企业声像资料乱成麻？试试专业声像档案管理系统

我前前后后在公司管了快8年档案，说句掏心窝子的经验，文字档案好管，按分类编好号塞柜子就行，最头疼的就是一堆堆声像资料——什么年会合影、项目宣传片、产品发布会视频、领导讲话录音，那叫一个乱。没接触声像档案管理系统之前，我们这不叫档案管理，叫“野外散养”，各部门拍完自己存在部门硬盘，U盘传来传去，活动负责人一离职，资料直接跟着人“离职”，公司要用的时候全公司找U盘，你说闹心不闹心？

我踩过的那些坑，说出来全是鼻涕眼泪

说个最难忘的，五年前集团大领导临时来检查，要找2012年我们公司拿行业顶级奖项的颁奖视频，我当时头都大了三圈。那时候没声像档案管理系统，所有资料全塞在各个角落，就像你把全家的身份证、银行卡、孩子奖状全塞米缸里，要用的时候掏半小时，掏出来还沾了一身米发霉了。

我翻了档案柜里二十多个旧U盘，问了三个已经退休的老员工，最后还花了八百块找数据恢复，才从一个已经氧化读不出来的旧硬盘里抠出视频，结果还缺了颁奖领奖那最重要的两分钟，我那一周天天提心吊胆怕背锅，就差给领导买奶茶赔罪了。那时候我就下定决心，一定要找个能管声像档案的工具，后来用上专业的声像档案管理系统，我才知道，原来管声像档案也能这么省心。

为啥说声像档案管理系统是档案人的救命恩人

第一，给所有声像档案安了固定家，再也不用流浪

没声像档案管理系统的时候，你的资料就是街头流浪的小猫小狗，今天蹲A硬盘，明天住BU盘，指不定哪天就丢了。声像档案管理系统不一样，它就是给你的声像档案建了个规整的住宅小区，每一份资料都有自己的门牌号。

说点实在的专业内容，它能自动识别声像资料的元数据，照片能自动读出拍摄时间、地点，甚至能识别出人脸给你打标签，视频能自动抽帧提取内容关键词，你要找2019年市场部在广州办展会的合影，输两个关键词三秒钟就出来，这不比你翻十个硬盘找一下午香？说白了，就是给每一份声像档案上了正规户口，再也不会变成找不到的黑户，还得是声像档案管理系统懂咱们档案人的苦。

第二，给声像档案找了专业护工，不丢不坏活得久

原来咱们存资料，最怕啥？怕硬盘放久了坏，怕U盘丢了，怕云盘存几年会员过期了给你清了，相当于你把宝贝孩子扔大街上没人管，丢了都没地方哭。声像档案管理系统就不一样，专业的系统都是多节点备份+冷热存储结合，重要的资料同时存三个不同的存储节点，就算一个坏了还有两个备用。

更贴心的是，它还能自动转格式，那些十几年前的老AVI、MOV格式，现在很多播放器都打不开了，它自动转成通用的格式给你存好，不会让你拿到资料也看不了。这不就相当于给你的宝贝档案住了高端养老院，天天有专人伺候，活的比你还长寿，还是声像档案管理系统想得周到，声像档案管理系统帮你解决后顾之忧。

第三，小区门口配了保安，该进的进该出的出

很多公司的声像资料有涉密的，比如未发布的新品视频、内部会议录音，随便存在共享盘谁都能下，一不小心泄露出去，那损失可就大了。声像档案管理系统的权限管理做得特别细，普通员工只能看公开资料，部门负责人能下载本部门的，高管才能看全库，谁下载了谁转发了，全有操作日志记着，跑不了。

这不就相当于小区门口24小时保安站岗，刷卡才能进，闲杂人等根本进不来，把风险给你堵得死死的，咱干活不就是求个稳吗？这点声像档案管理系统做得真的没话说。

过来人给你提个醒，选声像档案管理系统别踩我踩过的坑

• 别选花里胡哨功能堆一堆的很多销售上来就给你说我们有几十上百个功能，其实你这辈子都用不到几个，价格还贵得要死，其实咱们要的就是存得稳、找得快，适合自己规模的声像档案管理系统就是最好的。
• 一定要选支持本地+云端双部署的我之前吃过亏，选了个只能存云端的，结果我们公司有涉密要求，不符合规定，钱交了退不了，白扔了四万多，血的教训放在这，能选部署方式的才靠谱。
• 一定要先试用再掏钱别听销售对着PPT吹得天花乱坠，自己上手用十天半个月，看看上传顺不顺，找资料快不快，好不好学，自己用着舒服才是真的好。

说了这么多，作为一个踩了无数坑的老档案人，我真的觉得，声像档案管理系统真的是档案人的福音。以前没这工具的时候，我们天天跟着资料擦屁股，找资料找得熬夜掉头发，出点错锅全咱们背，现在有了声像档案管理系统，花小钱办大事，能让咱们少熬夜少挨骂，多留点时间摸鱼喝奶茶，这不比啥都强？要是你现在还在天天翻硬盘找资料，天天为声像档案头疼，真的可以试试专业的声像档案管理系统，试过你就知道有多香了。