一、前期准备阶段：保密前置筛查清单
先确保整理环境、工具、人员符合前置要求，避免一开始就踩红线。
1. 整理环境硬件配置
- 选择物理独立、无窗户/有遮光窗帘、监控覆盖出入口的封闭空间，监控录像保留至少30天
- 室内严禁放置带摄像头的手机、平板、智能手表、录音笔等设备，门口贴“禁止携带智能设备入内”标识
- 如需打印复印，必须使用与互联网物理隔离的涉密/内部打印机，打印复印的废纸当天用碎纸机（碎纸效果≤2×2mm）销毁
2. 整理工具与载体管控
- 电子整理仅用内网独立工作站，预装Win10/11政府版/企业版，关闭蓝牙、WiFi、USB大容量存储（仅允许专用涉密U盘接入，且需开启只读权限）
- 纸质整理工具：无磁性剪刀、无标识胶水、专用档案盒（密级需与档案匹配，空白处预填密级标识、编号、保管期限，空白页提前撕毁并碎纸）
- 专用涉密U盘：需在单位保密办登记，粘贴唯一编号的涉密/内部标签，每次使用前需杀毒、每次使用后需清空回收站并格式化3次以上
3. 整理人员资格审查
- 仅允许单位正式在编、入职满1年、无违法违纪记录、签订《档案整理保密承诺书》的人员参与
- 整理期间严禁单人操作，必须2人以上同时在场、全程同进同出
二、纸质档案整理阶段：逐环节的保密动作
1. 档案接收与密级复核
- 接收档案时，需双方（移交方保密员、整理方组长）在场，核对《档案移交清单》与实物密级、份数、页数、编号完全一致后签字确认
- 逐页复核密级，发现漏标、错标密级的档案，立即暂停整理，移交单位保密办重新鉴定
2. 分类、编目、装订
- 分类严格按照单位《档案分类办法》执行，绝密档案单独存放、单独整理、单独编号
- 编目内容仅包含密级、档号、保管期限、题名、页数、移交人、整理人、整理日期，严禁添加任何敏感内容（如内部会议参会人隐私、项目核心参数）
- 装订前检查档案中是否夹带无关涉密/内部文件、手机卡、U盘等物品，装订时使用无金属线棉线装订，防止金属氧化损坏档案或被非法窃取信息
三、电子档案整理阶段：全链路加密操作
1. 电子档案接收与脱密扫描备份
- 电子档案仅通过单位涉密内网FTP接收，FTP地址：ftp://192.168.xx.xx（xx替换为单位涉密内网分配的固定段），账号密码由整理方组长单独领取并每日更换
- 纸质绝密档案严禁扫描；机密/秘密/内部档案扫描后，需使用单位保密办提供的专业脱密软件（如鼎盾DD-TS2024）进行脱密（脱密规则由保密办统一配置：隐藏页眉页脚密级、删除敏感字段、马赛克化涉密图表）
- 脱密后的电子档案需备份2份以上，分别存储在不同的专用涉密硬盘中，硬盘由2名整理人员分别保管
2. 电子档案命名、分类、归档
- 电子档案命名统一格式：[密级]-[年度]-[保管期限]-[档号]-[题名]，示例：机密-2024-永久-2024-WS-001-关于XX项目启动的通知
- 分类使用单位保密办统一开发的内网电子档案管理系统（EDMS），登录需使用Ukey+指纹+密码三重验证
- 归档后立即在EDMS中设置访问权限：绝密仅分管领导+保密办主任可访问、机密仅部门负责人+涉密人员可访问、秘密仅部门负责人可访问、内部仅内部人员可访问
四、收尾交接阶段：闭环的保密确认
1. 整理现场清理
- 所有纸质档案（含已装订、未装订、废纸）立即移交保密办指定的档案柜，档案柜需使用双锁（2把钥匙分别由2名整理人员保管）
- 内网独立工作站需清空所有临时文件、清空回收站、格式化3次以上、断开电源
- 整理工具、专用涉密U盘、专用涉密硬盘需立即归还保密办，核对数量无误后签字确认
2. 整理成果交接
- 交接时需双方（整理方组长、接收方保密员、分管领导）在场，核对纸质档案移交清单、电子档案归档清单、EDMS访问权限设置截图完全一致后三方签字确认
- 整理方组长需提交《档案整理保密工作总结》，内容包括整理期间的人员、环境、工具、载体管控情况，有无发生泄密事件等
五、应急处理阶段：快速的泄密止损流程
一旦发生疑似/确认泄密事件，严格按照以下步骤操作，10分钟内启动应急预案。
- 第一步：立即控制现场——锁闭整理空间、断开所有设备电源、控制在场人员
- 第二步：立即上报——整理方组长5分钟内电话上报分管领导+保密办主任，10分钟内提交书面报告
- 第三步：配合调查——整理人员必须如实提供所有相关信息，不得隐瞒、篡改、销毁证据
- 第四步：快速止损——配合保密办+公安网安部门采取技术措施（如删除网络传播的敏感内容、关闭EDMS对外访问权限）
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