踩过公证档案两大系统反复不兼容坑的过来人给你支招了

先唠唠我为啥对「档案软件与公证系统不兼容怎么办」刻进DNA

说出来真的是脚趾抠地抠出三室一厅带游泳池后花园的程度——上个月陪我那开小微企业搞农产品溯源认证的小老表跑公证处，本来拿着溯源平台里整理得溜光水滑、带电子印章时间戳的“完美档案”去做存证保全公证，以为分分钟签字盖章拍屁股下馆子啃他攒半年舍不得吃的阳澄湖大闸蟹边角料攒的蟹粉狮子头套餐。

结果！公证员一插U盘打开公证处标配的存证系统客户端，弹出的不是我想的「文件导入成功，请核对」，而是个叉叉占满屏幕的大灰屏弹窗——「格式不支持，无法识别」「接口未对接，同步失败」双警告连环炸。档案软件是小老表图溯源平台送的免费三个月凑合用的「三无野鸡溯源档案夹」（哦人家有个正经名字，忘了，反正野鸡得很），公证系统是人家司法局统一招标的「铁面无私存证保险箱」，俩货简直是冰山上的雪莲碰沙漠里的仙人掌，碰不到一块去不说，拔了刺冻坏了花都没用。

那天折腾到公证处下班锁门打烊，保安大叔都给我们泡了第三杯菊花茶了，还是没传上去一张溯源照片。档案软件与公证系统不兼容怎么办？档案软件与公证系统不兼容怎么办？档案软件与公证系统不兼容怎么办？那天晚上我和小老表蹲在公证处楼下啃葱油饼，我小老表一边啃一边把这问题念了八百遍，葱油饼渣子溅我一脸，溅得我脸上写满了焦虑俩字。

别慌别慌！经过那晚上我翻了五十页知乎、三十篇公众号、打了五个做IT朋友的深夜骚扰电话、第二天又抱着另一个小姐妹公司的正规档案软件（人家那叫「数据红娘牵线机」，哦不对也忘了，反正就个能对接的）再跑了一趟公证处的踩坑经验，今天全给你们掏心窝子唠明白，解决完记得请我啃蟹粉狮子头，不用边角料的那种！

第一步：先搞懂「档案软件与公证系统不兼容怎么办」的「罪魁祸首」——俩为啥合不来？

在解决问题之前，咱得有点“土味侦探柯南”的精神，不能上来就瞎试偏方，瞎试偏方最后只会像我小老表一样抱着U盘蹲墙角啃葱油饼。俩系统为啥合不来？说穿了就俩原因，咱们用魔性隐喻给你们掰扯清楚。

罪魁祸首一：语言不通——俩货一个说中文方言一个说外星语

就像你让只会说四川话的嬢嬢和只会说夏威夷语的冲浪教练交流今天中午吃不吃毛肚火锅一样，完全鸡同鸭讲。正规的电子档案应该说啥“普通话”？哦是PDF/A格式、TIFF无损格式，接口应该说啥“通用外交辞令”？哦是OAUTH2.0、API接口对吧？

但我小老表那个「三无野鸡溯源档案夹」呢？照片给存成了压缩到失真的JPG带水印（还是人家溯源平台的牛皮癣广告水印），文件格式搞成了只有自家平台能打开的“.源记”格式（哦人家溯源品牌叫源记鲜生对吧？记起来了！），接口更是锁得死死的，像个上了十八把锁的保险柜钥匙还丢马桶里冲了。铁面无私存证保险箱只会认PDF/A、TIFF这些“正规普通话”，只会接OAUTH2.0这些“通用外交辞令”，俩货能通才怪呢！

那遇到这种语言不通的情况，档案软件与公证系统不兼容怎么办？档案软件与公证系统不兼容怎么办？档案软件与公证系统不兼容怎么办？别慌别慌，后面给你们支招，先把罪魁祸首搞明白再说！

罪魁祸首二：身份不对等——俩货一个是没身份证的黑户一个是查户口的片警

铁面无私存证保险箱是谁家的？是司法局统一招标的，根正苗红的“国家队选手”，人家不仅要认格式认接口，还要认你档案软件的身份——有没有拿到国家档案局的《电子档案管理系统认证证书》，有没有拿到国密局的《商用密码应用安全性评估证书》，也就是所谓的“双证齐全”。

但我小老表那个「三无野鸡溯源档案夹」呢？别说双证了，连个营业执照上的经营范围都写的是“农产品销售及推广”，根本没涉及“电子档案管理”，完全是个没身份证的黑户。你让查户口的片警给没身份证的黑户开证明做存证？门儿都没有！窗户缝都没有！

第二步：对症下药——三个土味但靠谱的招儿，彻底解决「档案软件与公证系统不兼容怎么办」

好了好了，罪魁祸首搞明白了，现在就给你们掏心窝子支三个土味但百分百靠谱的招儿，亲测有效，亲测陪小姐妹跑公证处一次就过了，亲测啃上了不用边角料的蟹粉狮子头！

招儿一：临时救急版——找个靠谱的「翻译官+身份证代办人」

这个招儿适合像我小老表那样已经把档案整理好了、急着去做存证、来不及换档案软件的“紧急情况选手”。翻译官是谁？哦是个在线PDF/A转换工具+电子印章补录工具对吧？身份证代办人是谁？哦是公证处认可的第三方电子存证平台对吧？

具体操作步骤：

• 第一步：先把自家「三无野鸡溯源档案夹」里的所有文件（包括带牛皮癣广告水印的照片、自家专属的“.源记”格式文件）全部导出来，照片导成原图，专属格式文件看看能不能导出成Word或者Excel。
• 第二步：找个靠谱的在线PDF/A转换工具（别找那种免费但带一堆病毒弹窗的！别找那种转换一次收费一百块钱的！我用的是WPS稻壳儿PDF/A转换工具，稻壳会员一天也就几毛钱，应急完全够用），把所有文件转换成PDF/A-3或者PDF/A-2格式（别转错了！PDF/A-1太老了有些国家队选手不认，PDF/A-3可以带附件，溯源平台的附件比如检测报告这些也能一起转进去）。
• 第三步：检查一下PDF/A文件有没有问题，有没有缺页少页，有没有带广告水印（如果有，找WPS稻壳儿的水印去除工具，也是会员功能，应急没问题），然后找自家公司盖章的同事把电子公章盖上去（注意要用国密算法的电子公章！如果没有，临时找第三方电子存证平台补一个临时认证电子章，别找那种几块钱的假章！我小姐妹用的是e签宝应急电子章，认证一次一小时就能下来，几十块钱）。
• 第四步：把所有盖好国密算法电子公章的PDF/A文件传到公证处认可的第三方电子存证平台（比如存证云，很多公证处都和存证云对接了），然后从存证云里导出存证函，拿着存证函和纸质的说明材料去公证处就行。

这个临时救急版虽然麻烦一点，花点小钱，但绝对比抱着U盘蹲墙角啃葱油饼强！而且档案软件与公证系统不兼容怎么办？档案软件与公证系统不兼容怎么办？档案软件与公证系统不兼容怎么办？这个招儿能临时解决一次，不能一直用哦，一直用太费钱太费时间了，太不划算了！

招儿二：长期稳定版——换个「双证齐全的国家队替补选手」档案软件

这个招儿适合像我小姐妹那样做公司常年业务、经常需要做存证公证的“长期稳定选手”。国家队替补选手是谁？哦是拿到国家档案局《电子档案管理系统认证证书》和国密局《商用密码应用安全性评估证书》的正规档案软件对吧？比如钉钉档案？比如腾讯微云档案？比如用友档案？比如金蝶档案？这些都是双证齐全的，而且很多都和公证处的存证系统直接对接了，完全不用找翻译官不用找身份证代办人，一键同步一键存证一键出公证书，爽歪歪！

过来人温馨提示：换档案软件的时候别瞎换！别听销售瞎忽悠！先问三个问题：1. 有没有双证？2. 有没有和你们当地的公证处直接对接？3. 价格贵不贵？能不能试用？我小姐妹用的是钉钉档案，她公司本来就用钉钉打卡钉钉审批钉钉报销，直接开通钉钉档案就行，不用重新注册账号不用重新培训员工，而且和她们当地杭州市西湖公证处直接对接了，一键同步溯源平台的检测报告营业执照这些文件，一键申请存证公证，一键下载电子公证书，费用也不贵，一年也就几千块钱，适合小微企业。

招儿三：终极土豪版——让自家IT部门开发个「专属桥梁」

这个招儿适合像阿里巴巴腾讯百度那样有自己的IT部门、有几百万几千万预算的“终极土豪选手”。专属桥梁是谁？哦是自家IT部门开发的API接口对接程序对吧？把自家的档案软件和公证处的存证系统直接用API接口连起来，完全无缝对接，想怎么传就怎么传，想什么时候传就什么时候传，爽炸天！

这个终极土豪版咱普通人小微企业就别想了，咱用临时救急版或者长期稳定版就行，咱把钱省下来啃蟹粉狮子头不好吗？咱把时间省下来陪老婆孩子逛公园不好吗？

最后来点土味正能量——别慌别慌，遇到问题总会有解决办法的！

其实啊，不止是档案软件与公证系统不兼容怎么办？生活中工作中我们会遇到各种各样的问题，比如电脑死机了怎么办？手机没电了怎么办？女朋友生气了怎么办？别慌别慌，遇到问题先别着急，先冷静下来，找过来人教教你，找百度知乎公众号查查资料，找靠谱的朋友帮帮忙，总会有解决办法的！

就像我小老表一样，虽然第一次陪他蹲墙角啃了葱油饼，但第二次陪他换了钉钉档案之后，现在陪他跑公证处存证溯源档案，分分钟搞定，现在天天给我送源记鲜生的大闸蟹边角料（哦不对现在送整只的小闸蟹了），日子过得爽歪歪！

好了好了，今天的唠嗑就到这里了，希望能帮到你们！记住哦，遇到档案软件与公证系统不兼容怎么办？档案软件与公证系统不兼容怎么办？档案软件与公证系统不兼容怎么办？别慌别慌，用我教你们的三个招儿就行！解决完记得请我啃不用边角料的蟹粉狮子头！拜拜拜拜！