u.email, u.fullname FROM fr_files f LEFT JOIN fr_users u ON f.created_by = u.id WHERE f.parent_id = %s AND f.is_dir = 0 AND f.created_at >= %s AND f.id NOT IN (SELECT file_id FROM fr_custom_fields_values WHERE field_id = (SELECT id FROM fr_custom_fields WHERE name = %s))", (path_id, deadline, event_field)) files = cursor.fetchall() if files: 发送邮件 yag = yagmail.SMTP(EMAIL_CONFIG["user"], EMAIL_CONFIG["password"], EMAIL_CONFIG["smtp_host"], EMAIL_CONFIG["smtp_port"]) subject = f"【归档提醒】{subfolder}有{len(files)}个文件未及时归档" content = f"以下文件需在今日内完成归档（填写元数据）：\n" for f in files: content += f"- 文件名：{f[0]}，上传人：{f[3]}({f[2]})，上传时间：{f[4] if len(f)>=5 else '未知'}\n" yag.send(to=receivers, subject=subject, contents=content) print(f"[{datetime.now()}] 已向{receivers}发送{subfolder}归档提醒") conn.close() print(f"[{datetime.now()}] 检查完成") 每天9:00和14:00执行检查 schedule.every().day.at("09:00").do(check_and_remind) schedule.every().day.at("14:00").do(check_and_remind) while True: schedule.run_pending() time.sleep(60) ```

3.3.3 配置QQ邮箱SMTP

• 登录QQ邮箱→设置→账户→开启「POP3/SMTP服务」「IMAP/SMTP服务」→按提示发送短信获取授权码
• 把脚本里的「你的QQ邮箱@qq.com」和「你的QQ邮箱授权码」替换成实际内容

3.3.4 设置Windows开机自启动

• 创建「remind.bat」，内容如下： ```batch @echo off python D:\xampp\htdocs\filerun\remind.py ```
• 按「Win+R」输入「shell:startup」，把「remind.bat」的快捷方式拖进去

4. 落实情况核查：一键导出数据

FileRun后台支持直接导出元数据，配合制度核查即可：

• 导出全库/分类元数据：后台点击「文件夹→公司档案库→（可选子文件夹）→全选→批量操作→导出元数据」，选择CSV格式，点击「导出」
• 核查维度：
  • 归档完整性：对比业务数据（如合同台账）和导出的CSV，检查是否所有事件都上传了档案
  • 归档及时性：查看CSV的「created_at」和对应元数据的「签订日期/结项日期」，检查是否在节点内
  • 元数据准确性：抽查必填字段是否为空，唯一字段是否重复