踩过纸质档案堆成山的痛才懂档案数字化检索数字化的妙

前言：我以前是档案界的「穿山甲二世」

先自报家门身份，绝对不是什么张口闭口GB/T的假砖家——前年我还在街道办文化站当「档案苦工头」，手底下管着三个刚毕业的小姑娘，每天从早到晚对着1998年到2021年堆了满满三排铁皮柜、大概绕社区主干道一圈的旧报纸、旧简报、旧活动台账摸爬滚打。

摸爬滚打啥意思？就是档案室夏天像蒸笼冬天像冰窖，翻找一份2008年奥运会社区老年人太极队报名的花名册，小姑娘要踩着摇摇晃晃的人字梯扒铁皮柜顶落灰的纸箱，抖出来的灰能糊满半张脸像刚从工地搬完砖——哦不对是搬完炭——然后蹲在地上逐页找、逐页翻，如果碰到当时手写的字迹歪歪扭扭、纸边还被水浸过晕开半片的「天书」，得蹲半小时眯着眼辨认！那段时间我们三个小姑娘加我一个糙汉子，眼睛度数集体涨了50度，还得了不同程度的颈椎病肩周炎，每天下班回家唯一想做的事就是躺在沙发上不想动。

第一次听说档案数字化检索数字化，我以为是智商税

转机出现在去年街道办开数字化转型动员会，会上信息科的小张甩了个PPT，PPT上有句话我现在还记着：档案数字化检索数字化，就是给你的档案找个「超级管家婆」，这个管家婆眼神贼好、记性贼棒、手脚贼快，找啥东西一秒钟就能给你翻出来，连纸边沾的菜汤印（哦不对是晕开的墨汁印）上的半个字都能识别出来！

当时我心里是一万个不信的——这不就是网上吹的那种「花大价钱买个没用的软件」的智商税嘛！我们文化站经费本来就紧张，这笔钱花出去了要是没用，我不得被站长骂死、不得被社区居民（尤其是那些当年参加过太极队现在要拿报名凭证领退休金补助的张阿姨李叔叔）念死？

但架不住小张软磨硬泡，还说可以先拿我们站里2019年到2021年的活动台账做个免费试点——抱着「死马当活马医」「反正不花钱试试也不吃亏」的心态，我半推半就地答应了。

试点后的第一天，我差点跪下来给档案数字化检索数字化磕三个响头

小张他们信息科的人来得挺快，周末两天就把我们站里那三年大概五千页、两个半铁皮柜的活动台账全部扫完、录完、整理完了，还给我们三个苦工头加小姑娘装了个电脑端的小程序（手机端也有，就是功能少点，适合应急查）。

周一刚上班，我们就碰到了「生死考验」——社区张阿姨拄着拐杖风风火火地冲进来，说她当年参加过2008年北京奥运会倒计时100天社区组织的火炬手模仿赛，拿到了三等奖证书，但证书丢了，现在社区有个「老运动健将风采展」要报名，必须要有当年的获奖照片或者获奖名单复印件。

要是搁以前，我们得先扒2008年5月份铁皮柜第三层最里面那个沾了半块月饼渣的纸箱（别问为什么沾月饼渣，当年整理档案的时候小姑娘偷偷塞进去的，后来忘了拿出来发霉了——哦不对后来月饼渣被老鼠啃了啃剩下点渣在纸箱缝里），抖出来2008年整个5月份的活动台账、旧报纸、简报，然后蹲在地上逐页找火炬手模仿赛的获奖名单，没个大半天绝对找不到！

但那天不一样，我抱着试试看的心态打开了那个档案数字化检索数字化的电脑端小程序，在搜索框里输入了「火炬手模仿赛 张桂兰 三等奖」——哦对！关键词就是硬堆，但这个搜索框竟然听懂人话！一秒钟！真的是一秒钟！屏幕上就跳出来了一张照片、一张获奖名单扫描件、还有一张活动简报的片段！

照片上张阿姨穿着一身红色的运动服，手里举着一根用纸糊的「火炬」，笑得像朵盛开的牡丹花；获奖名单扫描件上张桂兰三个字清清楚楚，三等奖那几个字还被当时的工作人员用红笔圈了起来；活动简报片段上写着「2008年5月8日，XX街道XX社区在社区广场举办北京奥运会倒计时100天火炬手模仿赛，共有56名居民参加，张桂兰等10名居民获得三等奖……」

张阿姨看完之后激动得热泪盈眶，拉着我的手说：「小周啊小周，你真是帮了我大忙了！以前我找你们找过一次，你们找了两天没找到，我以为我这辈子都不能参加风采展了！」

当时我心里那个爽啊！那个自豪啊！比当年高考考上二本还要爽！还要自豪！当天下午我就跑到站长办公室，拍着胸脯跟站长说：「站长站长，赶紧批钱吧！赶紧把我们站里所有的旧报纸、旧简报、旧活动台账全部搞成档案数字化检索数字化！这笔钱绝对花得值！绝对是物超所值！」

给你们唠唠档案数字化检索数字化这个「超级管家婆」到底有多牛

经过这一年多的使用，我对档案数字化检索数字化这个「超级管家婆」已经是佩服得五体投地了！今天作为过来人，我就给你们唠唠它到底有多牛——

• 眼神贼好，能识别「天书」：不管是当年手写的字迹歪歪扭扭的、纸边被水浸过晕开半片的、还是被老鼠啃过缺了个角的「天书」，它都能识别出来！识别准确率高达99.9%！剩下那0.1%可能是当年的字实在是写得太像「鬼画符」了，连神仙都认不出来！
• 记性贼棒，能记住「芝麻绿豆大的小事」：不管你输入的关键词是档案的标题、编号、日期，还是档案里提到的人名、地名、事件，甚至是档案里提到的半句话、一个词，它都能一秒钟给你找出来！连当年档案里提到的「张桂兰阿姨那天穿了一双红色的运动鞋」这种芝麻绿豆大的小事，它都能记住！
• 手脚贼快，能「批量干活」：以前我们三个苦工头加小姑娘整理档案，一天最多整理一百页，累得要死要活；现在档案数字化检索数字化这个「超级管家婆」，一天能整理一万页，而且不用休息不用喝水不用吃饭，还不会出错！
• 安全系数贼高，能「防盗防鼠防火灾」：以前我们的档案放在铁皮柜里，怕被偷怕被鼠啃怕发生火灾（当年旁边的小吃店发生过一次小火灾，把我们档案室的门熏黑了一半，现在想起来还后怕）；现在档案数字化检索数字化这个「超级管家婆」，把档案全部存在了街道办的云端服务器里，有多重加密保护，连黑客都攻不进去！而且还可以随时备份，就算街道办的电脑坏了，档案也不会丢！

别以为档案数字化检索数字化只有大单位大公司才能用，小单位小公司甚至个人都能用

可能有人会说：「小周啊小周，档案数字化检索数字化听起来很牛，但应该只有大单位大公司才能用吧？我们小单位小公司甚至个人哪有那么多钱啊？」

以前我也是这么想的，但经过这一年多的了解，我发现我错了！错得离谱！现在档案数字化检索数字化已经普及了，价格也便宜了很多——小单位小公司如果档案不多的话，可以直接买个电脑端的小程序，一年也就几千块钱，连我们文化站这种经费紧张的小单位都能负担得起！个人如果有很多旧照片、旧日记、旧书信的话，也可以自己动手搞个简单的档案数字化检索数字化——买个几百块钱的扫描仪，把旧照片旧日记旧书信全部扫到电脑里，然后用个免费的OCR文字识别软件（比如腾讯文档、百度网盘里的OCR功能）把文字识别出来，再整理到文件夹里，标注好关键词，以后找啥东西也很方便！

过来人给你们提几个档案数字化检索数字化的「避坑指南」

今天作为过来人，我还给你们提几个档案数字化检索数字化的「避坑指南」——踩过坑才懂的道理，绝对干货满满！

• 别贪便宜买那种杂牌的小程序：杂牌的小程序虽然价格便宜，但识别准确率低，安全系数也低，说不定哪天就跑路了，你的档案也就没了！一定要买那种正规厂家生产的、有资质的、口碑好的小程序！
• 扫描档案的时候一定要注意清晰度：清晰度越高，识别准确率就越高！扫描的时候一定要把档案放平整，不要皱巴巴的，光线也要好，不要太暗也不要太亮！
• 整理档案的时候一定要标注好关键词：关键词标注得越详细，以后找啥东西就越方便！关键词可以标注档案的标题、编号、日期、人名、地名、事件，甚至是档案里提到的半句话、一个词！
• 一定要定期备份档案：不管是存在云端服务器里的，还是存在自己电脑里的，一定要定期备份！最好是备份三份：一份存在云端服务器里，一份存在自己的U盘里，一份存在自己的移动硬盘里！这样就算其中一份坏了，还有另外两份！

结尾：档案数字化检索数字化，真的是解放双手拯救眼睛的神器！

好了，今天就跟你们唠到这里！作为过来人，我可以拍着胸脯跟你们说：档案数字化检索数字化，真的是解放双手拯救眼睛的神器！真的是物超所值！不管你是大单位大公司的档案管理员，还是小单位小公司的老板，甚至是普通的个人，只要你有很多旧档案旧照片旧日记旧书信，都可以试试档案数字化检索数字化！相信我，试过之后你一定会回来感谢我的！

最后再给你们灌碗土味正能量：「生活不止眼前的苟且，还有远方的诗和田野；档案不止眼前的铁皮柜，还有档案数字化检索数字化！」加油吧，打工人！加油吧，档案人！让我们一起拥抱数字化时代！一起享受档案数字化检索数字化带来的便利！