咱就说有没有跟我去年一样的倒霉蛋，领导把电子档案数字化的活拍你桌上，你第一反应就是“这啥啊，纯纯没事找事浪费钱”？我当时也是这个反应，直到我为了找一份2015年的工程合同，扎进堆得比我人还高的库房里翻了3小时，满手是灰就算了，还摸到个蜕了的蟑螂壳，当天我就把电子档案数字化的推进表拍回了领导办公桌上。
说个魔性点的比喻啊，你家那些放了十几年的纸质档案，就是住在年久失修的老破小平房里的住户，怕潮怕火怕虫蛀，找个住户得挨家挨户敲门喊，找不着就是人丢了。电子档案数字化是啥？就是给这些老住户集体搬去带24小时安保、智能门禁、消防喷淋的精装修电梯房，找啥人输个门牌号3秒就到家门口，你说香不香？
别觉得这是形式主义，咱说点实在的专业要求：现在不管是企事业单位还是民营公司，只要涉及到合同、人事、财务类的档案，都要求符合《电子文件归档与电子档案管理规范》，纸质档案最多留个备用件，核心资料都得做电子归档。而且正规电子档案数字化出来的文件，法律效力和纸质原件是一模一样的，真要闹个纠纷啥的，直接调电子档就行，再也不用扛着几十斤的纸盒子跑法院。
咱说句土味实在话：打工人上班是来挣钱的，不是来当库房管理员跟蟑螂抢地盘的，电子档案数字化搞到位了，你能少遭多少罪啊，听人劝吃饱饭。
我去年第一次搞电子档案数字化，前前后后踩的坑能绕我们单位库房三圈，今天全给你们唠出来，能避一个是一个：
我刚开始图省钱，找了楼下开打印店的王叔帮我扫，1毛钱1张，我当时还觉得捡了大便宜，结果扫出来的文件糊得我以为我近视涨了200度，公章都看不清，更别说OCR检索了，搜个合同编号搜半天搜不出来，等于我花了钱买了一堆没用的图片。
后来问了业内的朋友才知道，电子档案数字化的扫描件最低要求是300DPI分辨率，必须做OCR文字识别、自动纠偏、去黑边、加盖防篡改水印，这几个步骤一个都不能少，小作坊连专业的扫描设备都没有，拿个家用扫描仪就敢接活，最后返工的还是你自己。咱说句实在的，贪小便宜吃大亏，到时候上级检查通不过，你加班熬夜返工的苦，省的那俩钱还不够你买生发液的。
第二次我找了个靠谱的服务商，扫出来的文件都没问题，我当时偷懒，就把所有文件存在了单位的本地服务器上，结果没俩礼拜单位服务器中了勒索病毒，所有文件全被加密了，我扫了半个月的10万份档案说没就没，我当时站在领导办公室门口，腿都软了差点跪下。
后来还是服务商帮我找回来的，我才知道电子档案数字化的成果必须做“本地存储+云端备份+异地归档”三重备份，每个季度还要做一次数据恢复测试，就怕哪天服务器崩了、机房着火了、甚至楼塌了，你的档案还能找回来。这不就像你买了新手机要贴钢化膜带手机壳一样，钱都花了，总得给你的数据穿个防弹衣吧？
我之前把电子档案都存在公共共享盘里，谁都能看能改，结果上个月人事部门的小姐妹不小心改了一份老员工的入职时间，差点闹成劳动纠纷，最后调了操作日志才把事情说清楚。
这里给大家提个醒，电子档案管理系统必须做四级权限分级：普通员工只有浏览权限、部门主管有编辑权限、行政人事有下载权限、只有专门的档案管理员才有删除和调整权限，所有操作都要留痕可追溯，别嫌麻烦，真出了事这就是你的免罪金牌。
现在我把我们单位的电子档案数字化全搞顺了之后，我下班时间至少提前了一个半小时，之前找个文件要翻半小时库房，现在输入关键词3秒就出来，上级来检查我直接一键导出台账，再也不用扛着几十斤的纸盒子摆半天，摸鱼的时间都多了不少。
真的我现在逢人就说电子档案数字化香，很多人觉得电子档案数字化是个劳民伤财的活，那是你没搞对方法，我给你们几个掏心窝子的建议：
如果你们单位档案量少于1万份，真没必要自己买扫描设备招专人，找个靠谱的第三方服务商就行，签合同的时候一定要注明所有成果必须符合GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》，还要把OCR识别、水印添加、分类标引、系统对接这些要求全写进去，别到时候服务商给你偷工减料。
如果你们单位档案量特别大，常年有新的档案要归档，那就直接上个电子档案管理系统，现在的系统都自带扫描、识别、归档、检索功能，新人进来半小时就能上手，根本不用你费脑子教。
咱说句掏心窝子的土味正能量：咱出来打工，不求升官发财，但求准点下班能陪对象逛个街、回家吃个热饭，电子档案数字化真不是领导给你加的工作量，是帮你从一堆破纸盒子里解放出来的神器啊。
我这俩月还整理了一份电子档案数字化的服务商筛选清单和验收标准，有需要的评论区说一声就行，我踩过的坑你们就别踩了，毕竟打工人何苦为难打工人对吧？
档案数字化，政府档案保密要求高怎么办？别慌，这有“通关秘籍”
微信咨询
电话联系
QQ客服
微信咨询一对一服务